การทบทวน: Adobe Acrobat XI Pro ช่วยเพิ่มแนวคิดสำนักงานไร้กระดาษ มากเกินไปที่จะชอบใน Acrobat ใหม่ แต่การดำเนินงานของ Adobe ของเวิร์กโฟลว์ไร้กระดาษอาจไม่ทำให้ง่ายพอสำหรับธุรกิจที่จะเปลี่ยนวิธีการของพวกเขา

อินเตอร์เฟซเริ่มต้นของ Acrobat XI Pro ดูดีเหมือนกับที่เคยทำในเวอร์ชันก่อนหน้านี้ แม้ว่าขณะนี้คุณสามารถสร้างและบันทึกชุดเครื่องมือที่กำหนดเองส่งออกและแจกจ่ายให้กับองค์กรได้ คุณสามารถดาวน์โหลดชุดเครื่องมือแบบกำหนดเองที่ผู้อื่นได้สร้างไว้ด้วย

ในขณะที่เวอร์ชัน Pro ซึ่งมีคุณสมบัติทั้งหมดของโปรแกรมมีให้ใช้งานได้กับทั้ง Mac และ Windows ซึ่งเป็นรุ่น Standard ที่ไม่มีคุณสมบัติระดับไฮเอนด์บางอย่างที่มีให้สำหรับ Windows ความสามารถในการลงนามในเอกสารแบบดิจิทัลไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ตอนนี้คุณสามารถขอรับและจัดการลายเซ็นดิจิทัลได้โดยใช้เว็บไซต์ EchoSign ของ Adobe ที่เพิ่งได้รับเมื่อเร็ว ๆ นี้

สร้างเอกสารของคุณใน Acrobat XI Pro จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Sign แล้วคลิก Send for Signature Acrobat XI Pro จะอัปโหลดเอกสารไปที่ EchoSign.com แล้วนำคุณไปทำรายการที่นั่น

John Hancock ที่นี่โปรด: หลังจากที่ Acrobat XI Pro ส่งเอกสารของคุณไปที่ EchoSign เพียงแค่ใส่ชื่อผู้รับชื่อเอกสารข้อความ และคลิกส่ง

คุณสามารถส่งเอกสารได้ไม่เกิน 5 ฉบับต่อเดือนพร้อมกับบัญชี EchoSign ฟรีหรือคุณสามารถเลือกประเภทบัญชีที่อนุญาตให้มีผู้ใช้และคุณลักษณะเพิ่มเติมได้มากขึ้นเช่นการสร้างแบรนด์ขององค์กรในอีเมลทั้งหมดของคุณ - ค่าใช้จ่ายตั้งแต่ $ 15 ต่อเดือนถึง $ 400 ต่อเดือน

หากคุณเข้าสู่ระบบ EchoSign แล้วคุณเพียงป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับแล้วเลือกสองทางเลือก (ส่งอีเมลกลับไปหาคุณหรือส่งแฟกซ์กลับมาที่ คุณ) และคลิกส่ง ขณะนี้การติดตามและนาฬิกาเริ่มต้นขึ้น: เว็บไซต์ส่งเอกสารไปยังผู้รับของคุณและอีเมลแจ้งให้คุณทราบว่าได้รับการส่งแล้วส่งอีเมลเมื่อผู้รับแจ้งหรือปฏิเสธเอกสาร ผู้รับไม่จำเป็นต้องมีบัญชี EchoSign; พวกเขาเพียงแค่ต้องคลิกลิงก์ในอีเมลที่ส่งโดยระบบ คุณสามารถดูเวลาที่เอกสารถูกส่งไปและระยะเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการรับพวกเขากลับ

