13 เหตุผลอันดับแรกที่ควรใช้ Google เอกสาร (และคำว่าคลอง)

ฉันใช้ Word มานานกว่าทศวรรษแล้วและฉันก็ยังไม่ค่อยสบายใจกับโปรแกรมประมวลผลคำหลักของ Microsoft อย่างไรก็ตามเพิ่งผ่านไปไม่กี่เดือนใน Google เอกสารและฉันก็รักมัน ทีนี้ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น?

Word มีคุณสมบัติมากมายในแง่ของคุณสมบัติ แต่ทุกคนไม่ได้ใช้มัน และนั่นคือสิ่งที่เอกสารส่องแสง คุณจะได้รับแพ็คเกจของคุณสมบัติในชีวิตประจำวันที่มีความคล่องตัวเกือบสมบูรณ์แบบและเป็นวิธีที่ใช้งานได้ดี

อย่างไรก็ตามมีความเข้าใจผิดในเชิงลบเกี่ยวกับ Google เอกสารมากมายเนื่องจากลักษณะของระบบคลาวด์ แต่ที่นี่คุณจะพบว่าทำไมมันไม่เป็นเช่นนั้น และหากคุณแน่วแน่ที่จะใช้ Word คุณอาจแปลกใจ!

ยังอ่าน: Google Docs vs Dropbox Paper: อันไหนดีที่สุด?

1. ได้ฟรี

ใช่คุณอ่านถูกต้อง Google เอกสารไม่มีค่าใช้จ่าย และคุณจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ฟรีสูงสุด 15GB เช่นกัน ควรใช้เอกสารจำนวนมากเพื่อเติมเต็มพื้นที่นั้นใช่ไหม?

ด้วย Word การสมัครสมาชิกระดับต่างๆนั้นน่าเบื่อหน่ายไม่ต้องพูดถึงทุกสิ่งที่ค่อนข้างแพง คาดว่าจะใช้จ่ายเงินใกล้กับ - หรือสูงกว่านั้น - หนึ่งร้อยเหรียญสำหรับทุกสิ่งที่คุณต้องการ ไม่เป็นไรขอบคุณ Microsoft

2. ไม่มีการบันทึกด้วยตนเอง

Google เอกสารจะบันทึกสิ่งที่คุณพิมพ์หรือแก้ไขในไม่กี่วินาทีและคุณจะไม่สังเกตเห็นว่าเกิดขึ้น แม้แต่การวางโดยตรงในเนื้อหาที่มีภาพความละเอียดสูงและวัตถุขนาดใหญ่อื่น ๆ ก็ไม่มีผลกระทบร้ายแรงต่อความเร็วในการบันทึกอัตโนมัติ ตอนนี้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่ร้ายแรง

อย่างไรก็ตามไม่ใช่กับ Word ที่คุณต้องกด Save แม้จะเชื่อมต่อกับ OneDrive และถึงแม้นั้นการเปลี่ยนแปลงจะใช้เวลานานในการซิงค์ ยิ่งไปกว่านั้นโปรแกรมทั้งหมดอาจติดขัดในขณะที่ทำเช่นนั้น อะไรกันแน่ Microsoft!

3. ชื่อไฟล์ไม่ใช่ข้อกังวล

Word ยืนกรานมากเมื่อพูดถึงชื่อไฟล์ คุณไม่สามารถแทรกอักขระพิเศษใด ๆ และคุณต้องระวังเป็นพิเศษว่าคุณไม่ตรงกับชื่อไฟล์ที่มีอยู่ในไดเรกทอรีเดียวกัน สกรูที่!

ด้วยเอกสารคุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มชื่อไฟล์ก่อนจึงจะสามารถเริ่มทำงานกับเอกสารของคุณได้ และเมื่อใดก็ตามที่คุณรู้สึกว่ามันคุณสามารถตั้งชื่อให้สิ่งที่คุณต้องการ สิ่งใดที่ทำได้ง่ายสุด ๆ เพียงพิมพ์สิ่งใด ๆ ลงในฟิลด์ที่ด้านบนสุดของหน้าต่างเบราว์เซอร์และคุณก็ทำเสร็จแล้ว!

