เจ็ดบทเรียนที่ธุรกิจขนาดกลางสามารถเรียนรู้จาก Big IT

เพียงเพราะคุณไม่มีองค์กรขนาดใหญ่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถดำเนินการด้าน IT ได้เหมือนกับคนใหญ่ ต่อไปนี้เป็น 7 วิธีในการช่วยธุรกิจ SMB ของคุณ - ธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดกลาง - นำเสนอบทเรียนบางส่วนที่ได้รับจากการดำเนินงานด้านไอทีรายใหญ่ตลอดหลายปีที่ผ่านมา การใช้เคล็ดลับเหล่านี้คุณควรจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพลดค่าใช้จ่ายและทำให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น

1. มาตรฐานสำหรับเครื่องเดสก์ท็อปและโทรศัพท์มือถือเพื่อลดความแตกต่างของการสนับสนุน

นี่ไม่ใช่เรื่องง่ายเพราะเสียงแม้ว่าคุณจะซื้อพีซีจำนวนมากหลายรูปแบบ แต่ระบบจะยังคงมีความแตกต่างภายในที่สามารถกลับมาได้อีก หลอกหลอนคุณเมื่อคุณต้องแก้ไข Carey Holzman ผู้จำหน่ายอิสระที่ตั้งอยู่ในเมือง Glendale รัฐ Arizona จึงประสบปัญหานี้ บริษัท ของเขาสั่งซื้อคอมพิวเตอร์รุ่นเฉพาะที่มีชิ้นส่วนเฉพาะตามข้อกำหนดที่เข้มงวดของ บริษัท แต่เมื่อเขาได้รับพีซีแล้วเขาพบว่าระบบมีการ์ดแสดงผล ATI สองชุดซึ่งทำให้เกิดความไม่ลงรอยกันกับเมาส์ที่ บริษัท ใช้

[การอ่านเพิ่มเติม: วิธีลบมัลแวร์จากคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows ของคุณ]

และน่าเสียดายที่ Holzman ผู้จำหน่ายพีซีก็ได้รับความช่วยเหลือเล็กน้อย "ผู้ขายปฏิเสธที่จะยอมรับความรับผิดชอบต่อความไม่ลงรอยกันของการ์ดจอเราเริ่มสั่งคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการ์ดหลังจากนั้นจนกว่าจะมีการตัดปัญหาขึ้นและในที่สุดเราก็เปลี่ยนผู้ขายทั้งหมด" เขากล่าว "

คุณควรพยายามจัดสต็อกฮาร์ดไดรฟ์จากผู้ผลิตรายเดียวกันและสร้างมาตรฐานบนอุปกรณ์ต่อพ่วงเช่นเครื่องพิมพ์เม้าส์และคีย์บอร์ดด้วย คุณยังสามารถใช้เครื่องมือตรวจสอบของ Windows หรือโปรแกรมอรรถประโยชน์ที่คล้ายกันเพื่อติดตามการกำหนดค่าเฉพาะของระบบของคุณ สุดท้ายให้ใช้ซอฟต์แวร์ภาพไดรฟ์เช่น Acronis True Image หรือ Norton Ghost เพื่อทำสำเนาการติดตั้งระบบพื้นฐานของคุณเพื่อให้สามารถกู้คืนได้ง่ายในกรณีที่มีการติดเชื้อไวรัสหรือปัญหาอื่น ๆ

ร้านค้าไอทีจำนวนมากยังซื้อพีซีสำรองและ ใช้พวกเขาเพื่อทดแทน "ปัญหาคือคุณอยากจะใช้มันเป็นเวิร์คสเตชันใหม่แทนเพื่อเป็นการเปลี่ยนและคุณไม่ได้มีอะไหล่อีกต่อไป" Holzman กล่าว "คุณต้องใส่มันลงในตู้เสื้อผ้าและใช้มันเพื่อช่วยให้คุณผ่านเหตุฉุกเฉินทางด้านไอทีแบบชั่วคราวเท่านั้น" นอกเหนือจากการเก็บรักษาพีซีสำรองหลายเครื่องแล้วคุณยังควรซื้อเครื่องพิมพ์เลเซอร์สำรองและฮับเครือข่ายไว้ในกรณีที่คุณไปทางใต้

Holzman ยังขอแนะนำสัญญาการสนับสนุนเพิ่มเติมกับช่างเทคนิคท้องถิ่นดังนั้นคุณจะไม่ต้องกลั่นกรองอินวอยซ์พยายาม เพื่อตีความงานที่ทำและเทคโนโลยีเป็นไปอย่างเที่ยงธรรมและเที่ยงตรง

