วิธีล็อคนักเขียนโซโหระหว่างการทำงานร่วมกันและลูกเล่นดีๆ

หากคุณทำงานกับโปรแกรมประมวลผลคำเช่น Google Docs หรือ Zoho Writer บ่อยครั้งคุณต้องรู้ว่าการสร้างเอกสารที่สมบูรณ์แบบนั้นมักจะต้องเขียนใหม่จำนวนมากตั้งแต่เริ่มต้น ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มประโยคใหม่หรือแก้ไขข้อบกพร่องก่อนหน้า สถานการณ์ค่อนข้างง่ายหากคุณทำงานคนเดียวกับเอกสาร

อย่างไรก็ตามหากคุณร่วมมือกับสมาชิกในทีมของคุณสิ่งสำคัญคือคุณจะต้องรู้วิธีปรับปรุงประสบการณ์ ท้ายที่สุดคุณไม่ต้องการให้เพื่อนร่วมงานของคุณทำงานและทำงานซ้ำในบล็อกเดียวกันอย่างไม่รู้จบ

โชคดีที่ Zoho Docs (นักเขียน) มาพร้อมกับตัวเลือกที่ดีที่ให้คุณล็อคส่วนหนึ่งของเอกสารในขณะที่ทำงานร่วมกับผู้อื่น ดังนั้นในบทความนี้วันนี้เราจะสำรวจวิธีล็อค Zoho Writer ระหว่างการทำงานร่วมกันและคุณสมบัติขั้นสูงอื่น ๆ

ยังแนะนำแนวทาง

วิธีสแกนและเพิ่มเอกสารลงใน Google เอกสาร

วิธีล็อคเนื้อหาที่เลือกไว้สำหรับการทำงานร่วมกัน

ขั้นตอนที่ 1: เมื่อคุณทำส่วนของเอกสารเสร็จให้คลิกที่ปุ่มรีวิวที่ด้านบน

ขั้นตอนที่ 2: ถัดไปเลือกตัวอย่างข้อความที่คุณต้องการล็อค คลิกที่ไอคอนล็อคเล็ก ๆ ที่ด้านบนและเลือกล็อคเนื้อหาที่เลือกและนั่นคือทั้งหมด

ตอนนี้เมื่อใดก็ตามที่มีคนในกลุ่มที่แชร์ของคุณคลิกที่บล็อกข้อความนั้นพวกเขาจะเห็นไอคอนล็อคเล็ก ๆ และมีข้อความบอกว่า "เนื้อหาถูกล็อคโดย … " สำหรับการแก้ไข

หมายเหตุ: คุณสมบัติการทำงานร่วมกันนั้นมีให้สำหรับเจ้าของเอกสารเท่านั้น ในการตั้งค่าเจ้าของร่วมคลิกที่แบ่งปันและให้สิทธิ์เจ้าของร่วมแก่ผู้ใช้

วิธีอนุญาตการแก้ไขสำหรับบุคคลเฉพาะ

อย่างไรก็ตามเราทุกคนรู้ว่าการทำงานกับเอกสารเดียวกันกับผู้อื่นไม่จำเป็นต้องเป็นงานขาวดำ มีหลายครั้งที่คุณต้องการให้บล็อกข้อความถูกแก้ไขโดยสมาชิกในทีมของคุณเท่านั้น ในสถานการณ์เช่นนี้แน่นอนว่าคุณจะไม่ต้องการร่างรายละเอียดอีเมลอีกฉบับซึ่งจะแก้ไขส่วนและไลค์ใด

นั่นคือเมื่อคุณสมบัติขั้นสูงของ Zoho Writer มีการใช้งาน หากต้องการเปิดใช้งานให้ไปที่โหมดตรวจสอบและคลิกที่ไอคอนล็อค เลือกถัดไปในตัวเลือกขั้นสูง

ตอนนี้เพิ่มที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการให้สิทธิ์พิเศษและกดปุ่มล็อค นั่นคือทั้งหมด!

เคล็ดลับเด็ด: ล็อคเนื้อหาที่ไม่ได้เลือกทำงานเหมือนเครื่องมือ Reverse-selection คุณเลือกส่วนของข้อความที่คุณไม่ต้องการให้แก้ไขจากนั้นเลือกตัวเลือกที่สอง ส่วนที่เหลือจะได้รับการดูแลโดย Zoho Writer

วิธีการปกปิดข้อความ

อีกครั้งหากคุณเป็นเจ้าของเอกสารและต้องการแก้ไขหรือปิดบังข้อความบางส่วน Zoho Writer ช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้ มันมีประโยชน์เมื่อคุณต้องเพิ่มข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและไม่ต้องการให้ทุกคนในทีมของคุณอ่าน

อย่างไรก็ตามมาสก์ไม่ทำงานเหมือนเครื่องมือส่วนใหญ่หมายความว่าคุณไม่สามารถเลือกตัวอย่างข้อความจากนั้นจึงทำการปิดบัง แต่คุณต้องคลิกที่ไอคอนแล้วป้อนข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1: เครื่องมือสำหรับงานนี้คือ Mask ซึ่งแสดงด้วยไอคอนรูปตาเล็ก ๆ ที่ด้านบน วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มข้อความและคลิกที่มัน ที่จะเพิ่มกล่องข้อความแสดงโดยเส้นประ

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้เพิ่มข้อความและที่เกี่ยวกับมัน

