การสร้างและแบ่งปันฐานข้อมูลบนเว็บ

หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจไม่ช้าก็เร็วคุณต้องการทำงานร่วมกับฐานข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า ในอดีตวิธีที่ง่ายที่สุดในการแบ่งปันฐานข้อมูลขนาดเล็กคือการสร้างสเปรดชีตและส่งอีเมลไปยังผู้ทำงานร่วมกันของคุณ แม้ว่าจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุด แต่ก็ยังคงมีการแข่งขันที่ซับซ้อนมากขึ้นด้วยเหตุผลหลายประการ:

ขั้นแรกฐานข้อมูลยังคงยุ่งยากสำหรับบางคนที่เข้าใจและสเปรดชีตมีความชัดเจนมากขึ้น สเปรดชีตมักมีอยู่ใน หน้าจอเดียวจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับคนที่จะคิดออกตรรกะของมันและตารางของแถวและคอลัมน์ยังง่ายกว่าฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ทั่วไปกับชุดของตาราง ตารางที่มีมากกว่าคนจำนวนมาก - โดยเฉพาะผู้ที่ไม่มีการฝึกอบรมด้านไอทีอย่างเป็นทางการ - ต้องการจัดการกับ ประการที่สองเครื่องมือทำงานร่วมกันของฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่ยากที่จะเรียนรู้และใช้งาน ดูว่ามีกี่คน คนยังคงใช้ Lotus Notes สำหรับอีเมลและไม่มากอีก และเนื่องจากส่วนใหญ่ของเรามีความสะดวกสบายกับอีเมลโดยใช้มันเป็นระบบการขนส่งไม่ได้ทั้งหมดที่เดินทางโดยรถแท็กซี่ จนกว่าจะถึงวันที่สามคนกำลังทำงานในสเปรดชีตหรือฐานข้อมูลเดียวกันและทำการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกัน

ประการที่สามการสร้างแอ็พพลิเคชันที่ทำงานร่วมกันในรูปแบบที่เหมาะสมต้องอาศัยทักษะและความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทและข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน มีผู้ใช้กี่คนกำลังเพิ่ม / เปลี่ยนระเบียนในฐานข้อมูลของคุณหรือไม่? มีเพียงกี่ข้อที่ต้องการทำแบบสอบถามและรายงาน และคุณจะป้องกันไม่ให้เกิดการอัพเดตที่เกิดขึ้นพร้อม ๆ กันได้อย่างไร?

[อ่านเพิ่มเติม: บริการสตรีมมิ่งทีวีที่ดีที่สุด]

ดังนั้นคุณจะเลือกอะไรได้บ้างหากไม่ต้องการส่งสเปรดชีตทางอีเมล คุณมีสองวิธีพื้นฐาน ขั้นแรกคือ ใช้โปรแกรมฐานข้อมูลที่เข้ากันได้กับอินเทอร์เน็ตจำนวนมาก Alpha Five มีเครื่องมือทางเว็บที่พร้อมใช้งานและรุ่นมาตรฐานคือ 200 เหรียญหรือคุณสามารถซื้อรุ่น Filemaker Server ได้ 1000 เหรียญ มีทั้งสองอย่างที่ง่ายที่สุดในการติดตั้งและใช้งานผ่านทางอินเทอร์เน็ต

สำหรับผลิตภัณฑ์ทั้งสองคุณจะต้องใช้เครื่อง Windows หรือ Mac ที่โฮสต์ไว้ที่ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณหรืออาจมีวิธีอื่น ๆ ของการเชื่อมต่อเครื่องที่คุณเรียกใช้ฐานข้อมูลของคุณบนอินเทอร์เน็ต (PointInSpace เป็นผู้ให้บริการรายหนึ่งซึ่งมี Filemaker Pro hosting account อยู่ที่ 40 เหรียญต่อเดือนและ ZebraHost มีพื้นที่ให้บริการ Alpha Five เริ่มต้นที่ 30 เหรียญต่อเดือนนี่คือลิงค์ไปยังบทแนะนำวิดีโอเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้กับ Alpha Five) คุณ ยังจะต้องเรียนรู้ภาษาเขียนโปรแกรมของพวกเขาและจะพอใจกับวิธีที่พวกเขาผลิตรายงาน วิธีนี้มีประโยชน์ที่คุณใช้โปรแกรมฐานข้อมูลจริงและมีความยืดหยุ่นมากที่สุด แต่ก็มีค่าใช้จ่ายสูงในแง่ของทักษะและอาจมากกว่าที่คุณต้องการจัดการ นี่คือตัวอย่างหนึ่งของหน้าจอที่แสดงประเภทของโปรแกรมที่คุณต้องเข้าใจสำหรับ Alpha Five:

หากทักษะที่จำเป็นในสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่น่ากลัวคุณอาจจะจบลงด้วยวิธีที่สองซึ่ง คือการใช้หนึ่งใน บริษัท ผู้ให้บริการเว็บที่มุ่งเน้นที่จะแชร์สเปรดชีตและข้อมูลแบบตาราง แม้ว่า Google เอกสารจะอนุญาตให้ผู้อื่นทำงานร่วมกันในระดับไฟล์ แต่สิ่งที่เราต้องการคือสิ่งที่ซับซ้อนกว่านี้เล็กน้อยและสามารถรับรู้ข้อมูลแต่ละระเบียนได้ มีอย่างน้อยสี่บริการที่ฉันได้พบว่าทำเช่นนี้

• TrackVia, $ 10 ต่อเดือนต่อผู้ใช้

• DabbleDB, $ 8 ต่อเดือนต่อผู้ใช้

• QuickBase ของ Intuit $ 250 ต่อเดือนสำหรับ 10 ผู้ใช้

• Blist.com, $ 10 ต่อเดือนต่อผู้ใช้และ $ 30 ต่อเดือนสำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบบัญชีเดียว

