โซลูชัน Office ไร้กระดาษช่วยให้บริการรถพยาบาล

based EMS ไปทำงานพวกเขาช่วยชีวิต พวกเขายังผลิตภูเขาของเอกสารซึ่งทั้งหมดต้องได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและจัดเก็บอย่างปลอดภัยเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปี การจัดเก็บเอกสารเหล่านี้เป็นงานที่ยิ่งใหญ่ทำให้ บริษัท ต้องใช้พื้นที่คลังสินค้าขนาดใหญ่เพื่อจัดเก็บข้อมูลทั้งหมด และชั่วโมงการทำงานที่เสียไปในการจัดเก็บและจัดการทั้งหมดและการเรียกค้นเอกสารตามต้องการก็ล้นหลามเจ้าหน้าที่สำนักงาน 12 คน

เพื่อให้ได้เอกสารทั้งหมดนี้อยู่ภายใต้การควบคุม EMS แห่งชาติที่เรียกว่า Computer Troubleshooters NRD เราได้ประเมินโครงสร้างพื้นฐานปัจจุบันของ บริษัท แล้วนำเสนอโซลูชันที่ช่วยลดขั้นตอนในการจัดการเอกสารทั้งหมดนี้ในขณะที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดของกฎหมายความเป็นส่วนตัวและความเป็นส่วนตัวของการประกันสุขภาพและข้อบังคับของรัฐบาลอื่น ๆ

เอกสารเกิน

จนกว่าพวกเขาจะเรียก เรา EMS แห่งชาติได้รับการทำงานออกจากกล่องไฟล์และตู้แฟ้มขนาดใหญ่ ห้องเก็บไฟล์ที่มีตู้เก็บเอกสารแบบแนวตั้ง 6 ตู้ถูกใช้เพื่อจัดเก็บไฟล์และทุกๆสองเดือนตู้เหล่านี้จะเต็มไปด้วย ณ จุดนั้นไฟล์จะถูกย้ายไปเก็บคลังสินค้าระยะยาวซึ่งพวกเขาจะนั่งเป็นเวลาเจ็ดปี ในขณะเดียวกัน บริษัท ได้ว่าจ้างพนักงานจัดส่งเอกสารเพื่อจัดเก็บเอกสารและจัดส่งเอกสารระหว่างสำนักงานและคลังสินค้า

นอกจากนี้เนื่องจาก บริษัท ทำงานร่วมกับ Medicare และ Medicaid พวกเขา ต้องทำหลายสำเนาของเอกสารเพื่อใช้ในหลายไฟล์ พนักงานต้องดึงไฟล์ที่มีอยู่ออกจากพื้นที่จัดเก็บข้อมูลประมาณสองสามครั้งต่อวันซึ่งใช้เวลาประมาณ 15 นาทีในการลุกขึ้นไปที่ห้องไฟล์หาไฟล์ดึงข้อมูลและกลับไปที่โต๊ะทำงาน เราคำนวณว่าพวกเขากำลังสูญเสียพนักงานที่ทำงานเต็มเวลาสองคนที่ดึงไฟล์ทุกวัน

เราได้วางแผนที่จะหยุดยั้งการสับกระดาษทั้งหมดนี้และลดขั้นตอนการทำงานของ บริษัท ลดค่าแรงและปรับปรุงประสิทธิภาพ

การจัดการเอกสารอย่างชาญฉลาด

สิ่งแรกที่เราต้องทำคือลดการพึ่งพาของ บริษัท ในตู้เอกสารและกระดาษ ในการทำเอกสารทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลเราได้ติดตั้งเครื่องสแกนเนอร์แบบแผ่นสองด้านของ Kodak บุคลากรการเรียกเก็บเงินทุกคนมีเครื่องสแกนเนอร์ของตนเองอยู่ที่โต๊ะทำงานและเครื่องสแกนเนอร์ Kodak i1220 ขนาดใหญ่สองเครื่องตั้งอยู่ในส่วนกลางเพื่อการใช้งานทั่วไป พนักงานระยะไกลจะมีเครื่องสแกนขนาดเล็กและจะสแกนโดยตรงไปยังเซิร์ฟเวอร์จากระยะไกล

ที่หลักของโซลูชันของเราเราได้นำ Cabinet NG ไปใช้เป็นระบบจัดการเอกสารเพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถทำกระดาษทั้งหมดเข้าด้วยกันได้ในขณะเดียวกัน ระบบการตรวจสอบที่มีความปลอดภัยซึ่งจะช่วยให้สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA และระเบียบอื่น ๆ ได้ง่ายขึ้น เราติดตั้งเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดการโหลดนี้เนื่องจากความต้องการใช้งานเซิร์ฟเวอร์นี้จะสูงเกินไปสำหรับเซิร์ฟเวอร์ที่มีอยู่ของ บริษัท เซิร์ฟเวอร์ใหม่นี้จะทำหน้าที่ของเซิร์ฟเวอร์เทอร์มินัลเพื่อให้ผู้ใช้ระยะไกลสามารถเข้าถึงระบบได้โดยไม่ต้องประสบกับความล่าช้าใด ๆ

