HyLighter ช่วยให้กลุ่มทำงานร่วมกันบนเอกสาร

การทำงานร่วมกันกับสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมของคุณ การสร้างและปรับเปลี่ยนเอกสารเป็นความต้องการทางธุรกิจทั่วไป แต่วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการงานนี้คืออะไร? บริการการทำงานร่วมกันของเอกสารใหม่ที่เรียกว่า HyLighter ช่วยให้คุณสามารถใช้การเข้ารหัสสีเพื่อเน้นคำอธิบายประกอบซึ่งบริการดังกล่าวติดตามแยกจากเอกสารต้นฉบับ

ผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ที่ทำงานร่วมกันในเอกสารอยู่ในระยะเวลานาน ตัวอย่างหนึ่งที่คุ้นเคยคือความสามารถในการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft Word; คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำเครื่องหมายเอกสาร Word ที่มีความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำซึ่งผู้ทำงานร่วมกันคนอื่น ๆ สามารถยอมรับหรือปฏิเสธ

บริการเว็บที่มีชื่อเสียงหลายแห่งมีตัวเลือกการทำงานร่วมกันของเอกสารที่มีความยืดหยุ่นสูงรวมถึงการเข้าถึงเอกสารที่ใช้ร่วมกัน Microsoft Office Live และ WebEx Office Office ช่วยให้คุณสามารถอัพโหลดเอกสารไปยังเว็บไซต์ออนไลน์ส่วนตัวเพื่อใช้ร่วมกันทบทวนและปรับเปลี่ยนได้ Basecamp จัดเตรียม Writeboard ออนไลน์สำหรับการทำงานร่วมกันของเอกสารและบริการการจัดการโครงการแบบง่ายๆ

HyLighter ซึ่งปัจจุบันอยู่ในการทดสอบเบต้ามีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านความร่วมมือด้านเอกสาร จะให้สิทธิประโยชน์ในการให้บริการแชร์ออนไลน์แบบทั่วไปโดยทั่วไปมากที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการการเข้ารหัสสีที่ใช้งานง่ายซึ่งเน้นประเด็นที่น่าห่วงใยสำหรับทีมงานทางธุรกิจ HyLighter ติดตามความคิดเห็นและแนะนำการเปลี่ยนแปลงแยกต่างหากเพื่อไม่ให้ปิดบังเอกสารต้นฉบับ. ในความเป็นจริงคุณไม่สามารถเปลี่ยนเอกสารได้ภายใน HyLighter ซึ่งอาจทำให้ไม่เหมาะสมกับผู้ใช้บางราย แต่ในสถานการณ์ที่ความกังวลของผู้ทำงานร่วมกันในการติดตามเป็นสิ่งสำคัญอาจเป็นประโยชน์ได้มาก

HyLighter ทำให้ตัวอักษรตัวพิมพ์เล็ก c ตลอดทั้งเอกสารที่นำเข้านี้

HyLighter เป็นงานที่ดำเนินไปเรื่อย ๆ ดังนั้นฉันจึงไม่แนะนำให้พึ่งพา เกี่ยวกับมันเฉพาะเมื่อคุณกำลังทำงานกับเอกสารที่สำคัญ; เตรียมพร้อมที่จะใช้อะไรอย่างอื่นถ้าคุณใช้มันลงไป ตัวอย่างเช่นบริการกล่าวว่าสนับสนุนเอกสารในรูปแบบ Word, PDF และ HTML แต่ไฟล์ PDF บางไฟล์ที่ฉันอัปโหลดไปยังบริการนี้ไม่ได้แสดงความนับถืออย่างสมบูรณ์ (HyLighter ยอมรับว่าไฟล์ PDF แบบหลายคอลัมน์ที่มีกราฟิกฝังตัวเช่นรูปภาพในภาพหน้าจอที่แสดงด้านซ้ายมืออาจแสดงผลไม่ถูกต้อง)

