วิธีการร่วมเขียนและทำงานร่วมกันในสมุดงาน Excel ในเวลาเดียวกัน

การเขียนแบบร่วมร่วมกันทางออนไลน์เป็นบริการที่คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถทำงานได้ในเอกสารเดียวกัน โดยปกติเอกสารจะบันทึกอัตโนมัติและการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ร่วมเขียนคนอื่น ๆ จะปรากฏในไม่กี่วินาที ทำให้การทำงานกับเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีคลาวด์ทำได้ง่ายขึ้น Microsoft Office 2016 เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ดูเหมือนจะประสบความสำเร็จอย่างมากในตลาด เริ่มต้นด้วยการเปิดใช้งานการเขียนร่วมกับเวอร์ชันบนเดสก์ท็อปของ Word และขณะนี้การทำงานร่วมกันแบบสดได้รับการผลักดันหลัก ๆ ของ Microsoft Office แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ได้เปลี่ยนไปใช้การเขียนแบบออนไลน์ร่วมกันแทนการทำและแบ่งปันเอกสารผ่านทางอีเมล

ผู้ร่วมเขียนและร่วมมือกันใน Excel

เพื่อเริ่มต้นด้วยการทำงานเป็นทีมและร่วมเขียนโดยใช้ Excel คุณ สามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

1] ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการสมัครสมาชิก Windows และ Office 365 ที่ทันสมัยอยู่ คุณจะใช้รูปแบบไฟล์เหล่านี้:.xlsm,.xlsx หรือ. xlsb หากคุณมีรูปแบบอื่นคุณสามารถเปลี่ยนได้ด้วยการเปิดไฟล์คลิก ไฟล์> บันทึกเป็น> เรียกดู> บันทึก เป็น พิมพ์ จากนั้นเปลี่ยนรูปแบบเป็นประเภทที่ใช้ได้

หากคุณไม่มีการสมัครใช้บริการคุณยังคงสามารถทำงานร่วมกันได้โดยการสร้างเอกสารออนไลน์โดยเข้าสู่ระบบ OneDrive ส่วนบุคคลของคุณ อย่างไรก็ตามฟังก์ชันการทำงานมีจำนวน จำกัด

2] สร้างหรืออัปโหลดแผ่นงานใน SharePoint , OneDrive หรือ OneDrive for Business

3] หากคุณเลือกที่จะอัพโหลดไฟล์เพียงแค่คลิกที่ชื่อไฟล์แล้วเวิร์กบุคจะเปิดขึ้นในเบราเซอร์ใหม่

4] คลิกที่ แก้ไขใน Excel หากคุณได้รับแจ้งให้เลือกรุ่นของ Excel ให้เลือก Excel 2016

5] เมื่อไฟล์เปิดขึ้นและคุณเห็นว่ายังอยู่ใน Protected View เพียงแค่คลิก เพื่อให้สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้

6] คลิกที่ปุ่ม แบ่งปัน ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง ในช่อง เชิญผู้คน เพียงพิมพ์ที่อยู่อีเมลของสมาชิกในทีมของคุณสำหรับคนที่คุณต้องการจะร่วมมือกัน แยกที่อยู่อีเมลแต่ละแห่งด้วยเครื่องหมายทวิภาค เลือก สามารถแก้ไข จากนั้นคลิกที่ปุ่ม แชร์

7] บุคคลที่คุณแชร์ไฟล์จะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังไฟล์และ เข้าถึงเพื่อเปิด ผู้ร่วมเขียนต้องคลิก แก้ไขสมุดงาน จากนั้นเลือก แก้ไข ใน Excel

8] เมื่อคุณเปิดไฟล์คุณจะเห็น avatar ของผู้ทำงานร่วมกันที่ได้รับเชิญหรือ ภาพที่มุมบนขวาของหน้าต่าง Excel พวกเขามักจะปรากฏด้วยภาพที่บันทึกไว้ avatar หรือในจดหมาย G ซึ่งหมายความว่า "guest" หรือชื่อย่อของชื่อหากไม่มีภาพโปรไฟล์ที่เลือก การเลือกของคุณจะเน้นเป็นสีเขียวในขณะที่การเลือกของคนอื่นจะมีสีอื่นเช่นสีฟ้าสีแดงสีเหลืองหรือสีม่วง

เมื่อคลิกที่ Avatar คุณจะถูกส่งไปยังตำแหน่งที่คนอื่นกำลังทำงานอยู่ สเปรดชีต การปรากฏตัวของพระองค์สามารถสังเกตได้ด้วยเคอร์เซอร์สีที่กระพริบ ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันกับการเขียนร่วมในสเปรดชีตซึ่งจะทำให้การทำงานกับโครงการทำได้รวดเร็วและสะดวก

การบันทึกอัตโนมัติในขณะที่ร่วมเขียนใน MS Excel

การบันทึกอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะที่เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น ในเอกสารทั้งหมดที่มีไว้สำหรับการร่วมเขียนหรืออื่น ๆ บน OneDrive จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังเอกสารเป็นวินาทีวินาทีในบางส่วนของวินาที

การเลือกผู้ใช้รายอื่น

ผู้ใช้ Microsoft Excel หรือ Excel ออนไลน์จะสามารถเห็นผู้ใช้คนอื่น ๆ ในรายการด้านบนได้ การเลือกและข้อความของผู้ใช้คนอื่นจะปรากฏในสีต่างๆ ผู้ใช้ที่มี MS Excel เวอร์ชันอื่นจะไม่สามารถใช้คุณลักษณะนี้ได้

ข้อความ "รีเฟรชที่แนะนำ" และ "อัปโหลดล้มเหลว"

หากคุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเหล่านี้ขณะบันทึกอัตโนมัติและร่างจดหมายไม่ได้บันทึกไว้คุณอาจลองคัดลอกลิงก์บนแท็บอื่นแล้วกด Enter อย่าลืมทำแบบนี้เมื่อคุณแน่ใจว่ามีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไว้แล้ว

ผู้ใช้สองคนเปลี่ยนเอกสารเดียวกันในเอกสาร

เมื่อผู้ใช้สองรายเปลี่ยนแปลงสิ่งเดียวกันโดยบันทึกอัตโนมัติหรือคลิกที่บันทึกระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงล่าสุด เพื่อให้ง่ายขึ้น Excel online อนุญาตให้ส่วนความคิดเห็นเพื่อพูดคุยเรื่องนี้ระหว่างผู้ใช้ ทำงานเหมือนกล่องแชท

อ่านต่อไป : เคล็ดลับ Excel & Tricks