วิธีติดตามค่าใช้จ่ายและงบประมาณจากโทรศัพท์โดยใช้ Google เอกสาร

การติดตามค่าใช้จ่ายและการยึดงบประมาณอาจเป็นอุปสรรคที่น่าเบื่อ เรามักจะรวบรวมใบเสร็จรับเงินและนั่งนับร้อยก่อนที่จะผ่านพวกเขา บางทีคุณอาจเบื่อมันและในที่สุดก็เลิกเก็บมันไว้ นี่ไม่ใช่วิธีปฏิบัติที่ดี แต่โดยปกติแล้วสิ่งที่เป็นผลมาจากความยุ่งยากทางกายภาพและความสับสนในการติดตามการสั่งซื้อทั้งหมด

แต่คุณจะติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้อย่างไรโดยไม่ต้องมีใบเสร็จรับเงินทางกายภาพ? นี่เป็นเรื่องง่ายมากกับ Google Forms คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่แสดงสิ่งที่คุณเห็นตามปกติในใบเสร็จและบันทึกในหนังสือของคุณ รวมคำถามไว้ในแบบฟอร์มเช่นการซื้อและราคา ใช้แบบฟอร์มนี้จากสมาร์ทโฟนของคุณทันทีหลังจากทำการซื้อ จากนั้นจะส่งผลลัพธ์แบบฟอร์มไปยังสเปรดชีตที่คุณสามารถตรวจสอบกลับมาที่คอมพิวเตอร์ของคุณที่บ้าน

นอกจากรูปแบบการทำธุรกรรมที่ดีแล้ว คุณสามารถตั้งค่าสเปรดชีตเพื่อแสดงจำนวนเงินที่คุณเหลืออยู่ในบัญชีธนาคารของคุณ (หรือเงินสด) มีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนักเรียนและผู้ที่มีความกังวลเกี่ยวกับการระบายงบประมาณของพวกเขาผ่านการใช้จ่ายโดยประมาทก่อนที่พวกเขาจะรู้

อันดับแรกเราจะแสดงวิธีสร้างแบบฟอร์ม Google เพื่อส่งค่าใช้จ่ายอย่างรวดเร็ว จากนั้นเราจะสาธิตวิธีการคำนวณยอดคงเหลือที่มีอยู่ของคุณแล้วเผยแพร่ในรูปแบบของหน้าเว็บแบบง่ายที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายผ่านเบราว์เซอร์ของโทรศัพท์มือถือ สุดท้ายเราจะพูดถึงการเผยแพร่แผนภูมิของยอดคงเหลือที่มีอยู่แทน

เอาล่ะ.

1. สร้างแบบฟอร์ม Google

เปิดบัญชี Google Drive ของคุณแล้วเลือก สร้าง> แบบฟอร์ม จากเมนู

ป้อนชื่อฟอร์มใด ๆ และเลือกชุดรูปแบบก่อนกด ตกลง

เราจะสร้างแบบฟอร์มนี้โดยมีคำถามเพียงไม่กี่ข้อ สิ่งเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้ตามที่คุณเห็นสมควร เราจะใช้คำถาม ราคา กับฟิลด์ ข้อความ เป็นประเภทของคำถาม สิ่งนี้จะให้เราใส่จำนวนเงินที่เราต้องการ

ราคาไม่มีประโยชน์หากไม่มีหมวดหมู่ของสิ่งที่ซื้อมา สร้างฟิลด์ใหม่ที่เป็นคำถาม แบบเลือก ตอบที่มีหมวดหมู่ทั่วไปเช่น แก๊สตั๋วเงินของชำ ฯลฯ

คลิก ดูรูปแบบสด จากเมนูด้านบนเพื่อดูแบบฟอร์มตามที่เป็นอยู่

เราดูเรียบง่ายมาก แต่อาจรวมถึงรูปภาพหรือคำถามอื่น ๆ สุดท้ายคัดลอก URL ของแบบฟอร์มสดและส่งสมาร์ทโฟนของคุณ ให้แน่ใจว่าคุณคั่นหน้าไว้ที่นั่นเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วและง่ายดายเมื่อต้องการ

ถัดจากปุ่ม ดูฟอร์มสด เป็นตัวเลือกการตอบกลับ เลือกตัวเลือกนี้เพื่อขอให้ใส่ชื่อสเปรดชีตใหม่ ป้อนชื่อใหม่และกด สร้าง

ใช้แบบฟอร์มใหม่ของคุณเพื่อป้อนราคาตัวอย่างเป็นค่าใช้จ่าย แก๊ส

ตอนนี้เราสามารถดูและเผยแพร่ผลลัพธ์ เรามาดูวิธีการทำ

เด็ดเคล็ดลับ: ตรวจสอบบทความของเราเกี่ยวกับการเปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับแผ่นงาน Google เอกสาร มันมีประโยชน์ในกรณีนี้เช่นกันถ้าคุณตั้งใจจะแบ่งปันใบค่าใช้จ่ายของคุณกับใครบางคน

2. ดูและเผยแพร่ผลลัพธ์ของแบบฟอร์ม

หากต้องการดูผลลัพธ์ให้ป้อนฟอร์มและกด ดูการตอบกลับ เพื่อเปิดสเปรดชีตที่สร้างขึ้นใหม่

การส่งแบบฟอร์มจากด้านบนจะถูกจัดหมวดหมู่ในที่ที่เหมาะสม

เนื่องจากมีหมวดหมู่เดียวเท่านั้นและเราต้องการให้แสดงทั้งหมดก่อนที่จะดำเนินการต่อให้ป้อนจำนวน ศูนย์ (0) สำหรับแต่ละหมวดหมู่เช่นนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำสิ่งนี้จากหน้าแบบฟอร์มสด

