ทำไมต้องเริ่มส่งข้อมูลทิ้ง

อาจเป็นฝันร้ายในการจัดเก็บ: เมื่อพิจารณาถึงข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้นและบทบาทสำคัญที่บันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ในขณะนี้อยู่ในคดีฟ้องร้องบางรัฐวิสาหกิจกำลังบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่เพียงเพื่อความปลอดภัย IDC กล่าวว่ายอดจัดเก็บข้อมูลในปีที่แล้วเพิ่มขึ้น 40.5% จากปี 2550

แน่นอนว่าสื่อเก็บข้อมูลมีราคาไม่แพง ค่าใช้จ่ายของกิกะไบต์ดิสก์สโตร์ลดลงมากกว่า 27 เปอร์เซ็นต์ในช่วงปี 2550-2557 โดย IDC กล่าว แต่ด้วยความต้องการในการจัดเก็บข้อมูลของวิสาหกิจโดยเฉลี่ยที่เติบโตอย่างรวดเร็วทำให้ทุกอย่างถาวรสามารถสร้างความท้าทายในการบริหารระยะยาวและนำไปสู่อาการปวดหัวเมื่อมีบางอย่างที่ต้องพบ นักวิเคราะห์ทนายความและผู้ขายกล่าวว่าองค์กรต่างๆจะดีกว่าในการกำจัดข้อมูลบางส่วน แต่ทำอย่างรอบคอบ สำหรับแผนกไอทีหมายถึงการวางแผนดำเนินการอย่างรอบคอบและไม่ใช้งานเพียงอย่างเดียว

"บริษัท อื่น ๆ มีความอ่อนไหวต่อความจริงที่ว่าเราไม่สามารถรักษาพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้ในเวลาที่กำหนด" นักวิเคราะห์ของ IDC จาก Rick Villars กล่าว การที่คลังข้อมูลที่เติบโตอย่างรวดเร็วสร้างขึ้นทุกปีจะไม่ยั่งยืนเขากล่าว บริษัท ที่ช่วยประหยัดทุกสิ่งทุกอย่างมักเป็นคนที่ไม่แน่ใจว่าจะต้องมีการบันทึกหรือลบอะไรออกไปเขาเสริม - เครื่องหมายว่าพวกเขาตั้งปัญหาให้ตัวเองขึ้น

[อ่านเพิ่มเติม: กล่อง NAS ที่ดีที่สุดสำหรับสตรีมมิ่งสื่อและ backup]

ด้านบนของราคาของดิสก์เทปเครือข่ายและการจัดการซ้อนขึ้นข้อมูลมากเกินไปสามารถกลับมาหลอกหลอน บริษัท ในกรณีของการฟ้องร้อง Andrew Cohen, รองประธานฝ่าย e-discovery และการปฏิบัติตามกฎระเบียบของอีเอ็มซีกล่าวว่าอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 1 ล้านเหรียญสหรัฐฯ

ผู้ที่มี การศึกษาภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกนี้แนะนำขั้นตอนต่างๆเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท ไม่สามารถประหยัดมากเกินไปและไม่เป็นอันตรายต่อตัวเองโดยการลบข้อมูลอย่างไม่ถูกต้อง มีเทคโนโลยีออกมาเพื่อช่วย แต่ก็ต้องใช้ข้อมูลของมนุษย์พวกเขาทราบด้วย

ปัญหาด้านการจัดเก็บข้อมูล ทุกองค์กรจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลเพื่อจุดประสงค์ของตนเองเช่นหน่วยความจำสถาบันการทำธุรกรรมการค้นหาและการวิเคราะห์, และอื่น ๆ นอกจากนี้กฎระเบียบเช่นกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act และความสามารถในการพกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ (HIPAA) กำหนดให้องค์กรต่างๆต้องจัดเก็บเนื้อหาบางประเภทไว้เป็นระยะเวลาที่กำหนด ข้อบังคับดังกล่าวมีอยู่ในผลงานนักวิเคราะห์ของ Brian Babineau นักวิเคราะห์ของ Enterprise Strategy Group กล่าว "ถ้าคุณอยู่ในธุรกิจคุณจะต้องได้รับการควบคุมอย่างใด" เขากล่าว "

แต่การจัดเก็บข้อมูลทำให้คุณมีความเสี่ยง: คำขอค้นพบในคดีอาญาทำให้ บริษัท และข้อมูลจัดการปิดการตรวจสอบข้อเท็จจริง. ยิ่งคุณจัดเก็บมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นเท่านั้นที่จะเพิ่มโอกาสในการค้นพบที่เป็นอันตราย แต่ถ้านโยบายการเก็บรักษาข้อมูลและการลบข้อมูลของคุณไม่เข้มงวดและสม่ำเสมอคุณจะสูญเสียข้อสงสัยในศาลว่าเหตุใดข้อมูลบางอย่างจึงไม่สามารถใช้ได้

