เคล็ดลับ 8 อันดับทีมไมโครซอฟท์ที่จะใช้อย่างมืออาชีพ

Slack เปลี่ยนเกมส่งข้อความนับตั้งแต่เปิดตัวในเดือนสิงหาคม 2556 มันได้เปลี่ยนอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในภายในหลายทีมและองค์กร ในขณะเดียวกัน Microsoft Teams ก็มาแทนที่ Slack ด้วยผู้ใช้กว่า 13 ล้านคนโดยการรวมเข้ากับบริการ Office 365

นอกจากนี้ยังได้รับประโยชน์จากระบบนิเวศที่แข็งแกร่งของ Microsoft ซึ่งสร้างขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา หากการตั้งค่าหรือองค์กรในสำนักงานของคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 การติดต่อสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นทีมจะกลายเป็นเรื่องง่าย

ลองมาดูเคล็ดลับและเทคนิคที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ Microsoft Team เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและใช้งานได้เหมือนมืออาชีพ

1. แป้นพิมพ์ลัด

แป้นพิมพ์ลัดสามารถประหยัดเวลาได้มากโดยเฉพาะเมื่อคุณใช้แอพอย่างทีม คุณอาจจะใช้มันทั้งวันเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน มีทางลัดเพียงสองปุ่มเท่านั้นที่คุณต้องจำในฐานะผู้เริ่มต้น

1. / - ปุ่มสแลชไปข้างหน้าจะแสดงคำสั่งทั้งหมดที่คุณสามารถให้ได้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัดต่าง ๆ
2. / keys - รายการแป้นพิมพ์ลัดทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้ รายการค่อนข้างยาวที่นี่เพื่อแบ่งปัน ค้นหาและจดจำสิ่งที่เป็นประโยชน์กับคุณ

ดังที่เห็นในภาพหน้าจอคุณจะพิมพ์ทางลัดทั้งสองนี้ในแถบค้นหาที่ด้านบนเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหา

2. ชื่อกลุ่ม

การแชทเป็นคุณสมบัติหลักของ Microsoft Teams แต่การค้นหาการสนทนาที่เฉพาะเจาะจงในช่องสามารถทำได้ยาก คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการให้ชื่อแชทหรือกลุ่มที่มีความหมาย ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังพูดถึงคำแนะนำใหม่เกี่ยวกับ Product A คุณสามารถตั้งชื่อหน้าต่างการแชทของ Product A Bugs ทำให้การค้นหาในอนาคตง่ายขึ้น

ในการทำเช่นนั้นเพียงคลิกที่ไอคอนดินสอที่ด้านบนของหน้าต่างแชทเพื่อแก้ไขจากนั้นตั้งชื่อ ใช้งานได้กับการแชทเป็นกลุ่มและไม่ใช่แบบส่วนตัว

ยังแนะนำแนวทาง

วิธีสร้างและจัดการกฎในเว็บเมล Outlook 365

3. ส่งต่ออีเมล

ที่ GT เราใช้อีเมลแทบไม่ได้เลยและพึ่งพา Slack เป็นส่วนใหญ่ในการสื่อสารซึ่งกันและกัน มันใช้งานได้สำหรับเรา แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะสามารถกำจัดอีเมลได้อย่างสมบูรณ์ อีเมล์อยู่ที่นี่อยู่ Microsoft รู้อย่างนั้นและนั่นคือเหตุผลที่ทำให้ผู้ใช้สามารถส่งต่ออีเมลพร้อมไฟล์แนบไปยังแชนเนลทีมจากโดเมนอีเมลที่ได้รับอนุญาต

ไม่เพียงแค่นั้นหากคุณคลิกที่การตั้งค่าขั้นสูงในหน้าจอถัดไปคุณสามารถควบคุมผู้ที่สามารถส่งอีเมลและจากโดเมนเฉพาะเพื่อลดอีเมลที่ไม่พึงประสงค์

4. สร้าง GIF

การแชร์ GIF นั้นสนุก แต่การสร้างเป็นมากกว่านั้น ฉันดีใจที่ทีมช่วยให้สมาชิกสร้าง GIF ของตัวเองช่วยให้พวกเขามีความคิดสร้างสรรค์และลดความเครียดเพื่อสร้างความสมดุลระหว่างการสนทนาที่จริงจัง