ไม่ต้องยุ่งกับเมนูและกล่องโต้ตอบที่ซุ่มซ่ามเหมือนใน Word อีกต่อไปซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากในการจัดการกับข้อ จำกัด ที่โง่ในระยะยาว

ยังอ่าน: ทุกอย่างน่าจะเป็นเครื่องมือค้นหาชื่อไฟล์ที่เร็วที่สุดสำหรับ Windows

4. เข้าถึงได้ง่ายทุกที่

การทำงานกับ Google เอกสารสามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ เพียงลงชื่อเข้าใช้ Google ไดรฟ์บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและคุณสามารถเริ่มต้นได้ทันที

ไม่ต้องพูดอะไร Word ต้องการการติดตั้งที่หนักหน่วงก่อนที่คุณจะนึกถึงการเปิดเอกสารไม่ต้องพูดถึงว่าติดอยู่กับ Windows หรือ Mac

แม้จะเป็นอุปกรณ์พกพาแล้ว Google เอกสารยังให้คุณเริ่มต้นได้เร็วขึ้นมาก อุปกรณ์ Android มีการติดตั้งเอกสารโดยค่าเริ่มต้นและแอพ iOS มีน้ำหนักเบามากในแง่ของขนาดการดาวน์โหลด

5. ศูนย์ไฟล์ที่เสียหาย

เนื่องจากเอกสาร Google Docs ของคุณจะถูกบันทึกไว้บนคลาวด์เสมอโอกาสของไฟล์ใด ๆ ที่จะเกิดความเสียหายจะค่อนข้างเล็ก ไม่ใช่กรณีของ Word ที่ไฟล์ที่คุณเก็บไว้ในเครื่องนั้นเสียหายได้ง่ายเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคหรือความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์

การบันทึกไปยัง OneDrive เป็นตัวเลือก แต่ด้วยปัญหาการซิงค์ที่น่ากลัวปรากฏขึ้นมันไม่คุ้มค่า แม้แต่การคิดถึงป๊อปอัพการพิสูจน์ตัวตนที่น่ารำคาญที่ปรากฏขึ้นโดยไม่มีเหตุผลก็ให้ฉันสั่น

6. โปรแกรมเสริมที่ยอดเยี่ยมตัน

เป็นที่ยอมรับว่า Google เอกสารไม่มีคุณสมบัติทั้งหมดที่ Microsoft Word นำมาไว้ในตาราง แต่นั่นคือสิ่งที่ Add-on เข้ามาในรูปภาพ ในความเป็นจริงมีร้านค้าทั้งหมดที่อุทิศให้กับส่วนเสริมที่คุณสามารถใช้เพื่อรับฟังก์ชั่นที่คุณขาดหายไปได้อย่างง่ายดาย

เพียงเข้าไปที่แผงส่วนเสริมและคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ - แบบอักษร, ธีม, แผนที่ความคิด, พจนานุกรม ฯลฯ แม้ว่าคุณต้องการที่จะทำสิ่งที่ผิดปกติเหมือนการลบตัวแบ่งหน้าคุณจะต้องหาส่วนเสริม เพื่อช่วยคุณออก!

อ่าน: 5 ส่วนเสริม Google Docs สุดยอดสำหรับนักเขียน

7. เข้ากันได้สูง

ด้วย Google เอกสารเอกสารของคุณไม่ได้ล็อคอยู่ในคลาวด์ ในความเป็นจริงคุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์ได้หลายรูปแบบเพื่อดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ตลอดเวลา

การสนับสนุนรูปแบบที่เป็นที่นิยมเช่น DOCX, ODT และ PDF หมายความว่าคุณสามารถเริ่มทำงานกับเอกสารใน Word, OpenOffice หรือ Adobe Acrobat ได้อย่างง่ายดายหากจำเป็นต้องใช้งานไม่ต้องพูดถึงการแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ Word ที่คุณมั่นใจว่ามา ข้าม

