วิธีการล็อคข้อมูลลงในแอพพลิเคชันของคุณ

แอปพลิเคชันสำนักงานประจำวันของคุณจะเก็บข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสารที่คุณสร้างและทำงานมากกว่าที่คุณอาจทราบ

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร

เครื่องมือลบข้อมูลที่ซ่อนของ Microsoft สามารถใช้งานได้กับชื่อของเอกสาร Office เก่า

ทำไมคุณควรดูแล: ความเห็นน่าอายหรือข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์อาจเข้าถึงผู้ชมที่ไม่ได้ตั้งใจ

สถานการณ์: คุณเป็นนักบัญชีของ บริษัท ที่คณะกรรมการบริหารขอให้คุณเสนอสรุปค่าใช้จ่ายและรายได้ของผู้บริหาร ที่คุณต้องทำงานร่วมกับผู้อื่น ร่างรายงานของคุณ - เขียนใน Microsoft Word - เปลี่ยนมือเป็นเวลาหลายวันเนื่องจากผู้เข้าร่วมหลายรายใส่โน้ตคำถามและบางทีอาจจะเป็นความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยที่ไม่เหมาะสม

[อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบมัลแวร์จากคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows ของคุณ]

คุณทำความสะอาดเอกสารก่อนที่จะส่งไปยังคณะกรรมการ แต่ความคิดเห็น "พวกเขาจริงๆคาดหวังว่าคนที่จะซื้ออึนี้หรือไม่" (พร้อมกับชื่อของบุคคลที่เพิ่มมันและเวลาและวันที่ของการสร้าง) ไม่ได้หายไปเพียงแค่หลบซ่อน

ในประเภทข้อมูลเมตาที่สเปรดชีตเอกสาร Word และงานนำเสนอ PowerPoint อาจเก็บไว้ ในรูปแบบที่ซ่อนอยู่ (แต่สามารถค้นพบได้ง่าย) เป็นชื่อและชื่อย่อของใครก็ตามที่เคยเขียนหรือแก้ไขเอกสาร ข้อมูลเทมเพลต การแก้ไขเอกสาร แก้ไขข้อคิดเห็น; ชื่อของคอมพิวเตอร์ของคุณ บริษัท ที่มีชื่อปรากฏในข้อมูลใบอนุญาตสำหรับสำเนาของ Microsoft Office และชื่อของฮาร์ดไดรฟ์หรือเซิร์ฟเวอร์ที่คุณบันทึกเอกสาร

ข้อมูลที่ฝังตัวเช่นชื่อเซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรือชื่อผู้ใช้ - ซึ่งมักได้รับการรีไซเคิลเป็นข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบ - ทำให้การโจรกรรมข้อมูลทำได้ง่ายขึ้นสำหรับองค์กรสอดแนม ถ้าคุณไม่ได้เผยแพร่รายละเอียดเกี่ยวกับเครือข่ายภายในของ บริษัท ของคุณเพื่อให้ทั้งโลกเห็นแล้วคุณจะให้ข้อมูลที่ฝังอยู่ในเอกสารที่คุณผลิตขึ้นในเว็บได้อย่างไร? ข้อมูลบางอย่างพร้อมใช้งานในขณะที่แยกส่วนอื่น ๆ ออกจากเอกสารอาจต้องใช้โปรแกรมแก้ไขไฟล์ระดับไบนารี

Fix: สำหรับ Office XP และ 2003 คุณสามารถดาวน์โหลดเครื่องมือลบข้อมูลที่ซ่อนของ Microsoft ได้ สำหรับเอกสาร Office 2007 คุณสามารถใช้คำสั่ง Document Inspector เพื่อดูและ (ลบทิ้งข้อมูลเมตาที่ไม่พึงประสงค์ออกจากไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint

Redaction ไม่สำเร็จ

ทำไมคุณควรดูแล: ข้อมูลที่จะเข้าถึงประชาชนโดยการประมาทสะท้อนถึงคุณไม่ดี

สถานการณ์: นักวิชาการนักวิจัยทางการแพทย์และศาลยุติธรรมบางครั้งต้องเผยแพร่บันทึกข้อมูลการวิจัยข้อมูลหรือรายงานสาธารณะสำหรับการบริโภคภาครัฐ เมื่อเอกสารเหล่านี้มีข้อมูลส่วนบุคคลที่สำคัญ ได้แก่ ชื่อหมายเลขประกันสังคมที่อยู่ถนนและหมายเลขโทรศัพท์การแก้ไขหรือปกปิดส่วนของเอกสารเหล่านี้มักจะทำได้ง่ายกว่าการแก้ไขไฟล์ต้นฉบับ

แถบสีดำที่ครอบคลุมชื่อบุคคลสถานที่และวันที่ในเอกสารที่พิมพ์ได้ก็เพียงพอสำหรับรายงานกระดาษ แต่เอกสารดิจิทัลเป็นเรื่องอื่น มีบุคคลที่สามเปิดเผยข้อมูลที่ควรจะเป็นข้อมูล redacted เนื่องจากบุคคลที่ทำงานกับเอกสารไม่ทราบว่าใครก็ตามที่มี Adobe Acrobat เวอร์ชันเต็มสามารถลบแถบสีดำที่วาดเป็นข้อความในไฟล์ PDF ได้ หากคุณต้องการเผยแพร่ข้อมูลโดยเปิดเผยโดยไม่เปิดเผยรายละเอียดที่ละเอียดอ่อนคุณต้องระมัดระวังว่าการทำซ้ำที่คุณทำนั้นไม่สามารถแก้ไขได้

Fix: NASA มีคำแนะนำออนไลน์ที่ชัดเจนในการอธิบายกระบวนการ ในเอกสาร Word คุณจะสามารถบันทึกสำเนาไฟล์ใหม่ที่วางแผนจะทำใหม่ได้โดยง่าย: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโหมดการตรวจทานถูกปิดอยู่แล้วพิมพ์ข้อความลงในข้อความที่คุณต้องการทำซ้ำ หากต้องการแก้ไขเนื้อหาในไฟล์ PDF คุณต้องใช้ปลั๊กอินของ บริษัท อื่นเช่นอแด็ปเตอร์ Redax $ 249 ของ Appligant หรือครอบคลุมข้อความด้วยแถบสีดำในไฟล์ PDF แปลงไฟล์ PDF เป็นรูปแบบ TIFF แล้วแปลงไฟล์ TIFF อีกครั้ง เป็น PDF ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือผู้อ่านสูญเสียความสามารถในการค้นหาข้อความในรูปแบบไฟล์ PDF ที่ได้รับการแปลงในลักษณะนี้