ในทางกลับกันเอกสาร Word จะแสดงผลได้อย่างไม่มีที่ติ HyLighter กล่าวว่าแผนจะสนับสนุนคำอธิบายประกอบเกี่ยวกับไฟล์กราฟิกเสียงและวิดีโอในที่สุด

HyLighter Works

HyLighter ตระหนักถึงผู้ใช้สองประเภทคือผู้ริเริ่มเอกสารและผู้รับเชิญ - บุคคลที่ผู้ริเริ่ม ขอให้เข้าร่วมในการทำงานร่วมกัน บทแนะนำแบบสั้น ๆ บนไซต์ HyLighter อธิบายบทบาทของผู้ใช้ในรายละเอียดมากขึ้น

ผู้ริเริ่มเริ่มดำเนินการโดยลงชื่อสมัครใช้บริการและอัปโหลดเอกสาร ฉันพบปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ในครั้งแรกที่ฉันพยายามลงชื่อสมัครใช้: ฉันไม่ได้รับการตอบรับทาง e-mail แต่ในวันต่อมาความพยายามครั้งที่สองผมประสบความสำเร็จ

เมื่อเข้าสู่ระบบแล้วคุณจะเห็นอินเตอร์เฟซสำรอง ด้านบนเป็นตัวเลือกเมนูสำหรับการเข้าถึงเอกสารที่คุณสร้างขึ้นและเอกสารที่คุณได้รับเชิญให้ทำงานร่วมกัน บานหน้าต่างด้านขวามีลิงค์สำหรับเปลี่ยนโปรไฟล์ของคุณและนำเข้าเอกสารที่คุณต้องการใช้ใน HyLighter

การนำเข้าเอกสารตรงไปตรงมา คุณระบุชื่อเอกสารค้นหาแฟ้มในพีซีของคุณกำหนดสถานะลิขสิทธิ์ (ปลอดภัยอยู่ระหว่างดำเนินการหรือไม่สามารถใช้งานได้) เลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงป้อนคำอธิบายหากต้องการและพิมพ์ที่อยู่อีเมลของ คนที่คุณต้องการเชิญเป็นผู้ทำงานร่วมกัน

ผู้ได้รับเชิญแต่ละคนจะได้รับข้อความอีเมลที่ขอให้ป้อนข้อมูลในเอกสาร ก่อนที่จะทำเอกสารผู้ที่ได้รับเชิญจะต้องตั้งค่าบัญชี HyLighter

ความเห็น, ไม่เปลี่ยนแปลง

หลังจากอัปโหลดเอกสารจากเครื่องพีซีของคุณไปยังบริการออนไลน์ (ซึ่งใช้เวลาสองสามวินาที) คุณสามารถเริ่มต้นได้ อธิบายไว้

แถบสีของ HyLighter มีลักษณะคล้ายกับไฮไลต์ในโลกแห่งความจริงที่นำมาใช้กับปากกาประดับที่มีสี: พวกเขาไม่ปิดบังข้อความ แถบสีเหลืองเน้นทางเดินที่คุณได้แสดงความคิดเห็นสีน้ำเงินหมายถึงความคิดเห็นจากคนอื่น ๆ และพื้นที่สีเขียวแสดงถึงความกังวลร่วมกัน สีเข้มหรือสีเขียวจะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ทำงานร่วมกันแสดงความสนใจเป็นพิเศษในกลุ่มตัวอย่างเช่นเมื่อผู้เข้าร่วมหลายคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อความเดียวกัน

ความคิดเห็นจะปรากฏในบานหน้าต่างทางด้านขวาของเอกสาร ความคิดเห็นแต่ละข้อจะปรากฏใต้ชื่อผู้แต่งและคลิกที่ไอคอนรูปกล่องเล็ก ๆ ทางด้านขวาของชื่อผู้เขียนจะเปลี่ยนสีไฮไลต์ที่เกี่ยวข้อง ไอคอนขนาดเล็กอื่น ๆ ช่วยให้คุณสามารถแทนที่, เพิ่ม, หรือลบความคิดเห็นได้