2. การสำรองข้อมูลแบบออฟเซ็ท

ธุรกิจขนาดเล็กมีสองวิธีหลักในการเลือกทำข้อมูลสำรอง: หนึ่งคือการคัดลอกข้อมูลสำคัญไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกและหมุนเป็นระยะ ๆ จากสำนักงานของคุณไปยังตำแหน่งระยะไกล (เช่นธนาคาร) ตู้นิรภัย) อื่น ๆ คือการใช้หนึ่งในผู้ให้บริการสำรองข้อมูลแบบออนไลน์เช่น Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite หรือ Mozy ที่มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลกิกะไบต์ระดับราคาต่ำ Big IT มักใช้พื้นที่เก็บข้อมูลนอกสถานที่เนื่องจากปริมาณข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แต่สำหรับชุดเล็ก ๆ บริการออนไลน์ไม่แพงและสะดวกกว่า

เคล็ดลับในวิธีใดวิธีหนึ่งคือการใช้พวกเขาอย่างเคร่งครัดและเพื่อให้มั่นใจว่า ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกคัดลอกเป็นประจำ ตัวเลือกการสำรองข้อมูลแบบออนไลน์อาจเป็นประโยชน์มากกว่าหนึ่งวิธี: ช่วงต้นฤดูร้อน Damian Zikakis หัวหน้านักเล่นกลที่ใช้มิชิแกนมีแล็ปท็อปของเขาถูกขโมยเมื่อมีคนเข้ามาที่ออฟฟิศของเขา เขาแทนที่มันสองสามวันต่อมา; และเพราะเขาใช้ Mozy เขาคิดว่าเขาได้รับการคุ้มครองในแง่ของความสามารถในการนำไฟล์ของเขากลับมาจากการสำรองข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต

เมื่อ Zikakis ได้ตรวจสอบเค้าโครงของเครื่องใหม่ของเขาเขาพบไฟล์ที่กล่าวหาหลายคนบุคคลที่มีคอมพิวเตอร์ของฉันไม่ทราบว่าลูกค้า Mozy ถูกติดตั้งและทำงานในพื้นหลังพวกเขายังใช้ PhotoBooth เพื่อถ่ายภาพ ของตัวเองและได้ดาวน์โหลดค่าโทรศัพท์มือถือที่มีชื่อของพวกเขาในนั้น "เขากล่าวว่า

Zikakis ได้เล็กน้อยของการล่าสัตว์หัวด้วยตัวเขาเองและติดต่อแผนกตำรวจที่เหมาะสมกับข้อมูลนี้ พวกเขาสามารถกู้คืนคอมพิวเตอร์ของเขาได้แล้วและตอนนี้มีภารกิจในการหาผู้ที่เอาแล็ปท็อปจริงมาใช้และสิ่งที่ควรปฏิบัติตามกฎหมายคืออะไร

3. ใช้ฮาร์ดแวร์เพื่อรักษาความปลอดภัยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ

SMB มักไม่ค่อยใส่ใจต่อความปลอดภัยในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของตนเองเท่าที่ควรและผลของการละเลยเช่นนี้อาจเป็นเรื่องร้ายแรง ปีที่ผ่านมาแฮกเกอร์บุกรุกจุดขายของ (POS) ของ บริษัท ออกแบบเสื้อผ้า Nanette Lepore แฮกเกอร์สามารถกำหนดค่าไฟร์วอลล์ที่ล้าสมัยได้และขายบัตรเครดิตที่ถูกขโมยจากลูกค้าระดับไฮเอนด์ของ บริษัท

เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเนื่องจากเครือข่ายร้านค้าปลีกของ บริษัท มีมาตรการรักษาความปลอดภัยน้อยหรือไม่มีเลยหรือมีขั้นตอนที่เหมาะสม "พนักงานร้านทั้งหมดของเรากำลังใช้รหัสผ่านเดียวกันในการเข้าถึง POS" Jose Cruz ผู้จัดการเครือข่ายของ Nanette Lepore กล่าว "มันเปิดกว้างไม่มีใครเคยคิดที่จะเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นระยะ ๆ หรือแม้กระทั่งการใช้รหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้แต่ละรายก่อนที่จะมาถึงที่นี่การเน้นความปลอดภัยของ POS ไม่ได้เป็นเรื่องเร่งด่วนจำเป็นต้องพูดทั้งหมดนี้เปลี่ยนแปลงไป"

ครูซได้โทรศัพท์ที่ไม่มีใครอยากได้รับ - จากเอฟบีไอโดยบอกว่าลูกค้าหลายรายได้รับการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตปลอม จากนี้ไปพบว่า บริษัท Netopia DSL ของเราเตอร์ถูกแฮ็กและมีการเปลี่ยนเฟิร์มแวร์เพื่อให้แฮกเกอร์อยู่ในเครือข่ายของตน

