ประหยัดเวลาและเงินด้วยเครื่องมือการประชุมออนไลน์

หากคุณชอบฉันคุณอาจเกลียดการเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจ แต่มีเครื่องมือทางอินเทอร์เน็ตที่เป็นประโยชน์จำนวนมากที่สามารถช่วยให้กลุ่มทำงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือทั้งหมดที่ใช้งานได้ภายในเว็บเบราเซอร์ที่เป็นที่นิยมมากที่สุดและส่วนใหญ่มีให้บริการฟรีหรือมีค่าบริการรายเดือนที่ค่อนข้างต่ำ ความท้าทายคือการทำความเข้าใจว่าเครื่องมือใดเหมาะสมกับสถานการณ์ใดเพราะการประชุมทุกครั้งไม่ได้จัดขึ้นภายใต้สถานการณ์เดียวกัน

ซิงค์หลายปฏิทิน

แน่นอนสถานการณ์ที่พบมากที่สุดคือสถานการณ์ที่คุณต้องการซิงโครไนซ์ปฏิทินทั่วไปเช่น ระหว่างพีดีเอของใครบางคนกับเดสก์ท็อป Microsoft Outlook หรือระหว่างปฏิทินเจ้านายและผู้ช่วยของ บริการต่างๆสามารถใช้ปฏิทินร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมงาน (หรือแม้กระทั่งระหว่างสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อน) ได้ง่ายขึ้น ทั้ง Google ปฏิทินและ Yahoo Calendar มีการซิงค์ปฏิทินฟรีและผลิตภัณฑ์อื่น ๆ มากมายเช่น Calgoo's Connect, MobileMe และ MobileMe ของ Apple สำหรับคอมพิวเตอร์และ iPhones, NuevaSync และ SugarSync ซึ่งทำงานร่วมกับบริการทั้งสองแบบ BusySync และ Spanning Sync ยังสามารถซิงโครไนซ์ปฏิทิน iCal ของ Apple กับ Google Calendar ได้

แต่บริการซิงค์เหล่านี้ไม่ได้ทำงานอย่างถูกต้องเสมอไป ส่วนหนึ่งของปัญหาก็คือผลิตภัณฑ์ออนไลน์และปฏิทินส่วนกำหนดเวลาใช้อีเมลสำหรับการแจ้งเตือนเหตุการณ์และคำเชิญและเป็นเรื่องยากสำหรับโปรแกรมปฏิทินต่างๆในการรับรู้หรือดำเนินการกับข้อความอีเมลดังกล่าวในลักษณะที่สอดคล้องกัน อีกปัญหาหนึ่งก็คือถ้าคุณได้รับอีเมลจากโปรแกรมปฏิทินที่มี URL ฝังตัวบริการป้องกันสแปมของ บริษัท อาจปิดกั้นอีเมลดังกล่าว ในอีกสถานการณ์หนึ่งคนสองคนในเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange สองแห่งอาจต้องการกำหนดเวลาการประชุมร่วมกันซึ่งเป็นไปได้ที่จะเชื่อมต่อปฏิทิน Exchange ทั้งสองแบบเพื่อให้ตรงกันกับบัญชี Google ปฏิทินเดียวกัน แต่อาจยุ่งยากกว่า โซลูชันหนึ่งที่เป็นไปได้สำหรับปัญหาครั้งล่าสุดคือการใช้ MailShadow ของ Cemaphore สำหรับ Google Apps เพื่อทำข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ Exchange ให้ตรงกับ Google Calendar ซอฟต์แวร์มีค่าใช้จ่าย $ 60 ต่อบัญชีอีเมลต่อปี

สิ่งที่ทั้ง Google Calendar และ Yahoo Calendar ทำได้ก็คือการส่งอีเมลแจ้งเตือนเกี่ยวกับการทำซ้ำ การประชุมไปยังที่เก็บที่อยู่ ตราบเท่าที่คุณได้ป้อนที่อยู่ที่ถูกต้องแล้วฟังก์ชันนี้จะทำงานได้ดี

ให้ลูกค้าตั้งค่าการนัดหมาย

แดชบอร์ดของ TimeDriver จะแสดงสถานะการนัดหมายต่างๆของคุณ

ถ้าคุณต้องการให้ลูกค้าหรือบุคคลอื่นใด ไม่ได้ว่าจ้าง บริษัท ของคุณเพื่อจองเวลาของคุณโดยตรง? ในอดีตที่ผ่านมาเลขานุการการแต่งตั้งจะเป็นผู้ดูแลปฏิทินของเจ้านายและจะตั้งเวลาการประชุมด้วยดินสอและกระดาษ ขณะนี้คุณสามารถชี้ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานภายนอกไปยังเว็บไซต์ตัวจัดกำหนดการนัดหมายด้วยตัวเองได้เช่น HourTown หรือ TimeDriver ไซต์เหล่านี้สามารถแสดงเวลาว่างและเวลาว่างของพนักงานของคุณได้ตลอดจนเวลาว่างที่เหลือสำหรับการนัดหมาย นอกจากนี้ยังส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลและไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษใด ๆ นอกเหนือจากเว็บเบราเซอร์เพื่อยืนยันการแต่งตั้ง คุณสามารถปรับตารางเวลาได้อย่างง่ายดายเมื่อออกจากเมืองหรือไม่สามารถใช้งานได้เช่นกัน บริการทั้งสองมีไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผล: TimeDriver มีการทดลองใช้ฟรี 90 วันและจะใช้เวลา 30 เหรียญต่อปีหลังจากนั้น HourTown เสนอแผนการที่แตกต่างกันสามแบบรวมถึงแบบฟรีหนึ่งเล่มซึ่งอนุญาตให้มีการจองเป็นรายเดือนได้สองครั้ง

