Power ผ่าน Gmail พร้อม 21 เทคนิคในการประหยัดเวลา

Gmail เป็นบริการอีเมลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก แต่คุณลักษณะที่ดีที่สุดบางอย่างซ่อนตัวอยู่ในที่มองไม่เห็นซึ่งเป็นที่รู้จักสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ แม้ว่า Gmail จะมอบความสามารถในการค้นหาที่ยอดเยี่ยมการกรองสแปมที่ยอดเยี่ยมและที่เก็บข้อมูลฟรี (พื้นที่เก็บข้อมูล 10GB ที่ตรวจสอบล่าสุด) แต่ก็มีข้อเสนอมากมายและยังมีพื้นที่สำหรับปรับปรุงอีกด้วย ด้วยความรู้เล็กน้อยและแอดออนที่สำคัญคุณสามารถใช้บริการเว็บเมลของ Google ได้โดยใช้ห่วงในรูปแบบที่คุณไม่เคยคิดว่าจะทำได้

เบื่อหน่ายมุมมองการสนทนาแบบ Gmail ปิดมัน. ต้องการเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดหรือไม่? มีการสร้างแผ่นข้อมูลป๊อปอัปขึ้นมาและจะเป็นการดีถ้าคุณสามารถบันทึกสิ่งที่แนบมาตรงไปยังบัญชี Dropbox ของคุณได้หรือไม่? ง่ายพอ - ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

คู่มือนี้จะช่วยให้มือใหม่และผู้เชี่ยวชาญของ Gmail ทั้งสองคนสามารถใช้บริการได้มากขึ้น เคล็ดลับส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับการใช้ Gmail ในเว็บเบราเซอร์ แต่อย่าลืมดูส่วน "Gmail จากภายนอกใน" เพื่อเรียนรู้วิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Gmail แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในเบราเซอร์ของคุณ

ทำงานอย่างชาญฉลาดไม่ยาก

1. ค้นหาเอกสารแนบขนาดใหญ่

เราพบข้อความที่มีคำว่า "power" และไฟล์แนบอย่างรวดเร็ว

Gmail เป็นที่รู้จักในด้านความสามารถในการค้นหาที่มีประสิทธิภาพและตอนนี้สนับสนุนพารามิเตอร์การค้นหาที่มีประโยชน์อื่น ๆ ได้แก่ ขนาดของข้อความ ถ้าคุณต้องการค้นหาข้อความอีเมลทั้งหมดที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่กว่า 10MB คุณเพียงต้องการค้นหา ขนาด: 10 เมตร และคุณสามารถจับคู่กับ "old_than" modifier สำหรับการค้นหาเช่น ขนาด: 10m older_than: 6m (เพื่อรับอีเมลทั้งหมดที่มีขนาดใหญ่กว่า 10MB และเก่ากว่าหกเดือน)

2. ทำงานแบบออฟไลน์

การทำงานบนเครื่องบินโดยไม่ใช้ Wi-Fi? อาศัยอยู่ในพื้นที่ที่การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตช้าหรือไม่แน่นอน? ทั้งสองวิธีนี้ให้ติดตั้ง Gmail ออฟไลน์ ด้วยคุณลักษณะนี้คุณสามารถอ่านตอบกลับเขียนค้นหาและเก็บข้อความซึ่งทั้งหมดจะถูกส่งหรือซิงค์โดยอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่คุณออนไลน์ จับได้เพียงอย่างเดียว: ต้องใช้ Google Chrome ถ้าคุณใช้เบราเซอร์อื่นคุณก็โชคดี

3. การตอบกลับแบบยุ่งเหยิง

การสนทนาทางอีเมลที่ยาวนานขึ้น (หรือ "เธรด") จะกลายเป็นเรื่องยากขึ้นเรื่อย ๆ การที่ข้อความดังกล่าวยุ่งเหยิงขึ้นเรื่อย ๆ นั่นเป็นเพราะโดยปกติแล้วเมื่อคุณคลิก ตอบกลับ Gmail จะกล่าวถึงอีเมลต้นฉบับทั้งหมดและการตอบกลับที่ตามมาทั้งหมด โชคดีที่คุณแก้ปัญหาได้ง่าย: ในข้อความของผู้ส่งให้เลือกข้อความที่คุณต้องการตอบ - เนื้อข้อความเช่นเดิม - แล้วคลิก ตอบกลับ ตอนนี้เมื่อ Gmail สร้างข้อความตอบกลับข้อความจะมีเฉพาะข้อความที่เน้น การแปล: ยุ่งมาก