ในบางกรณีกฎระเบียบบอกให้คุณทราบว่าคุณต้องทำอะไรบ้าง แต่บ่อยๆ พวกเขาบอกคุณเพียงขั้นต่ำที่คุณต้องทำหรือในกรณีของ Federal Rules for Civil Procedure ให้แนวทางวิธีการตัดสินใจเก็บ แต่ไม่กำหนดพวกเขา

บาง บริษัท ที่มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อมูลเป็นเวลาหลายปี มีหน่วยงานที่เชี่ยวชาญในการจัดการระเบียนซึ่งเริ่มต้นด้วยการยื่นชิ้นส่วนของกระดาษ เนื่องจากกฎหมายมีแนวโน้มที่จะซับซ้อนและแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักมีคู่มือการใช้งานที่หลากหลายสำหรับข้อมูลประเภทต่างๆซึ่งไม่สามารถแปลเป็นชุดของขั้นตอนโดยฝ่ายไอทีได้อย่างง่ายดาย

เริ่มต้นด้วย การจัดเก็บข้อมูลไม่ใช่เทคโนโลยีหรือขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลขั้นตอนแรกคือการกำหนดว่าจะต้องเก็บข้อมูลใด ๆ ไว้แล้วสิ่งที่หมายถึงการเก็บรักษานั้น IT สามารถมีบทบาทสำคัญที่นี่โดยใช้ซอฟต์แวร์วิเคราะห์ข้อมูล Babineau กล่าว บริษัท ต่างๆเช่น Exterro, Vivisimo, Autonomy และ Digital Reef ขายซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการระบุข้อมูลที่ บริษัท มีและวิธีที่พนักงานของ บริษัท ใช้ข้อมูลนั้นเป็นหลัก ข้อมูลดังกล่าวสามารถช่วยในการตัดสินใจว่าควรจะรวบรวมและเก็บรักษาข้อมูลใดเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายและองค์กร ฝ่ายไอทีสามารถและควรปรับนโยบายการเก็บข้อมูลเพื่อลดปริมาณการจัดเก็บข้อมูลได้มากนักนักวิเคราะห์ของ Forrester Research Andrew Reichman กล่าว ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแบ่งหมวดหมู่ผู้ใช้เป็นหมวดหมู่เช่นผู้บริหารพนักงานสำรองข้อมูลและผู้ที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินทางปัญญาของ บริษัท และปฏิบัติต่ออีเมลของตนได้แตกต่างกัน แต่นี่ต้องทำด้วยนโยบายที่ละเอียดและสม่ำเสมอเพื่อให้สามารถป้องกันได้ตามกฎหมายเขาพูด

"ยิ่งคุณสามารถแยกแยะข้อมูลขนาดเล็กที่มีความละเอียดอ่อนจากส่วนที่เหลือของข้อมูลที่ไม่อ่อนไหวได้ค่าใช้จ่าย จะลดลง "Reichman พูด"

แต่ในตอนท้ายเทคโนโลยีไม่สามารถเขียนนโยบายให้คุณได้ "ต้องมีการประชุมระหว่าง IT กับเจ้าหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ" Babineau กล่าวว่า

ขั้นตอนนี้อาจเป็นเรื่องยากเพราะทั้งสองกลุ่มพูดภาษาต่างๆเป็นหลัก ผู้ดูแลระบบไอทีมีแนวโน้มที่จะดูข้อมูลเล็กน้อยจากสิ่งที่แอ็พพลิเคชันหรือแผนกที่เกี่ยวข้องกับในขณะที่ผู้จัดการเร็กคอร์ดอาจคิดถึงเรื่องนี้ในแง่ของทรัพย์สินทางปัญญาหรือแนวคิดอื่น ๆ การทำงานร่วมกันเป็นความท้าทายขององค์กรที่บางส่วนได้รับการแก้ไขโดยรวมกลุ่มในขณะที่ บริษัท อื่น ๆ มีผู้เชี่ยวชาญด้านระเบียนเพียงแนะนำทีมไอทีของ IDC Villars กล่าวว่า