ตั้งค่าเวลาประชุมร่วมกันหรือกำหนดการเปลี่ยนแปลง

ใน SetMeeting การจัดประชุมระหว่างผู้เข้าร่วมจาก บริษัท ต่างๆนั้นค่อนข้างง่าย

สถานการณ์เกี่ยวกับสถานการณ์ที่คุณต้องการจัดให้มีเวลาประชุมร่วมกันสำหรับคนที่มาจาก บริษัท อื่นหรือไม่? ผู้จัดงานสามารถส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมชุดเวลาเปิดที่เป็นไปได้และขอให้ผู้เข้าร่วมแต่ละรายตรวจสอบว่าเวลาใดในการทำงานสำหรับพวกเขา แต่ถ้าคุณเคยพยายามจัดประชุมแบบนี้คุณจะรู้ได้เร็วแค่ไหนว่าคุณจะได้รับการฝังไว้ภายใต้การตอบอีเมลทั้งหมด

บริการฟรี SetMeeting.com (จากตัวแทนการประชุม) และ Doodle มีประโยชน์ในส่วนนี้ ความอ่อนแอที่ใหญ่ที่สุดของ SetMeeting.com คือเมื่อคุณเริ่มต้นกระบวนการนี้คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนสถานที่ประชุมได้โดยไม่ต้องยกเลิกและเริ่มต้นจากจุดเริ่มต้น Doodle ซึ่งมีความซับซ้อนน้อยกว่าและมีคุณสมบัติน้อยลงจริงๆแล้วเป็นอุปกรณ์สำรวจที่ช่วยให้คุณพบกับเวลาทั่วไป แต่คุณอาจพบว่าน่าสนใจถ้านั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องการทำ Schedulefly ยังมีแอพพลิเคชั่น Facebook อยู่ด้วยดังนั้นคุณจึงสามารถรวมปฏิทินกะของคุณได้

อีกสถานการณ์หนึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการพูด อาสาสมัครที่มีเวลาที่คุณต้องการประสานงาน แม้ว่านี่ไม่ใช่ปัญหาการจัดตารางนัดหมาย แต่ก็อาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลานานหากคุณพยายามแก้ไขปัญหาด้วยตนเองหรือพยายามจัดเตรียมอีเมลจำนวนมากผ่านไปมา Schedulefly และ Shiftboard บริการแบบชำระเงินได้รับการออกแบบมาเพื่อการนี้ อดีตได้รับการพัฒนาสำหรับพนักงานร้านอาหารในขณะที่หลังถูกสร้างขึ้นครั้งแรกสำหรับตลาดการดูแลสุขภาพ ทั้งสองมีตั้งแต่ขยายโฟกัสของพวกเขาและสามารถทำงานในเว็บเบราเซอร์ใด ๆ Schedulefly เริ่มต้นที่ $ 20 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้ 19 ราย; Shiftboard เริ่มต้นที่ $ 50 ต่อเดือนสำหรับห้าการเข้าสู่ระบบที่ไม่ซ้ำกัน ค่าธรรมเนียมเพิ่มขึ้นสำหรับกลุ่มใหญ่ Schedulefly มีปลั๊กอิน Facebook เช่นกันเพื่อให้คุณสามารถประสานงานและประกาศเปลี่ยนเวลาได้

ส่งการแจ้งเตือนการเดินทางไปยัง Far-Flung Colleagues

หน้าหลักของ Tripit จะแสดงการเดินทางที่กำลังจะมาถึงของคุณและใครจะเดินทางไปถึงเมืองของคุณ

บริการที่ผิดปกติคือบริการที่นำเสนอโดย Tripit.com แนวคิดเบื้องหลังเว็บไซต์คือการให้คุณโพสต์ข้อตกลงในการเดินทางและใช้คุณลักษณะเครือข่ายทางสังคมเพื่อบอกเพื่อนร่วมงานและเพื่อนของคุณเมื่อการเดินทางของคุณพาคุณไปยังพื้นที่ใกล้เคียงหรือเพื่อหาเวลาที่พวกเขาจะอยู่ในคอของคุณ. แน่นอนว่าการตั้งค่านี้หมายถึงการส่งคำเชิญไปยังเครือข่ายสังคมอื่นและช่วยให้ผู้คนจำนวนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (หรืออย่างน้อยคนที่คุณต้องการเห็นแบบเห็นหน้ากัน) เพื่อเข้าร่วมวงการ Tripit ของคุณ แต่เมื่อคุณมีเครือข่ายเพื่อนแจ้งให้ทราบว่าการเดินทางของคุณเป็นเรื่องง่าย: คุณเพียงส่งต่ออีเมลยืนยันการจองสายการบินหรือโรงแรมของคุณไปยังที่อยู่พิเศษ ([email protected]) และเว็บไซต์จะแยกวิเคราะห์โดยอัตโนมัติ ข้อมูลในการยืนยัน, ค้นหาว่าใครเดินทางและโพสต์กำหนดการเดินทางของคุณไปยังเครือข่ายของคุณ บริการนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ และสามารถทำงานร่วมกับเครือข่าย LinkedIn ของคุณเพื่อไม่ให้คุณต้องรวบรวมเครือข่ายการแจ้งเตือนของคุณตั้งแต่เริ่มต้น

ตามที่คุณเห็นบริการต่างๆทางเว็บสามารถช่วยคุณจัดกำหนดการและ ประสานงานการประชุมในคนของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอนนี้ถ้ามีเพียงบางคนที่จะพัฒนาบริการที่สามารถแจ้งให้ทุกคนทราบว่าคุณกำลังทำงานช้ากว่า 10 นาทีสำหรับการนัดหมายของคุณ