มีป้ายบอกทางบนผนัง: EchoSign แสดงหน้าแดชบอร์ดของเอกสารที่อยู่ในลายเซ็น

อีเมลที่ระบบ ส่งมีลิงก์ทั่วไปและลิงก์สำหรับผู้ใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ น่าเสียดายที่ลิงก์สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่พาฉันไปที่หน้าเว็บพร้อมรูปภาพของเอกสารที่ถูกบีบอัดมากจนไม่สามารถอ่านข้อความใด ๆ ได้จากสมาร์ทโฟนที่ใช้ Android หรือบนแท็บเล็ต Google Nexus 7 ของฉัน หน้านี้ยังมีลิงก์ที่อนุญาตให้ฉันดาวน์โหลดไฟล์ PDF ต้นฉบับและไฟล์ PDF สามารถอ่านได้ใน Acrobat Reader สำหรับโทรศัพท์มือถือ แต่ฉันไม่สามารถลงลายมือชื่อในเอกสารได้ ฉันต้องกลับไปที่หน้าเว็บเพื่อลงชื่อในเอกสาร คุณสามารถลงนามและส่งต่อเอกสารในแอ็พพลิเคชัน EchoSign ของ Adobe แต่มีให้บริการเฉพาะสำหรับ iOS ไม่ใช่ Android

ขณะนี้คุณกำลังออกจาก Acrobat: หลังจากที่คุณอัปโหลดเอกสารเพื่อลงลายมือชื่อใน EchoSign แล้วคุณจะได้รับ Acrobat XI Pro.

นอกจากนี้คุณไม่จำเป็นต้องใช้ Acrobat XI Pro เพื่อใช้ EchoSign คุณสามารถอัปโหลดเอกสารที่สร้างด้วย Microsoft Word, Acrobat เวอร์ชันเก่าหรือโปรแกรมอื่น ๆ ไปยังเว็บไซต์ของ EchoSign การผสานรวมของ Acrobat XI Pro และ EchoSign ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายเพียงเล็กน้อยเท่านั้น คุณไม่สามารถส่งอะไรออกมาเพื่อลงชื่อโดยตรงจาก Acrobat XI Pro

การลงนามในชีวิตของฉัน: พิมพ์ชื่อของคุณลงในช่องลายเซ็น EchoSign และเว็บไซต์จะแปลงเป็นสคริปต์สวย ๆ

สร้างบรรทัดที่นี่

เพื่อเพิ่มการสร้างฟอร์มของ Acrobat Adobe ใช้แนวทางที่แตกต่างกัน Acrobat XI Pro มาพร้อมกับ FormsCentral ซึ่งเป็นแอ็พพลิเคชันเดสก์ท็อปที่แยกกันซึ่งโต้ตอบกับเว็บไซต์ FormsCentral.com ของ Adobe FormsCentral.com ไม่ใช่ของใหม่ แต่รวมกับ Acrobat XI Pro หรือค่อนข้างจะรวมเข้ากับโปรแกรมประยุกต์ FormsCentral Acrobat มีความสามารถในการสร้างฟอร์มที่เป็นตัวเอกเป็นเวลานาน แต่มีเพียงแบบฟอร์มภายในไฟล์ PDF เท่านั้น ขณะนี้มี FormsCentral คุณสามารถสร้างเว็บแบบที่มีความซับซ้อนและสามารถติดตามได้

คุณสามารถสร้างรูปแบบที่ล้าสมัยได้ใน Acrobat XI Pro แต่ Adobe จะนำคุณไปสู่ ​​FormsCentral คุณสามารถเลือกแม่แบบฟอร์มที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าได้ 50 รูปหรือคุณสามารถสร้างแบบฟอร์มจากเนื้อหาที่มีอยู่หรือตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตใด ๆ เหล่านี้ได้แน่นอนและบันทึกเป็นรูปแบบของคุณเองเพื่อใช้ในอนาคตและเมื่อทำเสร็จแล้วคุณสามารถเผยแพร่เป็นรูปแบบ PDF หรือแบบฟอร์มทางเว็บ

รูปแบบที่สมบูรณ์: สร้างฟอร์ม FormsCentral เป็นเรื่องง่ายที่จะใช้และสร้างรูปแบบ PDF หรือเว็บ

Acrobat รุ่นก่อนหน้านี้อนุญาตให้คุณสร้างฟอร์มที่จะโต้ตอบกับ Acrobat.com เพื่อรวบรวมและจัดกลุ่มแบบฟอร์มตอบกลับ แต่รูปแบบจะเป็นไฟล์ PDF เท่านั้น ด้วยแบบฟอร์มเว็บคุณสามารถเชื่อมโยงไปยังแบบฟอร์มของคุณบน FormsCentral.com หรือคุณสามารถฝังไว้ในหน้าเว็บของคุณเองหรือบนหน้า Facebook คุณสามารถเชื่อมต่อบัญชี PayPal เพื่อรับการชำระเงินได้ด้วย