ในทางกลับกันคุณสามารถเปิดและแก้ไขเอกสาร Word ได้อย่างง่ายดายใน Google เอกสาร หากคุณกังวลเกี่ยวกับปัญหาความเข้ากันได้ก็ถึงเวลาที่จะลืม

อ่านยัง: 5 วิธีง่ายๆในการแก้ไขไฟล์ PDF ออนไลน์

8. พูดไม่พิมพ์

ความสามารถในการพูดเป็นข้อความของ Word นั้นไม่มีอยู่จริงยกเว้นว่าคุณต้องการดาวน์โหลด Add-in แบบกำหนดตามปกติซึ่งจะไม่สามารถเริ่มต้นได้ อย่างไรก็ตามไม่ใช่ปัญหากับ Google เอกสาร

ใช้เวลาเพียงไม่กี่คลิกและคุณสามารถเริ่มพูดได้ในขณะที่ Docs จะเขียนให้คุณ ไม่เสียเวลาในการปรับเทียบและทุกอึนั้น มันค่อนข้างดีในการยกสำเนียงต่าง ๆ และคุณสามารถสลับไปมาระหว่างภาษาต่าง ๆ ได้เช่นกัน

9. การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย

เมื่อพูดถึงการแบ่งปันและการทำงานร่วมกับผู้อื่น Google Docs จะเอาชนะ Word ได้ ไม่เพียง แต่คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณกับผู้ใช้หลายร้อยคน แต่คุณยังสามารถเผยแพร่เอกสารเหล่านี้บนเว็บเพื่อให้ทุกคนได้เห็น!

นอกจากนี้ผู้คนมากถึงร้อยคนสามารถทำงานร่วมกันและทำงานกับเอกสารได้แบบเรียลไทม์ฟังก์ชั่นที่ยอดเยี่ยมสำหรับบางสิ่งที่ไม่มีค่าใช้จ่าย และความจริงที่ว่าผู้ทำงานร่วมกันของคุณต้องการเพียงบัญชี Google ในการทำงานร่วมกับคุณพูดถึงโวลุ่มเกี่ยวกับความสุดยอดของมัน

อย่างไรก็ตามด้วย Word ทุกคนต้องการการสมัครใช้งาน Office 365 ก่อนที่พวกเขาจะสามารถฝันเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันได้ใช่แม้กระทั่งบนแอปมือถือที่เรียกว่า 'ฟรี' ของ Word

10. การวิจัยและการเชื่อมโยงโดยตรง

หากคุณต้องการทำวิจัยขณะเขียนคุณสามารถใช้พลังทั้งหมดของ Google Search ได้จากภายใน Google เอกสาร เพียงไฮไลต์และคลิกขวาที่คำหรือวลีใด ๆ แล้วคลิกสำรวจและบานหน้าต่างด้านข้างจะโหลดโดยอัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบและอ้างอิงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้อย่างราบรื่น เอาชนะเครื่องมือการวิจัยของ Word ในแง่ของความหยั่งรู้และผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องเป็นระยะทางหลายไมล์

และยิ่งกว่านั้นคุณยังสามารถใช้แท็บรูปภาพในบานหน้าต่างสำรวจเพื่อเพิ่มรูปภาพที่มีลิขสิทธิ์ของครีเอทีฟคอมมอนส์ลงในเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด. เมื่อพูดถึงการลิงก์เนื้อหา Google เอกสารช่วยให้คุณค้นหาและแทรกลิงก์โดยตรงจากภายในแอปพลิเคชันเว็บเองโดยไม่ต้องคัดลอกและวาง URL ที่มีความยาวอีกต่อไป นอกจากนี้คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังไฟล์และเอกสารอื่น ๆ ภายใน Google ไดรฟ์ได้เช่นกัน