ขณะนี้ร้านค้าใช้ SonicWall อุปกรณ์รักษาความปลอดภัยแบบครบวงจรและ Cruz ใช้นโยบายการเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านและความปลอดภัยอื่น ๆ ขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าเขาจะไม่ได้รับซ้ำสิ่งที่เกิดขึ้นมาก่อน วิธีการดังกล่าวสามารถช่วยให้ SMB รักษาข้อมูลส่วนตัวให้ปลอดภัย อีกนโยบายที่ดี: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้าถึงเครือข่ายทั้งหมดถูกปิดเมื่อพนักงานออกจาก บริษัท

4. ใช้ VPN

ร้านค้าไอทีขนาดใหญ่หลายแห่งใช้เครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) เพื่อให้มั่นใจว่าการสื่อสารของพวกเขาจะถูกเก็บเป็นความลับและผู้ใช้เดินทางสามารถเข้าถึงไฟล์สำนักงานในบ้านและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ เมื่ออยู่บนท้องถนน หลายผลิตภัณฑ์ VPN เหล่านี้อาจมีราคาแพง แต่ทางเลือก SMB ไม่ต้องใช้เงินเป็นจำนวนมาก

บางอย่างเช่น Openvpn.org มีให้บริการฟรีในขณะที่ผู้ให้บริการ VPN ราคาประหยัดเช่น LogMeIn com ของ Hamachi สามารถทำงานประมาณ $ 50 ต่อคนต่อปี Ben Molloy รองประธาน Pro-Vigil, San Antonio, Texas กล่าวว่า "Hamachi ช่วยให้เราสามารถเชื่อมต่อกับลูกค้าหลายร้อยรายและตรวจสอบวิดีโอสดของกล้องรักษาความปลอดภัยของเราได้โดยไม่ต้องกังวล บริษัท ที่ให้ความปลอดภัยสำหรับสถานที่ก่อสร้างนอกเวลา

VPNs รวมอยู่ในอุปกรณ์เกตเวย์รักษาความปลอดภัยที่มีต้นทุนต่ำเช่นกัน Nanette Lepore ใช้ SSL VPNs ที่รวมอยู่ในเครื่องใช้ SonicWall เพื่อเชื่อมต่อร้านค้าของพวกเขาเข้าด้วยกันและเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครสามารถประนีประนอมการติดต่อสื่อสารได้

บริษัท Lepore ได้ตั้งค่าบัญชีชั่วคราวสำหรับพนักงานพักและพนักงานซ่อมบำรุง มีจุดมุ่งหมาย จำกัด เวลา การให้บัญชีสำหรับบุคลากรชั่วคราวโดยไม่มีข้อ จำกัด เวลาดังกล่าวเป็นข้อผิดพลาดทั่วไปอีกอย่างหนึ่ง บัญชี จำกัด เวลาหมายความว่าเจ้าหน้าที่ด้านไอทีไม่ต้องจำลบบัญชีเมื่อการบำรุงรักษาเสร็จสิ้น

5. เรียกใช้ไฟร์วอลล์ส่วนบุคคลโดยเฉพาะอย่างยิ่งบน Windows PC

Windows เป็นที่รู้จักในฐานะที่เป็นช่องโหว่ด้านการรักษาความปลอดภัยและการดำเนินงานด้านไอทีที่มีขนาดใหญ่กว่านี้จำเป็นต้องใช้พีซีของตนเพื่อเรียกใช้ไฟร์วอลล์ส่วนบุคคลเพื่อป้องกันการติดเชื้อและมัลแวร์จากการยึดครอง ผลิตภัณฑ์มีให้เลือกมากมาย แต่กุญแจสำคัญคือเลือกผลิตภัณฑ์มาตรฐานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับการศึกษาเกี่ยวกับเหตุผลที่จำเป็นต้องทำให้ไฟร์วอลล์ทำงานตลอดเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเดินทาง ไฟร์วัดราคาถูก แต่มีประสิทธิภาพรวมถึง AVG จาก Grisoft.com, Armour Online และ Kaspersky Labs

อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถจัดการเครื่องแต่ละเครื่องได้ตลอดเวลาและผู้ใช้ที่ประมาทสามารถปิดการป้องกันเหล่านี้และปล่อยให้ไวรัสอยู่ในที่นี้ไดรฟ์ข้อมูลที่มีไดรฟ์จะมีประโยชน์

อีกวิธีหนึ่งในการบังคับใช้นโยบายด้านความปลอดภัยและอื่น ๆ มาตรการป้องกันคือการปรับใช้เครื่องมือรักษาความปลอดภัยปลายทางบางอย่างที่จะบล็อกเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ไม่แข็งแรงจากการเข้าถึงเครือข่าย Napera เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่มีเป้าหมายเฉพาะสำหรับการติดตั้ง SMB และ McAfee และ Sophos มีผู้อื่น