ในขณะที่คุณจะสามารถเห็นข้อความสีเทา แต่ผู้ทำงานร่วมกันคนอื่น ๆ จะเห็นบรรทัดที่แสดงด้วยเครื่องหมายดอกจัน ใช่เช่นเดียวกับภาพยนตร์ FBI เก่า ๆ

วิธีหยุดการทำงานร่วมกันบนนักเขียน Zoho

โชคดีที่กระบวนการหยุดการทำงานร่วมกันชั่วคราวคือการเดินเล่นในสวนสาธารณะ เพียงสลับไปที่โหมดตรวจสอบและคลิกที่สลับเพื่อหยุดการทำงานร่วมกันชั่วคราวที่ด้านบน

เมื่อเสร็จแล้วคุณจะเห็นคำเตือนที่ด้านบนว่าผู้ทำงานร่วมกันของคุณจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ ในทางกลับกันผู้ทำงานร่วมกันจะเห็นว่าเอกสารถูกเช็คเอาต์โดยหนึ่งในสมาชิกในทีมของคุณ

ดังนั้นในครั้งต่อไปที่คุณเห็นเอกสารถูกเช็คเอาต์คุณจะรู้ว่าต้องทำอย่างไรแทนที่จะคลิกที่ปุ่มและเครื่องมือต่าง ๆ

เคล็ดลับและเทคนิคโบนัส Zoho Writer

1. วิธีการดูประวัติเอกสาร

เมื่อคุณมักจะทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวสิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงและเมื่อใด โชคดีสำหรับเรา Zoho Writer มาพร้อมกับคุณสมบัติดูประวัติที่ดี ด้วยคุณไม่เพียง แต่จะเห็นว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลง แต่คุณยังสามารถดูสิ่งที่เพิ่มเข้ามาในเวอร์ชันล่าสุดได้อีกด้วย นอกจากนี้คุณยังสามารถเปรียบเทียบรุ่นต่าง ๆ หากจำเป็นต้องเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่ไอคอนดูประวัติที่ด้านบน (แสดงโดยตัวจับเวลาทราย) คุณจะพบมันอีกครั้งในโหมดตรวจสอบ

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้จะแสดงเวอร์ชันต่าง ๆ บนแผงด้านขวา คลิกที่ปุ่มเปรียบเทียบรุ่นที่ด้านบนเพื่อเปรียบเทียบรุ่น

หากต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติมล่าสุดให้คลิกที่ปุ่มดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงและเลือกเวลา การเพิ่มข้อความใหม่ทั้งหมดพร้อมกับตัวแบ่งบรรทัดจะถูกเน้น

ยังแนะนำแนวทาง

นี่คือวิธีที่คุณสามารถหยุดตัวติดตามจากการติดตาม Gmail ของคุณ

2. ติดตามการเปลี่ยนแปลง

แม้ว่า Writer จะมีความสามารถในการติดตามที่รุนแรงบางครั้งมันก็ยุ่งยากเกินกว่าที่จะผ่านทุก ๆ อย่าง หากคุณเป็นคนที่ต้องการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วนตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการเปิดใช้งานคุณสมบัติการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ในขณะที่คุณอาจเดาแล้วมันจะเน้นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดทั้งหมด และขึ้นอยู่กับเจ้าของที่จะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้

หากต้องการเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงให้สลับปุ่มที่ด้านบน สมาชิกในทีมจะเห็นปุ่มสีเขียวสว่างขึ้นที่ด้านบน

คุณจะเห็นชื่อและเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลง แม้แต่ตัวแบ่งบรรทัดน้อยที่สุดถูกติดตามภายใต้โหมดนี้ ในฐานะเจ้าของสิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่ไฮไลท์และยอมรับ / ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

เมื่อเสร็จแล้วข้อความจะใช้สีข้อความเริ่มต้น

3. ใช้การแจ้งเตือนทางอีเมล์ในตัว

ต้องการประกาศการเปลี่ยนแปลงใหม่เกี่ยวกับเอกสารที่คุณแบ่งปันหรือไม่ ไม่จำเป็นต้องเขียนอีเมลแยกต่างหาก Zoho Writer ให้คุณแจ้งผ่านตัวเลือกอีเมลจากภายในเครื่องมือแทน

คลิกที่ไอคอนตัวอักษรเล็ก ๆ ที่ด้านบน ชื่อของผู้ทำงานร่วมกันจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มหัวข้อและเนื้อหาและกดปุ่มส่ง

ยังแนะนำแนวทาง

#online tools

คลิกที่นี่เพื่อดูหน้าบทความเครื่องมือออนไลน์ของเรา

ทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาด

ไปเป็นวันที่คุณต้องพึ่งพาอีเมลไปข้างหน้าเพื่อทำงานร่วมกันในเอกสาร บริการประมวลผลคำเช่น Google เอกสารและ Zoho Writer นำความหงุดหงิดออกมาด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาด พวกเขาช่วยคุณติดตามการเปลี่ยนแปลงและช่วยให้คุณปรับปรุงงานของคุณและประหยัดเวลาในกระบวนการ

ถัดไป: พูดถึงการจัดการเวลาหากคุณมีโทรศัพท์ Android ที่มี Android Pie ทำผ่านโพสต์ด้านล่างเพื่อกลายเป็นสัตว์ประหลาดในการผลิต