แต่ส่วนที่น่าสนใจที่สุดของ FormsCentral คือข้อมูลที่คุณได้รับ คุณสามารถเรียงลำดับและกรองผลลัพธ์การส่งเพิ่มฟังก์ชันพื้นฐานที่เหมือน Excel (เช่น Sum, Average, Count, Min และ Max) และดูรายงานสรุปฉบับย่อพร้อมด้วยแท่งชาร์ต คุณสามารถส่งออกข้อมูลการส่งข้อมูลในรูปแบบ Excel หรือ. csv เพื่อให้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลลงในโปรแกรม CRM หรือแอพพลิเคชันอื่นได้ คุณสามารถกำหนดให้ช่องต้องเป็นไปตามที่คาดหวังและกำหนดให้ฟิลด์ป้อนข้อมูลเป็นตัวเลขตัวเลขสกุลเงินเปอร์เซ็นต์วันที่หรือที่อยู่อีเมล แต่ยกเว้นกรณีที่คุณใช้เมนูแบบเลื่อนลงคุณจะไม่สามารถบังคับให้จัดรูปแบบ (เช่นเครื่องหมายขีดกลางแทน วงเล็บในหมายเลขโทรศัพท์) ซึ่งหมายความว่าคุณอาจจำเป็นต้องทำความสะอาดข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าไปในฐานข้อมูล

ผลลัพธ์คือ: FormsCentral ช่วยให้คุณสามารถส่งแบบฟอร์มได้ทันที

มีวิธีอื่นในการผลิต และจัดการรูปแบบ Web - based แต่ส่วนมากถ้าไม่ทั้งหมดมาในราคา บางโมดูลระบบการจัดการเนื้อหาของเว็บไซต์มีบริการดังกล่าวและบางบริการบนเว็บเช่น Jotform เสนอไว้เช่นกัน FormsCentral มีค่าใช้จ่าย 15 เหรียญต่อเดือนสำหรับบริการขั้นพื้นฐานซึ่งประกอบด้วยแบบฟอร์ม 5 แบบต่อเดือนและสามารถตอบได้สูงสุด 500 ครั้งหรือ 144 เหรียญต่อปีสำหรับบริการพลัสซึ่งอนุญาตให้มีแบบฟอร์มได้ไม่ จำกัด จำนวนและสามารถตอบได้สูงสุด 5000 ครั้งต่อแบบฟอร์ม

เช่นเดียวกับ EchoSign คุณไม่จำเป็นต้องใช้ Acrobat XI Pro เพื่อใช้ FormsCentral สำหรับเรื่องที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรม FormsCentral อย่างใดอย่างหนึ่งเนื่องจากเว็บไซต์ FormsCentral มีลักษณะและหน้าที่เหมือน app

การแก้ไขไฟล์ PDF

ฉันยอมรับว่าฉันมักใช้ความสามารถในการแก้ไขขั้นพื้นฐานของ Acrobat เพื่อแก้ไขไฟล์ PDF มากกว่า ขุดเอกสารต้นฉบับที่ฉันใช้ในการสร้าง แต่ Acrobat XI Pro ช่วยให้สามารถแก้ไขได้มากขึ้นเพื่อไม่ให้คุณต้องกลับไปที่เอกสารต้นฉบับเหล่านี้แม้กระทั่งในการแก้ไขที่สำคัญ

ฝันที่เลวร้ายที่สุดของผู้กำกับสร้างสรรค์: ตอนนี้คุณสามารถลิงกับข้อความหรือภาพ PDF นอกจากการแก้ไขข้อความในบรรทัดก่อนที่ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มย้ายและปรับขนาดบล็อกข้อความและรูปภาพและคุณสามารถเปลี่ยนแอตทริบิวต์ของแบบอักษรได้