Matt Stevenson ผู้ซึ่งเป็นผู้อำนวยการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับ Talyst ผู้ขายระบบร้านขายยาใน Bellevue กรุงวอชิงตันได้ใช้ Napera มูลค่า 3,500 เหรียญสหรัฐ อุปกรณ์เครือข่าย 120 โหนดของเขาในช่วงหกเดือนที่ผ่านมา "ทีมงานของเราจำนวนมากอยู่นอกสนามและพวกเขาก็ติดอยู่กับเครือข่ายที่หลากหลายเมื่อพวกเขากลับมาที่ออฟฟิศของเรากล่อง Napera บังคับให้พีซีของพวกเขากลายเป็นไปตามข้อกำหนดและเพื่อให้แน่ใจว่าเครือข่ายของเราจะไม่ติดเชื้อ "เขากล่าว"

6. พึ่งพา VoIP PBX สำหรับระบบโทรศัพท์ของคุณ

ในฐานะที่เป็นร้านค้าไอทีขนาดใหญ่มากขึ้นสามารถรับรองการใช้ระบบโทรศัพท์ VoIP PBX มีข้อได้เปรียบอย่างมาก ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับพนักงานระยะไกลของคุณที่สามารถมีส่วนขยายในระบบโทรศัพท์สำนักงานของคุณได้ ระบบเหล่านี้มีความยืดหยุ่นมากในแง่ของการจัดการการโทรและมีคุณสมบัติอื่น ๆ เช่นการส่งต่อสายหลายสายพร้อมกัน (ซึ่งสายเรียกเข้าสามารถตอบได้ทุกที่ที่สะดวกกว่า) ซึ่งเรียกว่า follow-me (ซึ่งมีสายเรียกเข้าอยู่ มีการกำหนดเส้นทางไปยังหมายเลขเฉพาะในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของวัน) และห้ามรบกวนด้วย

"ขณะนี้ธุรกิจสามารถรับคุณลักษณะที่สามารถกำหนดกฎเกี่ยวกับวิธีการติดต่อและสามารถดำเนินธุรกิจได้มากขึ้นเมื่อพวกเขา ไม่ได้อยู่ในออฟฟิศของพวกเขา "Henry Kaestner ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Bandwidth.com ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตซึ่งเป็นหนึ่งในผู้ขายจำนวนมากที่เสนอบริการประเภทนี้กล่าว CBeyond และ Asterisk เป็น บริษัท อื่นที่ให้บริการ VoIP PBX

ระบบเหล่านี้เริ่มต้นที่ประมาณ 400 เหรียญต่อเดือนและมีข้อดีคือสามารถเติบโตหรือทำสัญญากับความต้องการของพนักงานได้ พวกเขายังสามารถนำเสนอ บริษัท ของคุณเป็นมืออาชีพมากขึ้นด้วยคุณสมบัติที่พบได้ตามปกติในระบบโทรศัพท์ที่มีราคาแพงมาก ข้อเสียคือคุณต้องให้แน่ใจว่าเครือข่ายของคุณใช้งานได้เพื่อควบคุมปริมาณการรับส่งข้อมูลด้วยเสียงทั้งหมด และเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบเหล่านี้คุณจะต้องการหา VAR หรือที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญด้านการติดตั้ง VoIP PBX

7. มีแผนการทดสอบที่เป็นของแข็งสำหรับการเพิ่มเทคโนโลยีใหม่

คนส่วนใหญ่ไม่ได้ใส่เทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการดำเนินงานของตนเองโดยไม่ต้องทำแบบทดสอบก่อนเป็นอันดับแรก รวบรวมห้องปฏิบัติการทดสอบหรือกำหนดสำนักงานหนึ่งแห่งซึ่งจะเป็น "เบต้าบาร์" ของคุณและกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคของคุณทดลองใช้สิ่งใหม่ ๆ ก่อนที่จะนำไปใช้งาน

Ramon Ray เจ้าของเว็บไซต์ Smallbiztechnology ให้คำแนะนำว่าใน นอกเหนือจากการทดสอบสิ่งสำคัญคือการวิเคราะห์ตัวเลือกต่างๆ "เพียงแค่ไม่เพียงแค่ไปทางเลือกแรก แต่คิดและทบทวนข้อดีข้อเสียและสิ่งอื่นที่สามารถใช้ได้กับคุณในระหว่างการทดสอบก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาความต้องการในอนาคตของคุณธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากไม่คิด การเติบโตในอนาคตของพวกเขาซึ่งจะมีผลต่อแผนการด้านไอทีของพวกเขา "เขากล่าว"

David Strom เป็นนักข่าวด้านเทคโนโลยีลำโพงและอดีตผู้จัดการด้านไอที เขาได้เขียนหนังสือสองเล่มเกี่ยวกับการคำนวณและบทความนับพันรายการ บล็อกของเขาสามารถพบได้ที่ strominator.com.