ทีมรวม Giphy ปลายทาง GIF ยอดนิยมเพื่อแบ่งปันผลงานศิลปะของคุณกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ

5. บอท

การทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและบอทมีประโยชน์ ทีมมีจำนวนบอทที่คุณสามารถใช้เพื่อประโยชน์ของคุณ Who bot มีประโยชน์สำหรับการค้นหาสมาชิกในทีมทั่วทั้งองค์กรตามบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา ตัวอย่างเช่นนักการตลาดผลิตภัณฑ์ X คือใคร?

บอททำหน้าที่เหมือนกับสมาชิกในทีมซึ่งหมายความว่าคุณสามารถแชทกับพวกเขาถามคำถามพวกเขาและพวกเขาจะตอบ

บ็อตอื่น ๆ รวมถึงบอทปฏิทินเพื่อค้นหาสล็อตเปิดในปฏิทินของคุณและการกำหนดเวลานัดหมายสมาชิกในทีมของคุณพอลลี่เพื่อสร้างโพลและรวบรวมคำติชมและ YellowAnt เพื่อเชื่อมต่อกับแอพกว่า 40 รายการเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์อัจฉริยะ นี่คือวิธีการสร้างบอทของคุณเอง

ยังแนะนำแนวทาง

วิธีกำหนดค่าอีเมลและปฏิทิน Microsoft Office 365 บน Android

6. แท็บ

ทีมมาพร้อมกับคุณสมบัติพิเศษที่เรียกว่าแท็บ คุณสามารถอุทิศแต่ละแท็บให้เป็นทรัพยากรเดียวซึ่งอาจเป็นวิดีโอเว็บไซต์หรือแอป มันขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วย ฉันคิดว่ามันเหมาะสมที่สุดสำหรับแอพที่คุณต้องการใช้ขณะทำงานกับทีม

แท็บทำให้ง่ายต่อการจัดการเวิร์กโฟลว์และป้องกันไม่ให้ส่วนที่สำคัญของกระบวนการซ้อนทับกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างแท็บสำหรับ Trello เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวก เพียงคลิกที่ไอคอน '+' เพื่อเลือกแอป โปรดทราบว่ามีแท็บสำหรับแชร์ไฟล์อยู่แล้ว

7. คั่นหน้า

คุณลักษณะขนาดเล็ก แต่มักถูกละเลยของทีมเป็นตัวเลือกบุ๊คมาร์ค ในกรณีที่คุณได้รับข้อความสำคัญ แต่ต้องการกลับมาใหม่ในภายหลังคุณสามารถทำบุ๊กมาร์กนั้นและมีแนวโน้มที่จะทำได้ในภายหลัง

คลิกที่ไอคอนเมนูถัดจากข้อความเพื่อทำมัน

8. ผู้อ่านที่ดื่มด่ำ

มีคนแบ่งปันเอกสารกับคุณหรือไม่ แทนที่จะอ่านทั้งหมดคุณสามารถใช้ตัวเลือก Immersive Reader เพื่อทำสองสิ่ง ลบสิ่งรบกวนทั้งหมดเพื่อให้มองเห็นเฉพาะข้อความ ทำให้การจดจ่อกับเอกสารหรือข้อความเป็นเรื่องง่าย

นอกจากนี้คุณยังสามารถฟังเอกสารด้วยคำที่เน้นในเวลาจริง อีกคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมคือการแปล คุณสามารถเลือกข้อความและแปลเป็นกว่า 60 ภาษาโดยใช้ Microsoft Translator

การทำงานเป็นทีมตลอดทาง

Microsoft Teams เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่น่าทึ่งและไม่ต้องกังวลถ้าคุณทำงานกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ Microsoft เช่น Office 365 หวังว่าเคล็ดลับบางอย่างที่เราแชร์ไว้ด้านบนจะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้น

ถัดไป: กล่องขาเข้าของ Outlook ของคุณอยู่เหนือการควบคุมหรือไม่? คลิกที่ลิงค์ด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีใช้กฎเพื่อจัดการ Outlook 365