เมื่อคุณเพิ่มหรือแทนที่ความคิดเห็นกรอบข้อความจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติโดยมีตัวเลือกการจัดรูปแบบทั่วไปเช่นตัวหนาและตัวเอียง คุณสามารถแทรกลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ภายนอกได้ตัวอย่างเช่นวิดีโอจาก YouTube แต่คุณไม่สามารถอัปโหลดข้อมูลภายนอกลงใน HyLighter ได้

ปุ่มที่อยู่เหนือคอลัมน์ความคิดเห็นทำให้มีเอกสารเพิ่มเติม มีฟังก์ชั่น หนึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้าง G-note - ความคิดเห็นทั่วไปที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับพื้นที่ใด ๆ ของเอกสาร ปุ่มเปรียบเทียบช่วยให้คุณกำหนดความคิดเห็นที่คุณดูได้ด้วยตนเองพูดหรือเฉพาะเพื่อนร่วมงาน

เมื่อการทำงานร่วมกันเสร็จสมบูรณ์แล้วคุณสามารถกดปุ่มส่งออกเพื่อส่งออกเอกสารและความคิดเห็นลงในไฟล์ HTML ได้ จำกัด ประโยชน์ของบริการ (HyLighter วางแผนที่จะรวมการสนับสนุนสำหรับการเอ็กซ์พอร์ตไปยัง RTF, PDF และอาจเป็นรูปแบบ Word ในอนาคต)

ในเวลาเดียวกันไฟล์ช่วยเหลือของ HyLighter แนะนำวิธีแก้ไขปัญหาที่ใช้ปุ่ม Easy View: คลิกเพื่อสร้างหน้าต่างที่แคบลง ซึ่งเอกสารไฮไลต์จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านบนและความคิดเห็นในบานหน้าต่างด้านล่าง ถ้าคุณไม่มีจอแสดงผลขนาดเล็กมากคุณจะมีพื้นที่เพียงพอที่จะเปิดแอปสร้างเอกสาร (Word) ในหน้าต่างแคบที่สองพร้อมกับหน้าต่าง Easy View; จากนั้นคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองได้ เห็นได้ชัดว่านี่ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน

HyLighter คุ้มค่าหรือไม่?

ฉันชอบวิธีที่ HyLighter แยกความคิดเห็นออกจากเอกสาร เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนเว็บส่วนใหญ่จะปรับเปลี่ยนเอกสารเองและด้วยเหตุนี้เมื่อผู้ใช้หลายคนมีส่วนร่วมเจตนาและโทนของข้อความต้นฉบับจะสูญหายไป

ถ้าเพียงหนึ่งหรือสองคนกำลังตรวจสอบเอกสารของคุณ อันตรายจากการจมน้ำในความคิดเห็นอาจมีน้อยมาก ในขณะเดียวกันงานพิเศษในการถ่ายโอนความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงเอกสารต้นฉบับอาจเป็นข้อเสียเปรียบที่สำคัญ

HyLighter สามารถใช้งานได้ในช่วงเบต้าและบริการนี้แสดงให้เห็นถึงสัญญาที่แท้จริง ถ้าคุณต้องการทำงานร่วมกันกับเอกสารขอแนะนำให้คุณทดลองใช้เพื่อดูว่าเหมาะสมกับสไตล์ของคุณหรือไม่

เมื่อ HyLighter เวอร์ชันสุดท้ายปรากฏขึ้นแอพพลิเคชันนี้จะพร้อมใช้งานเป็นแอพพลิเคชันที่ผู้ใช้สามารถติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ได้เช่น เช่นเดียวกับการเป็นบริการโฮสต์ ไม่ได้รับการกำหนดราคา

Richard Morochove เป็นที่ปรึกษาด้านไอทีและนักเขียน ส่งคำถามเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีในธุรกิจขนาดเล็กที่มีขนาดปานกลาง

ผ่านทางอีเมล PC World อาจแก้ไขข้อความค้นหาของคุณและไม่สามารถรับรองได้ว่าจะตอบคำถามทั้งหมด