สำนักงานไร้กระดาษยังคงหลบหนีเรา

ตั้งแต่รุ่งอรุณของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีการคาดการณ์ของอนาคตดิจิตอลทั้งหมดที่กระดาษเป็นเพียงเล็กน้อย แต่หน่วยความจำที่ห่างไกล "สำนักงานไร้กระดาษ" แต่วิสัยทัศน์แบบยูโทเปียก็ยังห่างไกลออกไป

Adobe ซึ่งซื้อ บริษัท Echosign ลายเซ็นดิจิทัลในปี 2011 ได้ทำการศึกษาเพื่อหาวิธีการ สิ่งต่างๆกำลังก้าวหน้าไปในอนาคตไปสู่เอกสารดิจิทัลทั้งหมดของเราในอนาคต การศึกษานี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่รวบรวมจากแบบสำรวจออนไลน์ระหว่างผู้จัดการฝ่ายสหรัฐฯในสหรัฐฯที่มีจำนวน 1051 คนที่ร่างส่งหรือลงนามในสัญญาและข้อตกลงที่ บริษัท ขนาดเล็กขนาดกลางและใหญ่

รายงาน "กระดาษ: สัตว์ใกล้สูญพันธุ์" เผยผลที่น่าสนใจบางอย่าง เพียงแค่ครึ่งหนึ่งของผู้ตอบแบบสอบถาม 51% เชื่อว่าขั้นตอนการทำงานแบบดิจิตอลทำให้การจัดเก็บและจัดการเอกสารทำได้ง่ายขึ้นและ 61 เปอร์เซ็นต์บอกว่าการทำงานแบบดิจิทัลลดค่าใช้จ่าย เกือบหนึ่งในสามรู้สึกว่าเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลช่วยให้พวกเขามีขอบและช่วยให้พวกเขาชนะธุรกิจ

พอใช้ เมื่อมองไปที่ Infographic จาก Adobe ตัวเลขเหล่านี้ล้วนอยู่ในทิศทางที่ถูกต้องแม้ว่าจะไม่มากเท่าที่ฉันคาดหวังหลังจากหลายสิบปีของคำมั่นสัญญาว่าจะใช้สำนักงานไร้กระดาษ จากนั้นเราจะได้รับสัญญา ผลการสำรวจเกือบทั้งหมดเป็นเอกฉันท์ (98

Adobe Infographic ไฮไลต์จากผลการวิจัย

เปอร์เซ็นต์) ว่าสัญญาที่เกิดขึ้นจริงหรือเอกสารทางกฎหมายยังคงดำเนินการโดยใช้กระดาษถึงแม้ว่าเกือบสามในสี่คิดว่าชีวิตจะง่ายขึ้นหากสัญญาทำแบบดิจิทัล

ในฐานะนักวิเคราะห์อิสระและที่ปรึกษาฉันสามารถรับรองความจริงที่ว่า บริษัท ส่วนใหญ่ยังคงพึ่งพากระดาษ ฉันได้รับจากทั้งสองด้านของการแบ่งกระดาษกับดิจิตอลและฉันสามารถพูดได้จากประสบการณ์ว่าสัญญาดิจิทัลมีประสิทธิภาพมากขึ้นร้อยละ) ว่าสัญญาที่เกิดขึ้นจริงหรือเอกสารทางกฎหมายจะทำยังคงใช้กระดาษแม้ว่าเกือบสามในสี่คิดว่า ชีวิตจะง่ายกว่าถ้าสัญญาทำแบบดิจิทัล

โดยปกติเมื่อฉันเห็นด้วยกับการทำงานกับลูกค้าฉันจะส่งผ่านภาษาร่างบางฉบับเพื่อใช้เป็นสัญญา ลูกค้าจะเติมรายละเอียดที่ขาดหายไปทั้งหมดและส่งเอกสารกลับมาโดยทั่วไปในรูปแบบไฟล์ PDF ฉันต้องพิมพ์ไฟล์ PDF เพื่อให้ฉันสามารถเซ็นชื่อและสแกนเอกสารที่เซ็นชื่อเพื่อให้สามารถส่งคืนให้กับลูกค้าได้ จากนั้นไคลเอ็นต์ต้องพิมพ์รูปแบบที่ลงลายเซ็นของฉันและลงชื่อเข้าใช้ด้วยตนเองเพื่อให้สามารถสแกนและส่งคืนสัญญาฉบับสมบูรณ์ให้กับฉันได้ เป็นกระบวนการที่น่าเบื่อที่สิ้นเปลืองกระดาษทั้งสองด้าน

ฉันยังทำงานกับลูกค้าที่ใช้เครื่องมือลายเซ็นดิจิทัล ฉันได้รับอีเมลพร้อมลิงก์เพื่อ "ลงชื่อ" เอกสาร ฉันเซ็นสัญญาแบบดิจิทัลแล้วเราก็พร้อมแล้วที่จะทำธุรกิจ ไม่มีมลพิษเอะอะและไม่เสียกระดาษ

ธนาคารเป็นหนึ่งในผู้กระทำผิดที่เลวร้ายที่สุด เมื่อฉันซื้อรถของฉันและเมื่อฉันซื้อบ้านของฉันมีรีมกระดาษที่ใช้ พวกเขาต้องการใช้สิ่งเก่า ๆ ที่เรียกว่าเครื่องโทรสาร (ดูได้จากวิกิพีเดีย) ฉันลงลายมือชื่อและลงลายมือชื่อมากพอที่จะลงมือทำป่าเล็ก ๆ เพื่อทำธุรกรรมให้เสร็จสมบูรณ์

สำนักงานไร้กระดาษ? เรากำลังดำเนินไปอย่างช้าๆเพื่อบรรลุเป้าหมายดังกล่าว แต่เราก็ไกลจากการบรรลุความฝันท่อที่ไม่สมบูรณ์