วิธีสร้างเทมเพลตอีเมลใน gmail และ outlook

สองสามเดือนที่ผ่านมาของฉันกับ Microsoft Outlook และ Lotus Notes น่าสนใจทีเดียว ฉันไม่เคยเป็นแฟนของไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อป แต่เมื่อฉันเริ่มใช้แอพเหล่านี้ หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดที่ลูกค้าเหล่านี้มอบให้คือความสามารถในการสร้างเทมเพลตอีเมลหรือที่รู้จักกันในชื่อสเตชันเนอรีซึ่งสามารถส่งอีเมลรายวันซึ่งส่วนใหญ่ของอีเมลนั้นรวดเร็วเหมือนกัน ไม่ว่าจะเป็นรายงานประจำวันหรืออีเมลตอบรับเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าสามารถประหยัดเวลาได้มาก

ฉันเคยเห็นผู้คนค้นหาอีเมลในโฟลเดอร์ Sent ของพวกเขาแล้วส่งต่อหลังจากทำการแก้ไข การพูดจริงแล้ววิธีนี้ใช้งานได้ดีกว่าการรวบรวมอีเมลใหม่ทั้งหมดจากหน่วยความจำ แต่การเปลี่ยนหัวเรื่องและการแก้ไขที่อยู่อาจใช้เวลาสักครู่

นอกจากนี้โอกาสของข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้นเมื่อมีการทำงานด้วยตนเองที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ดีขึ้นฉันขอแนะนำให้ใช้ส่วนขยายสำหรับ Chrome ที่เรียกว่าเทมเพลตอีเมล Gorgias ที่สามารถช่วยคุณสร้างและใช้เทมเพลตอีเมลใน Gmail, Yahoo, Outlook และไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมอื่น ๆ

เริ่มต้นกับ Gorgias

หลังจากที่คุณติดตั้งส่วนขยายให้คลิกที่ไอคอนบนแถบส่วนขยายเพื่อเปิดหน้าการกำหนดค่า

Gorgias มาพร้อมกับแม่แบบเริ่มต้น 4 แบบเพื่อให้แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้กับส่วนขยาย ในการสร้างเทมเพลตใหม่ให้คลิกที่ปุ่ม เทมเพลตใหม่ และเริ่มต้นด้วยการตั้งชื่อ หลังจากนั้นคุณสามารถเริ่มพิมพ์เนื้อหาของอีเมลในฟิลด์ เนื้อหาเทมเพลต หากคุณต้องการเพิ่มฟิลด์หัวเรื่องในเทมเพลตให้คลิกที่ฟิลด์กำหนดค่าและ เลือกตัวเลือกหัวเรื่อง

คุณสมบัติของเทมเพลตอีเมล Gorgias

พลังที่แท้จริงของส่วนขยายนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการใช้ตัวแปรขณะเติมเทมเพลต สมมติว่าคุณต้องป้อนชื่อบุคคลโดยอัตโนมัติ ในกรณีนั้นให้คลิกที่ปุ่ม แทรกตัวแปร และเลือกตัวเลือก ถึง: ชื่อ เมื่อคุณแทรกเทมเพลตส่วนขยายจะเติมชื่อตัวแปรเหล่านี้โดยอัตโนมัติจากรายละเอียดการติดต่อของอีเมลและทำให้ง่ายต่อการเขียนอีเมลที่คล้ายกันสำหรับผู้ติดต่อที่หลากหลาย

คุณสมบัติที่น่าสนใจอีกอย่างคือปุ่ม ลัดข้อความ และการใช้ตัวเลือกนี้คุณสามารถเรียกใช้เทมเพลตโดยใช้ปุ่มแท็บ

หลังจากคุณสร้างเทมเพลตไม่กี่ครั้งก็ถึงเวลาที่จะแทรกเทมเพลตลงในอีเมล เปิดหน้าต่างเขียน Gmail และคุณจะสังเกตเห็นปุ่ม Gorgias ทางด้านขวามือ ส่วนขยายจะแสดงรายการเทมเพลตทั้งหมดที่คุณบันทึกไว้และคลิกเพียงครั้งเดียวจะแทรกไว้ในส่วนของอีเมล คุณยังสามารถใช้ทางลัดข้อความและกดปุ่มแท็บเพื่อทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น

เคล็ดลับเด็ด: ส่งต่ออีเมลที่ส่งและคลิกขวาบนหน้าต่างเขียนเพื่อสร้างแม่แบบจากอีเมลที่มีอยู่ มันเจ๋งใช่มั้ย

ส่วนขยายรุ่นฟรีนั้น จำกัด แม่แบบไว้ที่อุปกรณ์เดียวและไม่มีตัวเลือกในการซิงค์แม่แบบโดยใช้บัญชีออนไลน์

ดังนั้นหากคุณมีอุปกรณ์สองเครื่องหรือมากกว่าที่คุณใช้งานอยู่คุณจะต้องสร้างเทมเพลตแยกต่างหากในแต่ละระบบยกเว้นว่าคุณซื้อแอปที่ต้องชำระเงิน นอกจากนี้คุณยังอยู่กับความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลหากคุณถอนการติดตั้ง Chrome หรือส่วนขยายหรือติดตั้ง Windows ใหม่ แต่สำหรับ $ 4.99 ต่อเดือนคุณจะได้รับคุณสมบัติการซิงค์กับการแบ่งปันเทมเพลตของทีม

ข้อสรุป

Gorgias เป็นแอพที่ยอดเยี่ยมหากคุณทำงานกับอีเมลประเภทเดียวกันทุกวัน ฉันให้ 5 ดาวบน Chrome Webstore แล้ว ฉันได้ติดต่อผู้พัฒนาแล้วเพื่อเพิ่มตัวแปรเพิ่มเติมบางอย่างในเทมเพลตเช่นเวลาและวันที่ ลองวันนี้และแบ่งปันมุมมองของคุณกับเรา