Acrobat XI Pro ไม่มีการปรับแต่งข้อความที่แม่นยำของ InDesign แต่จะมีการเว้นระยะห่างแนวตั้งและแนวนอนและระยะห่างระหว่างอักขระขั้นพื้นฐาน คุณสามารถค้นหาและแทนที่ข้อความ (แต่แอ็พพลิเคชันจะไม่อนุญาตให้คุณแทนที่อินสแตนซ์ทั้งหมดในโฉมเดียวคุณต้องคลิกแทนที่บ่อยเท่าที่จำเป็น)

ในเอกสารที่ฉันสร้างขึ้นจาก Word วรรคอยู่ร่วมกัน แต่ในเอกสารที่ ถูกสร้างขึ้นด้วย Adobe InDesign เอกสารหลายบรรทัดถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบที่แยกจากกันใน Acrobat XI Pro ดังนั้นการจัดเรียงหน้าใหม่จึงต้องย้ายและปรับขนาดของแต่ละบรรทัด นอกจากนี้หากคุณย้ายรูปภาพหรือบล็อกข้อความไปยังจุดที่องค์ประกอบอื่นอยู่ส่วนประกอบจะไม่เคลื่อนที่; พวกเขาจะทับซ้อนกัน Acrobat XI Pro มีคำสั่งจัดเรียงเพื่อนำองค์ประกอบไปข้างหน้าหรือส่งย้อนกลับ แต่ไม่มีความสามารถในการห่อหุ้มดังนั้นคุณต้องปรับขนาดหรือย้ายข้อความเพื่อไม่ให้ปิดบังภาพ Acrobat XI Pro ไม่มีคุณสมบัติในการติดตามสำหรับคุณลักษณะการแก้ไขใหม่

ตัวช่วยสร้างการกระทำใหม่ช่วยให้คุณสร้างกลุ่มของการตั้งค่ามาตรฐานได้ คุณสามารถใช้การตั้งค่าเหล่านี้สำหรับการตั้งค่าต่างๆใน Acrobat รวมถึงความปลอดภัย บันทึกการดำเนินการลงในแถบเครื่องมือด้านขวาของ Acrobat XI Pro แล้วคลิกปุ่มทุกครั้งแอ็พพลิเคชันจะดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆตามที่คุณต้องการ คุณสามารถเอ็กซ์พอร์ตการดำเนินการและแจกจ่ายองค์กรทั่วทั้งองค์กร

ดูสิ่งที่คุณกำลังจัดทำเป็น PDF: กล่องไฟล์ Combine ที่ปรับปรุงใหม่ของ Acrobat XI จะแสดงตัวอย่างภาพขนาดย่อของเอกสารของคุณและช่วยให้คุณละเว้นหน้าภายในเอกสาร

การรวม Acrobat XI Pro ความสามารถได้รับการปรับปรุงมากเกินไป ขณะนี้คุณไม่สามารถดูตัวอย่างเอกสารส่วนใหญ่ได้คุณสามารถจัดเรียงเอกสารเหล่านี้ได้ในมุมมองไอคอนที่ปรับขนาดได้ดูหน้าเอกสารแต่ละหน้าและคุณสามารถกำหนดว่าหน้าใดของเอกสารจะรวมอยู่ในไฟล์ที่ส่งออกครั้งสุดท้าย. นอกจากนี้คุณยังสามารถแปลงไฟล์ PDF เป็นงานนำเสนอ Microsoft PowerPoint ที่สามารถแก้ไขได้

บรรทัดด้านล่าง

รวมกันแล้ว Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign และ FormsCentral มีขีดความสามารถที่น่าประทับใจ แต่ลิงก์สำหรับ EchoSign และ FormsCentral ก็เป็นเพียงส่วนเชื่อมโยงเท่านั้น นั่นคือขอบเขตของการรวมเข้ากับ Acrobat XI Pro พวกเขาเป็นส่วนประกอบแยกต่างหากที่มีการรวมกันน้อยที่สุดและฉันสงสัยว่าต้องจัดการกับสามองค์ประกอบที่แตกต่างกันจะทำให้แนวคิดสำนักงานไร้กระดาษดูดีเฉพาะใน … กระดาษ