การสำรองข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลไม่ควรสับสน

ทีมงานได้รวมตัวกันเพื่อสร้างนโยบายแล้วจึงควรแยกการสำรองออกจากการจัดเก็บข้อมูล Babineau ของ ESG กล่าว วัตถุประสงค์ของการสำรองข้อมูลคือการทำสำเนาของทุกอย่างเพื่อให้ธุรกิจสามารถกลับมาที่เท้าหลังจากการสูญเสียข้อมูลที่ไม่คาดคิด "อย่างใดที่เราได้ปรับเปลี่ยนเป็น" เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบันทึกข้อมูล "เขากล่าว" ระบบสำรองข้อมูลไม่มีการควบคุมแบบละเอียดที่จำเป็นในการบันทึกข้อมูลบางประเภทในระยะเวลาอันสั้นและอื่น ๆ อีกต่อไป, เขาพูดว่า. ตัวอย่างเช่นถ้าบันทึกทางธุรกิจบางอย่างต้องได้รับการบันทึกเป็นเวลาเจ็ดปีสถานที่ที่ไม่ถูกต้องเพื่อบันทึกข้อมูลนั้นอยู่ในเทปสำรองข้อมูลด้วยไฟล์อื่น ๆ อีก 55,000 ไฟล์

"ถ้าคุณต้องการบันทึกบันทึกทางธุรกิจเป็นเวลาเจ็ดปี เพื่อประหยัดไฟล์ 55,000 ไฟล์เป็นระยะเวลา 7 ปีเช่นกัน "Babineau กล่าว และการใช้กระบวนการสำรองข้อมูลที่แยกต่างหากสำหรับประเภทข้อมูลที่มีข้อกำหนดในการเก็บรักษาที่แตกต่างกันมีราคาแพงและซับซ้อนเขาเพิ่มขึ้น

การเก็บถาวรควรใช้เพื่อเก็บรักษาข้อมูลไว้เฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น แยกออกจากการสำรองข้อมูลและทำด้วยเครื่องมือพิเศษกระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้นและช่วยป้องกันข้อมูลมากเกินไปหรือน้อยเกินไป Babineau กล่าว IBM, Symantec และอื่น ๆ มีแอพพลิเคชันแยกต่างหากที่วิเคราะห์ข้อมูลสำหรับการสำรองข้อมูลและการจัดเก็บตามนโยบายและ CommVault มีเครื่องมือเดียวที่สามารถแยกผู้สมัครสำหรับการสำรองข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูล

การแก้ปัญหา e-discovery เป็นเรื่องยาก

โอกาสของ e-discovery สามารถนำเสนอปัญหาที่ยากขึ้นในการแก้ไข E ค้นพบเกี่ยวข้องกับฝ่ายหนึ่งในคดีที่กำลังมองหาระเบียนอิเล็กทรอนิกส์จากที่อื่น ๆ เกี่ยวกับจำนวนของสิ่งที่เชื่อว่ามีความเกี่ยวข้องกับกรณีใด ๆ โดยส่วนใหญ่คำขอ e-discovery คือ e-mail ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่อาจเชื่อมต่อกับคดี แต่คำขออาจรวมถึงเอกสารการประมวลผลคำรหัสแหล่งที่มาหรือข้อมูลประเภทอื่น ๆ เวนดี้เคอร์ติสที่ปรึกษาพิเศษกล่าว สำหรับการค้นพบทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ Orrick Harrington & Sutcliffe เร็วที่สุดเท่าที่ บริษัท สามารถคาดการณ์ได้อย่างสมเหตุสมผลจะถูกฟ้องร้อง แต่ก็มีหน้าที่ต้องเก็บบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือโครงการที่เกี่ยวข้องกับข้อกล่าวหาเรื่องการฟ้องร้อง นั่นหมายความว่าการล้างข้อมูลทั้งหมดจะต้องหยุดลงแม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติและเป็นไปโดยอัตโนมัติ Curtis กล่าวว่าทำไม? เนื่องจากถ้าโจทก์ค้นข้อมูลบางอย่างผ่าน e-discovery และเรียนรู้ว่าข้อมูลดังกล่าวได้รับการกำจัดหลังจากวันที่ที่ไม่ควรเป็นเช่นนั้นอาจเป็นเหตุให้เกิดภาวะแทรกซ้อนที่เพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินคดีได้โดยไม่จำเป็นหรืออาจเป็นอันตรายต่อกรณีของ บริษัท Curtis กล่าว

ความกลัวของสถานการณ์เช่นนี้คือสิ่งที่ทำให้องค์กรบางแห่งสามารถบันทึกข้อมูลทั้งหมดของตนได้ แต่นั่นไม่ใช่ความคิดที่ดี Curtis พูดและคนอื่น ๆ ถ้าทุกอย่างถูกบันทึกไว้การหาชิ้นส่วนที่เกี่ยวข้องจะกลายเป็นเรื่องยากและมีราคาแพงกว่า