4. ปิดมุมมองการสนทนา

ถ้าคุณชอบลักษณะกล่องจดหมายแบบดั้งเดิมมากขึ้นให้ปิดมุมมองการสนทนา

การพูดเรื่องยุ่งเหยิงบางคนอาจโต้แย้งว่ามุมมองการสนทนาของ Gmail (หรือที่เรียกว่าการสร้างเธรดข้อความ) ทำให้สิ่งต่างๆเป็นไปอย่างมาก จัดกลุ่มข้อความที่มีเนื้อหาเดียวกัน หากต้องการให้ข้อความของคุณกระจายออกไปและง่ายขึ้นให้เลื่อนไปที่การตั้งค่าของ Gmail (ใต้แท็บ ทั่วไป) และเลือก มุมมองการสนทนาปิด

5 แป้นพิมพ์ลัดหลัก

KeyRocket แนะนำแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการกระทำที่คุณเพิ่งถ่ายเมื่อเร็ว ๆ นี้

ปิดเมาส์ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน Gmail ของคุณได้อย่างรวดเร็วด้วยการเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดต่างๆ: R for reply, Ctrl-K เพื่อแทรกลิงก์ Ctrl-Enter เพื่อส่งและอื่น ๆ สำหรับรายการทางลัดที่พร้อมใช้งานแบบ pop-up ให้กด Shift-? ขณะดูกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ Google มีหน้าเว็บที่แสดงรายการทางลัด Gmail ทั้งหมด และหากคุณเป็นผู้ใช้ Chrome คุณสามารถเรียนรู้ทางลัดได้รวดเร็วยิ่งขึ้นโดยการติดตั้งปลั๊กอิน KeyRocket for Gmail ซึ่งจะสอนขณะที่คุณทำงาน

6. ทำข้อความสำคัญให้เป็นฟองไปที่ด้านบน

อีเมลจากที่ทำงานเพื่อนญาติที่สำคัญ อีเมลจากร้านค้า Facebook และคนที่คุณไม่รู้จักไม่สำคัญ คุณลักษณะกล่องจดหมายสำคัญของ Gmail สามารถจัดลำดับความสำคัญจดหมายของคุณเพื่อให้สิ่งสำคัญ ๆ ปรากฏที่ด้านบนซึ่งมีโอกาสน้อยที่จะสับสนได้ หากต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะให้มุ่งหน้าไปที่ Settings คลิกแท็บ Inbox และเลือก Priority Inbox จากตัวเลือก Inbox Type คุณลักษณะนี้อาจยุ่งยากเล็กน้อยหากต้องการตัดหัวออกเพื่ออ่านภาพรวมกล่องจดหมายสำคัญของ Google หากคุณต้องการความช่วยเหลือ

7. ปุ่มคืนโรงเรียนเก่า

ปุ่มที่ไม่มีป้ายข้อความอาจทำให้เกิดความสับสน โชคดีที่ Gmail ช่วยให้คุณสามารถเรียกคืนได้

ขณะกลับ Gmail แทนที่ปุ่มของคุณทั้งหมด - เก็บถาวรลบสแปมและอื่น ๆ ด้วยไอคอนที่ผู้ใช้บางรายมองว่าลึกลับหรืออย่างน้อยก็ยากที่จะจดจำได้อย่างรวดเร็ว หากต้องการให้มีปุ่มแทนข้อความแทนคุณสามารถเรียกคืนได้เพียงไปที่ การตั้งค่า> ทั่วไป เลื่อนลงไปที่ป้ายปุ่มและเปลี่ยนการตั้งค่าเป็น ข้อความ

