ใช้กฎเพื่อจัดระเบียบอีเมลโดยอัตโนมัติ

กฎอีเมลของ Outlook จะจัดเรียงข้อความขาเข้าของฉันลงในโฟลเดอร์ต่างๆโดยอัตโนมัติ ข้อความจากตัวแก้ไขบางอย่างเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งไปที่หนึ่งโฟลเดอร์ จดหมายที่มีสิ่งที่แนบมาน่าจะเป็นที่ไม่ต้องการไปที่โฟลเดอร์ขยะ ข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูงจากผู้ที่เคารพแท็กจะเข้าสู่โฟลเดอร์ที่สาม นี่เป็นเพียงไม่กี่วิธีในการจัดเรียงอีเมลเพื่อให้ธุรกิจสามารถเคลื่อนย้ายได้

ลองหาข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งเกี่ยวกับบางหัวข้อ ก่อนที่จะสร้างกฎให้เพิ่มโฟลเดอร์ใหม่หากจำเป็น เลือก ไฟล์, ใหม่, โฟลเดอร์ พิมพ์ชื่อและคลิก ตกลง หากคุณกำลังใช้เซิร์ฟเวอร์ IMAP และต้องการให้ซิงค์โฟลเดอร์กับอุปกรณ์ต่างๆก่อนอื่นให้เน้นที่บัญชีอีเมลในพื้นที่ด้านล่าง

ภายในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้เลือก เครื่องมือ กฎและการแจ้งเตือน คลิก กฎใหม่ คุณอาจต้องการเลือกหนึ่งใน Stay จัด ทางเลือก; กฎของฉันส่วนใหญ่พึ่งพาตัวเลือกแรก ย้ายข้อความจากคนไปยังโฟลเดอร์ คลิก ถัดไป

คลิกช่องทำเครื่องหมายแรก จากบุคคลหรือรายการแจกจ่าย ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายที่ระบุว่า พร้อมกับคำที่เฉพาะเจาะจงในเรื่องหรือเนื้อหา ในส่วนล่างของหน้าต่างให้คลิกคน สีน้ำเงินหรือรายการแจกจ่าย เลือกผู้ติดต่อแล้วคลิก ตกลง คลิก คำเฉพาะ เพิ่มคำหรือคำที่ใช้บ่อยเช่น "weekly report" และคลิก เพิ่ม และ OK คลิก ระบุ เลือกโฟลเดอร์และคลิก ตกลง คลิก ต่อไป สองครั้ง

หน้าต่างข้อยกเว้นจะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มการค้นหาแบบ "และไม่ใช่" แบบเก่า ๆ และยับยั้งกฎก่อนหน้าได้หากมีการเรียกใช้ตัวเลือกเหล่านี้ ฉันไม่จำเป็นต้องใช้กฎเหล่านี้สำหรับรายการง่ายๆ แต่ฉันจะใช้ระบบการจัดเรียงอื่นในภายหลัง คลิก ถัดไป ป้อนชื่อกฎแล้วคลิก เสร็จสิ้น

ฉันต้องการเพิ่มเงื่อนไขอีกสองสามข้อสำหรับกฎอื่น ๆ เช่นการเรียงลำดับไปยังโฟลเดอร์ที่มีค่าสถานะความสำคัญสูงของฉัน คนจำนวนมากใช้แท็กอีเมลที่มีลำดับความสำคัญสูงโดยสุจริต หากต้องการทำกฎที่จัดเรียงข้อความเหล่านั้นลงในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งให้ทำเครื่องหมายที่ ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ และตั้งค่าเป็น สูง เลือก ผู้ส่งในสมุดรายชื่อที่ระบุ และเลือกรายชื่อติดต่อ Outlook ของคุณเพื่อให้สแปมหรืออีเมลที่ไม่พึงประสงค์ไม่เรียกใช้กฎ ในหน้าจอข้อยกเว้นให้ใช้ตัวเลือก ยกเว้นกรณีจากรายชื่อบุคคลหรือรายการแจกจ่าย เพื่อให้รายชื่อผู้ติดต่อที่เรียกใช้งานได้ดีออกจากกฎ

ทดลองใช้วิธีการจัดกลุ่มกฎเหล่านี้เพื่อช่วยให้ถาดกล่องจดหมายลามและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ. ทุกครั้งที่มีข้อความมาถึงคุณจะได้รับเงินคืนตามเวลาในการสร้างกฎ