ออกไปที่ด้านข้างของหน้าหลังจากคุณป้อนหมวดหมู่เปล่าทั้งหมดแล้วให้ป้อนข้อมูลต่อไปนี้เช่นในภาพหน้าจอด้านล่าง

จำนวนเงินที่จะเริ่มต้น ควรมีจำนวนเงินที่คุณสามารถใช้จ่ายได้ในปัจจุบัน ฟิลด์ที่สองสำหรับการซื้อ ทั้งหมด จะรวมสูตรการคำนวณธุรกรรมเหล่านี้เทียบกับจำนวนเงินเริ่มต้นของเรา ฟิลด์ที่สามและครั้งสุดท้ายที่เรียกว่า จำนวนเงินที่ใช้จ่าย จะเป็นจำนวนเงินที่เรามีอยู่หลังจากราคาส่ง (การหักเงิน)

สำหรับสูตรในการคำนวณการซื้อทั้งหมดเพียงป้อน = SUM (เซลล์: เซลล์) แทนที่ เซลล์ คำด้วยหมวดหมู่ที่คุณมีสำหรับ ราคา เราคือคอลัมน์ B

ตอนนี้สำหรับเซลล์สุดท้ายของ จำนวนเงินที่ใช้จ่าย ให้ลบจำนวนเซลล์ที่ซื้อทั้งหมดจากจำนวนเงินดอลลาร์เริ่มต้น

ผลลัพธ์สุดท้ายจะเป็นเซลล์ที่ได้รับการอัพเดทเสมอกับจำนวนเงินที่เราต้องใช้จ่าย จดเซลล์ เราคือ F5

ไปที่ ไฟล์> เผยแพร่ทางเว็บ

เลือกแผ่นที่ถูกต้องในส่วนแรกจากนั้นคลิก เริ่มการเผยแพร่ จากนั้นเลือกแผ่นงานเดียวกันในส่วนด้านล่างและป้อนเซลล์ที่มี มูลค่าการใช้จ่าย เนื่องจากเราเป็น F5 เราจะป้อนสิ่งนั้นในฟิลด์ข้อความ วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีการเผยแพร่เซลล์เท่านั้นซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องมีเพื่อดูเงินที่มีอยู่เพื่อใช้จ่าย

บันทึก URL ที่ด้านล่างด้วยคำสั่ง คัดลอก ปกติและส่งไปยังโทรศัพท์ของคุณผ่านอีเมลสำหรับการคั่นหน้า สิ่งนี้จะทำให้ง่ายต่อการดูขณะเดินทาง

ผลที่ได้คือเซลล์เดียวอย่างนี้ซึ่งสามารถดูได้ในเบราว์เซอร์ใด ๆ:

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำจากแบบฟอร์มจะทำการเปลี่ยนแปลงในภายหลังในสเปรดชีตของ Google การดำเนินการนี้จะเผยแพร่ไปยังหน้าเว็บโดยอัตโนมัติดังนั้นจึงอัปเดตหน้าที่คุณบันทึกไว้ในโทรศัพท์ของคุณ ตอนนี้คุณสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายและดูเงินสดที่มีอยู่ในมือในช่วงเวลาใดก็ตาม สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่หน้านั้นในเบราว์เซอร์ของสมาร์ทโฟน

3. เผยแพร่ผังค่าใช้จ่าย

แทนที่จะดูยอดเงินคงเหลือของคุณคุณอาจสร้างแผนภูมิผลลัพธ์เพื่อแสดงกราฟว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ใด สำหรับตัวอย่างนี้จำเป็นต้องวางหมวดหมู่ไว้ข้างหน้าคอลัมน์ราคาในแบบฟอร์ม ตัวอย่างเช่นย้ายคำถามหมวดหมู่เหนือคำถามราคาเพื่อเริ่มต้น

ตอนนี้ในสเปรดชีตการตอบสนองไปที่ แทรก > แผนภูมิ ไปยังและใช้คอลัมน์เป็นช่วงข้อมูล นอกจากนี้ให้เลือก ใช้แถวที่ 1 เป็นส่วนหัว

ตอนนี้เลือกแผนภูมิที่เหมาะสมเช่นแผนภูมิ วงกลม

อัพเดตรายละเอียดแผนภูมิด้วยปุ่ม อัพเดต จากนั้นบนแผนภูมิเพื่อเลือก ย้ายไปยังชีตเอง

กลับไปที่ ไฟล์> เผยแพร่สู่เว็บ คราวนี้เลือกแท็บแผนภูมิจากส่วนล่างเพื่อให้คุณสามารถรับลิงค์ไปยังแผนภูมิในรูปแบบของหน้าเว็บ

คัดลอกลิงก์ผลลัพธ์ที่ด้านล่างและใช้สิ่งนี้จากเบราว์เซอร์ใดก็ได้เพื่อดูหมวดหมู่มุมมองที่อัปเดตเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของคุณ

ข้อสรุป

คุณเห็นว่าเป็นเรื่องง่ายมากที่จะส่งธุรกรรมของคุณในระหว่างการเดินทางไปยังสเปรดชีตที่ดีทั้งหมดในขณะที่ไม่เปิดบัญชี Google หรือแม้กระทั่งอยู่ใกล้กับคอมพิวเตอร์ ไม่เพียงแค่นี้คุณสามารถรับยอดเงินคงเหลือในบัญชีที่อัปเดตได้อย่างง่ายดาย อย่าแชร์ลิงก์เอกสารกับใคร ????