11. ไม่มีอินเทอร์เน็ต ไม่ใช่ปัญหา

เมื่อใดก็ตามที่มีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับ Word และเอกสารคุณมักจะพบว่ามีคนพูดถึงความสามารถของอดีตในการทำงานแบบออฟไลน์ เป็นที่ยอมรับว่าเป็นเรื่องจริงเพราะเป็นแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถทำสิ่งเดียวกันกับ Google เอกสาร - ด้วยการเตรียมการที่เพียงพอล่วงหน้ามันเป็นไปได้มากกว่าที่เป็นไปได้ เพียงระบุว่าคุณต้องการให้ไฟล์พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์และคุณสามารถเข้าถึงและใช้งานได้แม้ว่าคุณจะไม่มีการเชื่อมต่อที่ใช้งานอยู่

การแก้ไขใด ๆ ที่คุณทำจะถูกซิงค์โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตใหม่ เจ๋งใช่มั้ย

12: เข้าถึงได้ง่ายผ่าน Chrome

หากคุณใช้ Chrome สำหรับการท่องเว็บและเป็นไปได้ว่าคุณควรลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณแล้ว และนั่นหมายถึงการเข้าถึง Google เอกสารอย่างง่ายดาย - ผ่าน Google Drive - เพียงปลายนิ้วสัมผัส ไม่มีเวลาในการลงทะเบียนหรือลงชื่อเข้าใช้ไม่ว่าในกรณีใด ๆ !

นอกจากนี้ Chrome ยังแสดงรายการคลังแสงของแอปพลิเคชันเว็บอื่น ๆ ของ Google เช่น Gmail, ชีตและสไลด์ซึ่งทั้งหมดนี้เติมเต็มเอกสารให้สมบูรณ์ และคุณยังสามารถคาดหวังว่าเอกสารจะทำงานได้ดีขึ้นบน Chrome - เพราะทั้งคู่ได้รับการออกแบบโดย Google

13: การเปลี่ยนแปลงเชื่อมโยงกันทุกที่

สุดท้ายการแก้ไขใด ๆ ที่คุณทำกับการกำหนดค่าตามความชอบและการตั้งค่าอื่น ๆ จะได้รับการบันทึกออนไลน์ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงประสบการณ์เอกสารที่คล้ายกันในคอมพิวเตอร์หรือเบราว์เซอร์ใด ๆ ที่คุณเปิดใช้งาน

และใช่รวมถึงส่วนเสริมใด ๆ ที่คุณใช้เช่นกัน คาดหวังการเปลี่ยนแปลงและติดตั้งส่วนเสริมที่จะปรากฏในเดสก์ท็อปทั้งหมดของคุณในไม่กี่วินาที!

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแทรก Em Dash ใน Google เอกสาร (รวมเคล็ดลับโบนัส)

แต่อะไรที่เกี่ยวกับ Word Online …

ในตอนท้ายของวันการมีเว็บแอปใช้งานได้จริงใน Google Docs นั้นทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีปัญหาทางเทคนิคน้อยที่สุดเมื่อเทียบกับ Word และความจริงที่ว่าคุณสามารถปรับปรุงการทำงานของ Docs ผ่านทางไลบรารี่ขนาดใหญ่ของโปรแกรมเสริมหมายความว่าอาร์กิวเมนต์ที่เต็มไปด้วยคุณลักษณะของ Word นั้นแสดงผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

และไม่ฉันไม่ลืม Word Online ซึ่งสามารถใช้งานได้ฟรีเช่นกัน แต่จริงๆแล้วมันเป็นเพียงเดสก์ท็อปรุ่นคู่ขนานกัน

Word Online มีความคล้ายคลึงกับ Google เอกสารเป็นจำนวนมากเช่นการบันทึกอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามมันช้าในการทำงานเกือบทุกอย่างรองรับรูปแบบไฟล์ที่น้อยลงและไม่มีส่วนเสริมที่เป็นประโยชน์ กล่าวโดยย่อก็คือการใช้งาน

ดังนั้นคุณพร้อมที่จะให้ Google เอกสารไปหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น