ใช้ Add-ons

8 เพิ่มปุ่มเลื่อนไปยังกล่องจดหมายของคุณ

ไม่พร้อมที่จะตอบกลับ? ตั้งเวลาเตือน

ไม่สามารถเข้าร่วมกับข้อความใด ๆ ได้ในขณะนี้ แม้ว่าคุณจะทำเครื่องหมายว่าเป็นข้อความที่ยังไม่ได้อ่านอีเมลฉบับใหม่จะทำให้มันแย่ลงและไม่อยู่ในสายตา สิ่งที่คุณต้องการคือวิธี "เลื่อน" ข้อความนั้นเพื่อทำให้ข้อความนั้นกลับไปที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณในเวลาที่กำหนด สองตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม ได้แก่ Boomerang และ Snooze Your Email ทั้งสองใช้ร่วมกับ Gmail เพิ่มปุ่มที่ทำให้ตั้งเวลาล่าช้าสำหรับจำนวนนาทีหรือวันที่ระบุ Boomerang ทำงานร่วมกับ Chrome และ Firefox และมีค่าใช้จ่าย 5 เหรียญต่อเดือน ปิดเสียงเตือนชั่วคราวทางอีเมลของคุณฟรี แต่ใช้ได้กับ Chrome เท่านั้น

9. เปลี่ยนอีเมลเป็นสิ่งที่ต้องปฏิบัติ

Gmail มีรายการงานที่มีอยู่ภายใน แต่มีปัญหาเกี่ยวกับโรคโลหิตจางเล็กน้อยโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการเข้าถึงรายการนั้นที่อื่น หากคุณกำลังมองหาบางสิ่งบางอย่างที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นให้ลองใช้ Astrid ซึ่งเป็นผู้จัดการที่ทำงานบนเว็บที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายซึ่งอยู่ในกลุ่มผู้ใช้ที่ชื่นชอบอย่างสม่ำเสมอ โปรแกรม add-on Remind Me ใหม่สำหรับ Google Chrome จะนำบริการ Astrid ไปใช้ Gmail: คุณสามารถดูงานปัจจุบันของคุณและคลิกที่ปุ่มเพื่อเปิดข้อความอีเมลให้เป็นงานใหม่ได้ดียิ่งขึ้น

10. บันทึกเอกสารแนบ Gmail ของคุณลงในคลาวด์ที่คุณชื่นชอบ

บันทึกเอกสารแนบ Gmail ของคุณไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลเมฆสี่แห่งที่นิยม

เคยต้องการบันทึกไฟล์แนบมาที่บัญชี Dropbox ของคุณโดยตรงหรือไม่? Attachments.me คือบริการฟรีที่สามารถอัปโหลดเอกสารแนบของ Gmail ในกล่อง Dropbox Google ไดรฟ์หรือ SkyDrive ได้ เพียงติดตั้งปลั๊กอินเบราว์เซอร์ (พร้อมใช้งานสำหรับ Chrome และ Firefox) แล้วเชื่อมโยงกับบริการเมฆดังกล่าวข้างต้น กับที่ทำดัชนีรายการสิ่งที่แนบมาทั้งหมดของคุณและแคตตาล็อกพวกเขาสำหรับการดูง่ายและค้นหา ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งคุณสามารถดูดาวน์โหลดแชร์หรือเก็บไฟล์แนบได้

11. ให้ Gmail makeover ทางสังคม

คุณรู้หรือไม่ว่าการเจาะ: คุณได้รับข้อความอีเมลจาก LinkedIn Twitter หรือสิ่งอื่นที่คล้ายคลึงกันจากนั้นคลิกลิงก์ภายในข้อความเพื่อดูการเชื่อมโยงอัพเดตหรืออะไรก็ได้ PowerInbox จะฝังข้อมูลทั้งหมดใน Gmail ให้เหมาะสมเพื่อให้คุณสามารถดูเนื้อหาของข้อความเครือข่ายสังคมต่างๆภายในข้อความได้โดยตรง นอกจากนี้แอดออน Chrome ยังช่วยให้คุณสามารถดำเนินการบางอย่างเช่นการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการอัปเดตของ Facebook และการยอมรับคำขอติดต่อ

12. ทำให้กล่องจดหมาย "smartr"

Smartr Inbox นำแถบด้านข้าง Xobni ไปใช้กับ Gmail

Outlook expatriates อาจมีความชื่นชมในความทรงจำของ Xobni ซึ่งเป็นสมุดที่อยู่ในเตียรอยด์ Smartr Inbox for Gmail นำความดีแบบเดียวกันมาให้กับเว็บเมลของคุณบรรจุข้อมูลการติดต่อการอัปเดตเครือข่ายสังคมประวัติข้อความและที่ติดต่อที่เกี่ยวข้องลงในแถบด้านข้างที่น่าสนใจซึ่งคุณสามารถดูหรือซ่อนได้ตามต้องการ มีให้บริการสำหรับ Chrome, Firefox และ Safari และเป็นหนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้ที่คุณจะพบว่าไม่สามารถอยู่ได้โดยปราศจาก

