ใช้เงื่อนไขข้อยกเว้นในมุมมองสำหรับกฎอีเมลเชิงลบ

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับกฎการมองในจำนวนโพสต์ เคล็ดลับเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบอีเมลได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตามคุณต้องเห็นสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน: โดยทั่วไปเราข้าม เงื่อนไขข้อยกเว้น และปล่อยให้คุณตัดสินใจว่าคุณต้องการเพิ่มหรือไม่

วันนี้เราพร้อมแล้วที่จะบอกคุณถึงความสำคัญของข้อยกเว้น ในความเป็นจริงเราจะแสดงวิธีใช้เงื่อนไขข้อยกเว้นเพื่อสร้างกฎ เชิงลบ

ให้เรายกตัวอย่าง ฉันไปเที่ยวพักผ่อนและโดยทั่วไปฉันชอบที่จะหลีกเลี่ยงงานส่วนตัวของฉัน ดังนั้นในขณะที่ฉันสามารถสร้างการตอบกลับอัตโนมัติในช่วงวันหยุดได้อย่างง่ายดายสำหรับอีเมลแต่ละฉบับที่อยู่ในกล่องจดหมายของฉันฉันต้องการทำอย่างนั้นกับอีเมลที่ทำงานเท่านั้น (โดยเฉพาะอย่างยิ่งอีเมลที่เป็นกลุ่มที่เกี่ยวข้อง เข้าร่วมอีเมล“ ส่งถึงฉันเท่านั้น”

เคล็ดลับเด็ด: ฉัน คือคุณเป็นคนที่ใช้กฎอีเมลของ Outlook เป็นอย่างมากคุณควรพิจารณาทำการสำรองข้อมูลเพื่อที่คุณจะสามารถนำเข้าได้ตลอดเวลาหากคุณทำมันหายระหว่างการทำงานผิดปกติที่ไม่คาดคิด

มีวิธีใดบ้างที่ฉันสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังอีเมลทั้งหมดยกเว้นอีเมลที่ส่งถึงฉันเท่านั้น ใช่แล้ว ฉันต้องส่งคำตอบไปยังอีเมลที่ส่งถึงฉันและคนอื่น นั่นคือ,

อีเมลทั้งหมดยกเว้นอีเมลที่ส่งถึงฉันเท่านั้น

ที่นี่เราจะนำคุณผ่านขั้นตอนการสร้างกฎดังกล่าว คุณอาจใช้แนวทางที่คล้ายกันสำหรับกฎเชิงลบใด ๆ ที่คุณต้องการสร้าง

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่เมนู ไฟล์ บน Ribbon และเปิด

ขั้นตอนที่ 2: คุณจะเข้าสู่หน้า ข้อมูลบัญชี คลิกที่ไอคอน จัดการกฎและการแจ้งเตือน

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มต้นด้วยการคลิกที่ New Rule

ขั้นตอนที่ 4: ใน ตัวช่วยสร้างกฎเริ่มจากกฎเปล่า โดยเลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ คลิกที่ ต่อไป

ขั้นตอนที่ 5: จากนั้นคุณจะถูกขอให้เลือกเงื่อนไข อย่าทำการเลือกใด ๆ ที่นี่ เพียงกดที่ ถัดไป

ขั้นตอนที่ 6: คำเตือนจะเกิดขึ้นบอกคุณว่ากฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความทั้งหมด พูดว่า ใช่

ขั้นตอนที่ 7: เลือกการกระทำ ฉันต้องการ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ และเทมเพลตมีการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขั้นตอนที่ 8: ที่บานหน้าต่างด้านล่างของหน้าต่างเดียวกันให้คลิก ที่เทมเพลตที่ระบุ และเรียกดูและเลือกการตอบกลับด้วยแบบฟอร์มเทมเพลต

ขั้นตอนที่ 9: ตอนนี้คุณถูกพาไปที่หน้าต่างข้อยกเว้น ที่นี่ฉันจะใช้เงื่อนไขข้อ ยกเว้นยกเว้นถ้าส่งให้ฉัน เท่านั้น คลิกที่ ต่อไป

ขั้นตอนที่ 10: คุณทำเสร็จแล้ว ตั้งค่าให้สมบูรณ์โดยคลิกที่ เสร็จสิ้น

ตอนนี้ในช่วงวันหยุดคุณจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับจดหมายที่ไม่ได้ส่งถึงคุณเท่านั้น น่าสนใจใช่มั้ย

ข้อสรุป

คิดเกี่ยวกับสถานการณ์อื่น ๆ ที่คุณจำเป็นต้องสร้างกฎเชิงลบดังกล่าว เมื่อคุณคิดออกและสร้างกฎได้สำเร็จคุณจะเริ่มรักกฎของ Outlook ได้มากกว่าเดิม