ด้วยบัญชีทั้งหมดนี้คุณสามารถสร้างบัญชีและอัปโหลดสเปรดชีตได้ภายในเวลาประมาณห้านาที หากบรรทัดแรกของคุณในสเปรดชีตมีชื่อเขตข้อมูลของคุณคุณจะทำเพียงแค่เสร็จสิ้น คุณสามารถจัดเรียงคอลัมน์ได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกที่ไอคอนลูกศร คุณสามารถค้นหาระเบียนที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็วสร้างเทมเพลตจดหมายและแบบฟอร์มสำหรับเว็บไซต์ของคุณทั้งหมดนี้มีเพียงไม่กี่คลิกเมาส์

รายงานที่กำหนดเองเป็นเรื่องง่ายและมีอะไรเพิ่มเติมพวกเขาสามารถแจกจ่ายผ่านทางอีเมลไปยังผู้ทำงานร่วมกันของคุณตามกำหนดเวลาได้ การเพิ่มผู้ทำงานร่วมกันรายอื่นที่มีสิทธิ์ไม่ต่อเนื่องต่างกันเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมากและในเวลาประมาณ 30 นาทีคุณสามารถตั้งค่าโครงการและทำงานร่วมกับทีมของคุณได้ ข่าวดีก็คือคุณไม่จำเป็นต้องเป็นโปรแกรมเมอร์หรือแม้แต่ทำหน้าที่เหมือนอย่างนั้น นอกจากนี้คุณยังไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าบริการโฮสติ้ง (ซึ่งรวมอยู่ในบริการ) และสิ่งที่คุณต้องใช้คือเว็บเบราเซอร์ของคุณเพื่อเข้าถึงข้อมูลของคุณ

เพื่อให้รู้สึกถึงสิ่งที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งสี่บริการ ช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้นด้วยบัญชีฟรี ในกรณีของ TrackVia คุณมีเวลา 14 วันก่อนที่คุณจะต้องให้บัตรเครดิตของคุณและในกรณี dabbleDB คุณสามารถใช้บัญชีฟรีได้ตลอดเวลาหากคุณไม่ทราบว่าข้อมูลของคุณจะอยู่ในมุมมองสาธารณะ คุณสามารถใช้บัญชีระดับผู้บริโภคได้ฟรีตลอดไป แต่จะ จำกัด ให้คุณใช้ฐานข้อมูลขนาดเล็กกว่า 100 MB QuickBase ช่วยให้คุณทดลองใช้ฟรี 30 วันและสามารถแบ่งปันกับคนได้ถึง 10 คนดังนั้นหากคุณกำลังมองหาบางสิ่งบางอย่างเพื่อสนับสนุนผู้ทำงานร่วมกันเพียงไม่กี่คนที่จะแพ่งเกินไป

แต่ละบริการสี่ข้อแตกต่างในแง่ ของวิธีที่พวกเขาสามารถนำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูลของคุณชนิดของรายงานที่มีอยู่และวิธีการหลายฐานข้อมูลที่แตกต่างกันและการเก็บรักษาได้รับอนุญาตต่อบัญชี นั่นคือเหตุผลที่ดีที่สุดคือลองทำแต่ละครั้งและดูว่าอะไรที่เหมาะสมกับสไตล์การทำงานของคุณและต้องมีคุณลักษณะและระยะทางที่คุณจะได้รับจริงๆโดยที่ไม่รู้ HTML จริง ๆ

ลองมาดูวิธีการของคุณ นำเข้าข้อมูลของคุณใน TrackVia เป็นตัวอย่าง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่คุณจะเห็น 3 ตัวเลือกดังนี้:

คุณสามารถอัปโหลดสเปรดชีตได้และถ้าคุณคลิกลิงก์ "ดูเคล็ดลับ" และคุณจะเห็นรายการ ข้อควรระวังและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้ หากคุณมีข้อมูลในไฟล์ CSV ก่อนอื่นคุณต้องนำเข้าไฟล์ดังกล่าวใน Excel ก่อนที่จะส่งข้อมูลไปยัง TrackVia บางบริการอื่น ๆ ช่วยให้คุณสามารถนำเข้าไฟล์ CSV ได้โดยตรงหรือตัดและวางข้อมูลจากเดสก์ท็อปหรือเว็บไซต์ของคุณ คุณมีตัวเลือกในการเริ่มต้นด้วยเทมเพลตฐานข้อมูลตัวอย่างและ TrackVia มีมากกว่าหนึ่งโหล สมมติว่าคุณเลือกเทมเพลตที่ติดต่อ จากนั้นคุณสามารถเพิ่มบันทึกการติดต่อแต่ละครั้งโดยใช้แบบฟอร์ม Web มาตรฐานหรือใช้เครื่องมือนำเข้าและนำสเปรดชีตนั้นมาใช้

TrackVia ยังมีตัวเลือกที่น่าสนใจในการตรวจสอบกล่องจดหมายอีเมลพิเศษที่จะรวบรวมระเบียนฐานข้อมูลใหม่ และโพสต์ข้อมูลโดยอัตโนมัติ หากคุณไปที่เครื่องมือการรวบรวมอีเมลคุณจะเห็นหน้าจอต่างๆรวมถึงหน้าจอด้านล่างที่คุณสามารถใช้เพื่อตั้งค่าคุณลักษณะนี้ได้ คุณสามารถมีอีเมลของคุณสร้างระเบียนใหม่หรืออัปเดตระเบียนที่มีอยู่

ขอให้โชคดีกับการแชร์ฐานข้อมูลและสเปรดชีตของคุณ!