13. เก็บข้อความที่มีตราสินค้าออกจากกล่องจดหมายของคุณ

เก็บอีเมลที่ไม่จำเป็นออกจากกล่องจดหมายของคุณด้วย PhilterIt

ยอมรับว่า: ครึ่งความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณมาจากร้านค้าเครือข่ายสังคมและแหล่งข้อมูล "ตรา" อื่น ๆ PhilterIt for Chrome "philters" นำเนื้อหาทั้งหมดออกจากกล่องจดหมายและนำไปวางไว้ที่แถบด้านข้าง Gmail ที่ไอคอนซึ่งคุณสามารถตรวจสอบได้ในภายหลังตามความสะดวกของคุณ เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการลดความยุ่งเหยิงของกล่องขาเข้าในขณะที่ยังคงเก็บสิ่งที่คุณอาจต้องการดู

14. เพิ่มไฟล์แนบจากบริการอื่นที่ไม่ใช่ Google ไดรฟ์

หากคุณเป็นผู้ใช้ Gmail คุณจะรู้ได้ง่ายว่าจะแนบไฟล์จาก Google ไดรฟ์ของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการแนบอะไรจาก Box, Dropbox, Evernote, Facebook หรือ Flickr? เมฆสำหรับ Chrome ช่วยให้คุณสามารถแนบไฟล์จากบริการเหล่านั้นและแฮงเอาท์ในระบบคลาวด์อื่น ๆ ได้ เพียงคลิกปุ่ม แนบ ขณะเขียนข้อความใหม่จากนั้นเลือกบริการคลาวด์หรือเครือข่ายสังคม คุณสามารถแนบหลายรายการจากหลายบริการ

มาจากห้องปฏิบัติการ

15 ตอบกลับอีเมลได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยการตอบกลับที่บรรจุกระป๋อง

คำตอบสำเร็จรูปช่วยให้คุณสามารถแทรกข้อความลงในอีเมลได้อย่างรวดเร็ว

คุณมักจะพบว่าตัวเองพิมพ์ข้อความตอบกลับซ้ำ ๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า? Labs มีการตอบสนองที่ส่งถึงคุณสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ตราบใดที่คุณเก็บข้อความสั้น หลังจากเปิดใช้งานแล้วเพียงเขียนหรือตอบกลับข้อความให้คลิกลูกศรตัวเลือกเพิ่มเติมเลื่อนเมาส์ไปที่ คำตอบที่ได้รับการเก็บ และเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างใหม่ได้ตามต้องการ ไม่ใช่ส่วนที่หรูหราที่สุดใน Gmail แต่ก็มีประโยชน์มากทีเดียว

16. ดูข้อความโดยไม่ต้องคลิก

เคยต้องการ Gmail มีบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างหรือไม่? คุณสามารถให้สิทธิ์ได้อย่างใดอย่างหนึ่ง

Gmail น่ารำคาญไม่มีตัวเลือกหน้าตัวอย่างซึ่งหมายความว่าคุณต้องคลิกอีเมลใด ๆ ที่คุณต้องการอ่านแล้วกลับไปที่กล่องขาเข้าและคลิกที่อื่น - กระบวนการทำงานช้าและสิ้นเปลืองเวลา โชคดีที่ Labs มีคุณลักษณะ Message Sneak Peek ช่วยลดความยุ่งยากเล็กน้อย: เพียงคลิกขวาที่ข้อความใด ๆ เพื่อดูเนื้อหาในหน้าต่างแสดงตัวอย่างทันที ใช้บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างได้ดียิ่งขึ้นซึ่งจะให้หน้าต่างแสดงตัวอย่างแบบสุจริตพร้อมกับกล่องจดหมายของคุณ

