วิธีการใช้จดหมายเวียนใน Google เอกสาร - แนะนำเทคโนโลยี

เมื่อฉันอยู่ในโรงเรียนส่วนของสมองของฉันกำลังเบ่งบาน แต่ชั้นเรียนคอมพิวเตอร์ของโรงเรียนกับ MS Office ไม่เคยจุดประกายความปรารถนาของฉัน แน่นอนว่ามันเป็นสิ่งที่มีประโยชน์บางสิ่งที่จะทำให้เราได้งานในสักวันหนึ่ง ถึงกระนั้นฉันก็เกลียดมัน ที่เลวร้ายที่สุดของทั้งหมดคือการเรียนรู้จดหมายเวียน

ฉันลองใช้ในโรงเรียนวิทยาลัยและเวลาน้อยที่ฉันใช้ใน บริษัท บัญชี มันไม่เคยทำงานอย่างที่ฉันต้องการ ที่สำคัญฉันไม่เคย "เข้าใจ" ตอนนี้ฉันมีความเคารพอย่างมากสำหรับผู้ที่จัดการกับชุดโปรแกรม Office ทั้งในและนอกเวลาเพราะเชื่อฉันมันไม่ง่ายเลย

เท่าที่ฉันไม่ชอบการใช้จดหมายเวียนของ MS Office ฉันได้รับการอุทธรณ์ จะดีกว่าแค่ส่งอีเมลเป็นจำนวนมากโดยไม่มีคำทักทายส่วนตัวและสำหรับบางคนการตั้งค่าจดหมายข่าวสำหรับอีเมลจำนวนมากเพียงฉบับเดียวอาจไม่คุ้มค่า ไม่มีเหตุผลใดที่จดหมายเวียนไม่ควรเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ / ชีวิตธุรกิจของคุณ แต่มีวิธีที่ดีกว่าในการจัดการนอกจักรวาล MS Office

นี่คือเหตุผลที่ฉันยินดีที่จะบอกคุณเกี่ยวกับทางเลือกที่ใช้งานง่ายใช้งานง่ายและใช้งานได้จริง มันทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมของ Google Docs (ขออภัยที่ต้องใช้ MS Office folks แต่อาจถึงเวลาที่จะพิจารณาชุดการเพิ่มผลผลิตออนไลน์ / ออฟไลน์ของ Google Drive) ส่วนเสริมมาจาก MailChimp หนึ่งในบริการจดหมายข่าวทางอีเมลที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดที่นั่น

ขั้นตอนที่ 1: สร้างสเปรดชีตพร้อมรายละเอียดผู้รับ

ก่อนที่เราจะเริ่มต้นให้ไปที่ Google.com/Sheets สร้างสเปรดชีตใหม่และใส่รายละเอียดสำหรับผู้รับของคุณในแถวที่มีป้ายกำกับอย่างถูกต้อง เริ่มต้นด้วย ชื่อ นามสกุล และ อีเมล คุณสามารถใส่ในฟิลด์เช่น ที่อยู่ หรือสิ่งอื่นที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ

เมื่อเสร็จแล้วให้ปิดแท็บแล้วมาทำงานกับอีเมลจริงกันดีกว่า

ขั้นตอนที่ 2: ติดตั้ง Merge By MailChimp Add-on

ไปที่ Google.com/Docs สร้างเอกสารใหม่ตั้งชื่อที่คุณต้องการมุ่งไปที่ Add-on -> รับ Add-on และค้นหา Merge by MailChimp ดาวน์โหลด Add-on และรอสองสามวินาทีเพื่อติดตั้ง

ขั้นตอนที่ 3: สร้างเนื้อหาอีเมล

นี่คือที่ที่คุณทำสิ่งที่คุณต้องทำ Google เอกสารมีเทมเพลตและส่วนเสริมจำนวนมากเพื่อสร้างเค้าโครงหน้าเว็บที่น่าสนใจ การแทรกแผนภูมิรูปภาพและมัลติมีเดียอื่น ๆ ก็ทำได้ง่ายเช่นกัน

ขั้นตอนที่ 4: การรวมเมล

เมื่อเนื้อความอีเมลพร้อมให้ไปที่ Add-ons -> ผสานโดย MailChimp -> ส่งอีเมล วิธีนี้จะทำให้ป๊อปอัปอธิบายขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการก่อนจึงจะสามารถส่งอีเมลได้

จากตัวเลือกให้เลือกสเปรดชีตที่เราสร้างในขั้นตอนที่ 1

คุณจะเห็นแถบด้านข้างปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อมูลสเปรดชีตวิเคราะห์และประมวลผล

มันรู้แล้วว่าเป็นแถวส่วนหัวซึ่งเป็นส่วนหัวและที่สำคัญกว่านั้น แถวใดที่มีอีเมล แน่นอนคุณสามารถเปลี่ยนแปลงรายละเอียดได้ตามต้องการ

ขั้นตอนที่ 5: การปรับแต่งจดหมายเวียนเอง

เนื่องจากนี่คือ“ จดหมายเวียน” ไม่ใช่แค่จดหมายเวียนคุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ เช่นเพิ่มชื่อของฝ่ายที่ได้รับด้านบนหรือที่ใดก็ได้ในเอกสารที่คุณต้องการ

ในการทำเช่นนี้คลิกปุ่ม ผสานแท็ก จากแถบด้านข้าง สิ่งนี้จะสร้างแท็กสำหรับแต่ละแถว

ตอนนี้เลือกที่ในเอกสารที่คุณต้องการแทรกข้อมูลที่เกี่ยวข้องและคลิกที่ปุ่มแท็ก (ตัวอย่างเช่น ชื่อ) ทำสิ่งนี้สำหรับองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 6: ใส่ข้อมูลผู้ส่งและส่งออก

จากแท็บข้อมูลอีเมลใส่ชื่อผู้ส่งอีเมลผู้ส่งบรรทัดหัวเรื่องอีเมลและชื่อ บริษัท และที่อยู่ในส่วนท้าย

คลิกที่ ส่งอีเมล และ อีเมล ส่วนบุคคลของคุณกำลังจะมา ง่ายใช่มั้ย

เมื่ออีเมลถูกส่งไปแล้วคุณสามารถติดตามความคืบหน้าและดูจำนวนอีเมลที่เปิดจากตัวเลือก รายงาน ในส่วน Add-on การใช้ Add-on นี้คุณสามารถส่งอีเมลได้สูงสุด 6, 000 ฉบับต่อเดือน นอกจากนี้เมื่อคุณใช้บริการของ บริษัท จดหมายข่าวที่จัดตั้งขึ้นเพื่อส่งอีเมลนั้นจะมีลิงก์ "ยกเลิกการสมัคร" และโลโก้ MailChimp ที่ด้านล่าง