โดยทั่วไปศาลจะไม่ขมวดคิ้วในการลบบันทึกถ้าทำตามนโยบายและกำหนดการที่ดีและหาก บริษัท ไม่มีเหตุผลที่จะคิดว่าจะถูกฟ้องร้องคดีที่เกี่ยวข้องกับบันทึกดังกล่าว "กฎหมายและศาลยอมรับท่าเรือปลอดภัยสำหรับการทำลายระเบียนตามนโยบายที่มีการกำหนดไว้อย่างดีตราบเท่าที่ บริษัท ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องหรือคาดการณ์การฟ้องร้อง" เคอร์ติสกล่าวว่า

อย่างไรก็ตามนโยบายดังกล่าวต้องมีความถูกต้องและปฏิบัติตาม เธอเสริม ถ้าฝ่ายไอทีถามว่าความถี่ในการกำจัดอีเมลเก่าของใครบางคน "การ generalizations ไม่เพียงพอ" เธอกล่าว "มันเป็นเรื่องที่แน่นอนแล้ว" ใน บริษัท ที่มีแนวโน้มที่จะถูกฟ้องร้องบ่อยๆเช่น บริษัท ที่ให้บริการทางการเงิน IT อาจจำเป็นต้องกำหนดนโยบายการเก็บรักษาโดยร่วมมือกับทนายความของ บริษัท E-discovery คือแผนการที่ดีที่สุดในการถือครอง กับข้อมูลการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการค่อยๆล้างมันสามารถทั้งหมดจะประ EMC ของโคเฮนกล่าวว่า ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจมีวัฏจักรการกวาดล้างสามปีเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายที่เรียกร้องให้มีการเก็บรักษา 3 ปี หากมีการฟ้องร้องและเอกสารบางอย่างต้องถูกเก็บเป็นความลับตามกฎหมายซึ่ง บริษัท ต้องแยกออกจากส่วนที่เหลือเพื่อให้สามารถดำเนินการต่อไปได้ต่อไป Cohen กล่าวว่า "ถ้าคุณไม่สามารถแบ่งแยกการถือครองตามกฎหมายได้คุณจะไม่มีวันได้ถึงสามปี"

ผู้จัดเก็บเอกสารรายใหญ่ทั้งหมดนำเสนอเครื่องมือที่สัญญาว่าจะจัดการกับการแบ่งแยกดังกล่าวเพื่อให้คุณสามารถเก็บข้อมูลที่ไม่อยู่ภายใต้ e ค้นพบ พวกเขาไม่มีความผิดพลาด แต่ส่วนใหญ่สามารถตรวจสอบงานของตัวเอง Babineau ของ ESG กล่าว ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบสามารถเรียกใช้การวิเคราะห์ได้มากกว่าหนึ่งครั้งและซอฟต์แวร์จะส่งรายงานเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างผลลัพธ์

วิธีคิดเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูล

เมื่อธุรกิจต่างๆได้คิดค้นการสำรองข้อมูลการเก็บรักษาแล้ว และกลยุทธ์และนโยบาย e-discovery พวกเขาสามารถเริ่มต้นการสืบสวนผลิตภัณฑ์ Ovum นักวิเคราะห์ทิม Stammers พูดว่า ในการประเมินผลิตภัณฑ์เหล่านี้พวกเขาควรจะหาวิธีที่รวดเร็วในการจัดเก็บข้อมูลของตัวเองที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ควรทราบว่าราคาจัดเก็บลดลงจึงไม่จำเป็นต้องซื้อมากกว่าที่ต้องการในปัจจุบันนอกจากนี้ควรดูกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการคัดลอกข้อมูลซึ่งจะช่วยลดองค์ประกอบทั่วไปของเอกสารที่มี สำเนาจำนวนมากและสามารถลดปริมาณของความจุที่พวกเขาต้องการได้อย่างมาก Stammers notes และควรพิจารณาทางเลือกในการจัดเก็บข้อมูลภายในองค์กรเช่นพื้นที่เก็บข้อมูลแบบคลาวด์ซึ่งอาจประหยัดมากขึ้น ถึงแม้ดิสก์จะมีราคาแพงกว่าเมื่อเร็ว ๆ นี้พนักงานใน บริษัท ที่จะจัดการกับพวกเขาจะไม่ Stammers ชี้ให้เห็น

บริษัท ที่ไม่ได้ขุดผ่านชนิดของคำถามเหล่านั้นหรือตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาของพวกเขาอาจทำให้ทางเลือกที่ผิดและสิ้นสุด การลงทุนในการจัดเก็บมากกว่าที่พวกเขาต้องการ Babineau พูดว่า