17 ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วด้วย

น้อยกว่าบางครั้ง timesavers ที่ดีที่สุดนั้นง่ายที่สุด ถ้าคุณเคยใช้ข้อความ Sneak Peek เพื่อดูข้อความอีเมลและต้องการทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วโดยไม่ต้องคลิกที่เมนู เพิ่มเติม ให้เปิดใช้งานคุณลักษณะ Labs ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว หลังจากเลือกข้อความอย่างน้อยหนึ่งข้อความคุณจะเห็นปุ่มนั้นบนแถบเครื่องมือของคุณ คลิกเดียวและ Presto

Gmail จากภายนอกใน

18 ตั้งค่าสมาร์ททริกเกอร์

งอ Gmail ให้เป็นไปตามความต้องการของคุณด้วยความช่วยเหลือจาก IFTTT.com

จะเป็นไปได้ไหมถ้า Gmail สามารถแจ้งให้คุณทราบผ่านทางสมาร์ทโฟนทุกครั้งที่มีอีเมล "เร่งด่วน" มา หรือถ้าจะสามารถบันทึกข้อความที่ติดดาวไว้ในบัญชี Evernote ของคุณโดยอัตโนมัติ นี่เป็นเพียงบางส่วนของ "สูตรอาหาร" ที่มีอยู่ใน If This That That 's Gmail Channel ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างทริกเกอร์ของคุณเองเพื่อทำให้ Gmail สามารถทำสิ่งดีๆได้ทุกรูปแบบ

19. เพิ่มบุ๊คมาร์คเฉพาะ Gmail ลงในเบราเซอร์ของคุณ

เพิ่มแป้นพิมพ์ลัดเขียนลงในเบราเซอร์ของคุณ

เมื่อคุณต้องการเขียนข้อความอีเมลใหม่คุณรู้ว่าการเจาะ: เปิด Gmail แล้วคลิกปุ่ม เขียน. แต่คุณสามารถบันทึกขั้นตอนได้โดยการเพิ่มบุ๊กมาร์กลงในแถบรายการโปรดของเบราเซอร์ - ไม่ใช่เฉพาะ Compose เท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิ่งต่างๆเช่น Starred, Sent Mail และแม้แต่ป้ายกำกับที่เฉพาะเจาะจง เพียงคลิกตัวเลือกที่ต้องการในเบราว์เซอร์แล้วสร้างบุ๊กมาร์กใหม่โดยลาก URL ในแถบที่อยู่ของเบราเซอร์ไปยังแถบรายการโปรดของเบราเซอร์ ขณะนี้คุณสามารถเข้าถึงฟังก์ชัน Gmail ที่คุณชื่นชอบได้ด้วยคลิกเดียว

20. เปลี่ยนเป็นกล่องจดหมายสำหรับ iOS

ต้องการใช้แอปกล่องจดหมายใหม่หรือไม่? ความอดทน

แม้ว่า Mail Beta for iOS จะยังอยู่ในช่วงเบต้าอยู่แล้วก็ตาม แอปที่ต้องการ สำหรับใช้ Gmail บน iPhone ของคุณ ระหว่างคุณลักษณะอื่น ๆ จะช่วยให้คุณสามารถ "เลื่อนล้าง" ข้อความในภายหลัง (เหมือนกับเคล็ดลับที่ 8 ด้านบน) และแน่นอนส่งเสริมปรัชญา "กล่องจดหมายศูนย์" ในการทำให้อีเมลของคุณง่ายขึ้น ดีที่สุดทั้งหมดฟรี - แม้ว่าคุณอาจจะต้องรอให้ทันเวลา

21. เพิ่มการเข้ารหัส PGP ในอีเมล Gmail ของคุณ

กังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยทางอีเมลหรือไม่? คุณควรจะเป็น: เว็บเมลโดยเฉพาะมีแนวโน้มที่จะค่อนข้างไม่ปลอดภัยโดยมีหลักฐานจากการแฮ็กที่มีรายละเอียดสูง ๆ จำนวนมาก ๆ Mailvelope (ในรุ่นเบต้าสำหรับ Chrome และ Firefox) ช่วยให้คุณสามารถแลกเปลี่ยนอีเมลที่เข้ารหัสโดยใช้การเข้ารหัส OpenPGP คุณสามารถสร้างคีย์สาธารณะและคีย์ส่วนตัวของคุณเองจากนั้นคลิกที่ไอคอนรูปกุญแจเล็ก ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะผ่านการป้องกันที่หนักหน่วง