คณะรัฐมนตรียังมีความสามารถในการดึงข้อมูลจากระบบที่มีอยู่ของพวกเขาดังนั้นเราขอแนะนำตัวเลือก Synchronizer และ Retriever ให้รวม มันเป็นโปรแกรมที่มีอยู่และโครงสร้างพื้นฐานของพวกเขา ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะสามารถดึงไฟล์ที่ต้องการได้สำหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่งที่พวกเขาดึงซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินโดยไม่ต้องค้นหาลูกค้ารายนั้นใน CNG Synchronizer ช่วยให้สามารถนำเข้าครั้งเดียวหรือการซิงโครไนซ์ฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างต่อเนื่องเช่นซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน Retriever ช่วยให้พวกเขาเชื่อมโยง Cabinet NG กับโปรแกรมที่มีอยู่หรือโปรแกรมประยุกต์บนเว็บเพื่อที่ว่าเมื่อดึงลูกค้าในโปรแกรม retriever ที่ดึงเอกสารใน CNG นี่เป็นข้อได้เปรียบอย่างมากเพราะช่วยให้พวกเขารวมการจัดการเอกสารเข้ากับโปรแกรมที่มีอยู่ได้โดยไม่ต้องอัพเกรดหรือเปลี่ยนใหม่

นอกจากนี้เรายังแนะนำให้พวกเขาใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ของ CNG เพื่อทำให้งานทั่วไปบางอย่างทำงานได้โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามพวกเขาย้ายกระดาษรอบ ๆ สำนักงานตอนนี้สามารถทำได้ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เวิร์กโฟลว์ใหม่ช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานสำคัญได้อย่างรวดเร็วเช่นการกำหนดเส้นทางแผ่นงานทั้งหมดไปยังผู้จัดการคนเดียวเพื่อขออนุมัติและย้ายโฟลเดอร์ทั้งหมดไปยังบุคคลที่เฉพาะเจาะจงเพื่อการตรวจสอบ แผนเวิร์กโฟลว์ในอนาคตรวมถึงการสร้างเอกสารอัตโนมัติบางส่วนและกำหนดเส้นทางโดยอัตโนมัติให้แก่บุคคลที่ต้องการอนุมัติหรือแก้ไขต่อไป เราจะสามารถสร้างการแจ้งเตือนและเงื่อนไขสำหรับเอกสารใด ๆ ที่ต้องการได้

เพื่อให้ต้นทุนใบอนุญาตอยู่ภายใต้การควบคุมเราขอแนะนำให้ใช้ใบอนุญาต NG-20 ที่มีชื่อผู้ใช้และผู้ใช้พร้อมกัน ด้วยวิธีนี้ใบอนุญาตพร้อมกันสามารถกำหนดให้กับผู้ใช้หลายรายได้เช่นการทำงานที่แตกต่างกัน

The Payoff

ผลประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดของโซลูชันของเราคือ National EMS สามารถดำเนินการได้ด้วยกระดาษทั้งหมดและ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษา การปฏิบัติตามกฎระเบียบ HIPAA และอื่น ๆ จะง่ายต่อการดูแลรักษาและติดตามได้ง่ายขึ้น โดยการลดปริมาณกระดาษที่ผลิตรวมทั้งการกำจัดเครื่องคัดลอกที่มีปริมาณมากที่พวกเขาใช้ทำสำเนาหลายชุดสำหรับแต่ละไฟล์ บริษัท จะประหยัดเงินประมาณ 6,000 เหรียญต่อปี

ชาติ EMS จะได้รับชั่วโมงทำงานประมาณ 80 ชั่วโมงโดยอัตโนมัติ ต่อสัปดาห์เนื่องจากพนักงานจะไม่ต้องยื่นและเรียกเอกสารด้วยตนเองอีกต่อไป ในขณะเดียวกันคุณลักษณะการติดตามอิเล็กทรอนิกส์ใน CNG จะช่วยเพิ่มความรับผิดชอบของพนักงาน ขณะนี้เอกสารกระดาษที่พวกเขามีอยู่สามารถสแกนและหั่นได้ ในอีกหลายปีข้างหน้า บริษัท จะสามารถค่อยๆปรับพื้นที่คลังสินค้าใหม่ ๆ ได้ตามที่คลังข้อมูลเดิมมีระยะเวลาเก็บรักษานานเจ็ดปี

ตอบสนอง Pros

ดั๊กสมิ ธ เป็นเจ้าของและเจ้าของ Computer Troubleshooters NRD, บริษัท ด้านไอทีของโควิงตันรัฐจอร์เจียที่มีประสบการณ์ในด้าน IT มากกว่า 50 ปี ทีมงานมีการรับรองมาตรฐานอุตสาหกรรมมากกว่า 50 แห่งรวมถึง MCSE หลายแห่ง ติดต่อได้ที่ 404-477-1302 หรือผ่านเว็บไซต์ของ บริษัท

สำหรับโซลูชันด้านเทคโนโลยีระดับโลกในโลกแห่งความเป็นจริงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง - รวมถึงบริการคลาวด์ระบบเสมือนจริงและการตรวจสอบเครือข่ายที่สมบูรณ์แบบ - ตรวจสอบการตรวจสอบ Tech World ของ PC World

หากคุณเป็นผู้ให้บริการโซลูชันด้านไอทีที่ให้บริการธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางและต้องการเรียนรู้ว่าคุณมีส่วนร่วมใน

PC World Tech Audit ได้อย่างไรส่งอีเมลไปที่ [email protected]. เรากำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่มีพรสวรรค์มากอยู่เสมอ การตรวจสอบด้านเทคนิค

ได้รับการเขียนและผลิตร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีในสาขา คำแนะนำและข้อคิดเห็นทั้งหมดแสดงถึงการตัดสินโดยอิสระของผู้เขียนและไม่จำเป็นต้องสะท้อนถึง PC World หรือเจ้าหน้าที่บรรณาธิการของ