เพิ่มปฏิทินที่แสดงตารางเวลาเพื่อดูการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงาน

การตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน (OOO) เพื่อตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ (เมื่อคุณอยู่ในช่วงวันหยุด) ให้ความเป็นมืออาชีพในการจัดการอีเมลของเรา อย่างไรก็ตามพวกเราส่วนใหญ่ได้พัฒนาหรือทำตามขั้นตอนมาตรฐานของการให้รายละเอียด เฉพาะ วันที่เราไม่มีข้อมูลในข้อความของเรา

ให้เราเปลี่ยนสไตล์นี้และให้ความคิดสร้างสรรค์กับสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายเห็นในการตอบกลับอัตโนมัติของเรา ทำไมไม่ลองและรวมถึงรายละเอียดของการมีส่วนร่วมของเราในช่วงเวลานั้น (หรือก่อนและหลังช่วงเวลานั้น) เพื่อให้คนที่พยายามเข้าถึงเราสามารถวางแผนที่จะติดต่อ (อีกครั้ง) ตาม

และในวันนี้เราจะได้เรียนรู้วิธีการรวมรายละเอียดดังกล่าวในลักษณะกราฟิกเช่นการเพิ่มมินิปฏิทิน (พร้อมรายละเอียดที่เลือก) ไปยังข้อความดังกล่าวใน MS Outlook

ขั้นตอนในการรวมปฏิทินขนาดเล็กในการตอบสนองต่อวันหยุด

กระบวนการผ่านขั้นตอนที่ 1 และ 2 เป็นเรื่องปกติสำหรับผู้ใช้ Outlook ทุกคน อย่างไรก็ตามขั้นตอนที่ 3 จะไม่ใช้สำหรับผู้ที่ใช้ OOO Assistant (มีในรุ่น MS Outlook Exchange) เราจะกล่าวถึงสิ่งที่ผู้ใช้ดังกล่าวสามารถทำได้ในตอนท้าย

ขั้นตอนที่ 1: เปิดตัวไคลเอนต์ MS Outlook และนำทางไปยังส่วน ปฏิทิน จากด้านล่างของบานหน้าต่างด้านซ้าย คลิกขวาที่ปฏิทินที่คุณต้องการรวมไว้ในข้อความอัตโนมัติ จากนั้นกดปุ่ม ส่งทางอีเมล

ขั้นตอนที่ 2: คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่คุณจะต้องกำหนดช่วงวันที่และเลือกขอบเขตปฏิทินที่คุณต้องการแชร์

(a) คุณสามารถเปลี่ยนปฏิทินของคุณได้ที่นี่ในกรณีที่คุณเลือกผิดหรือตัดสินใจเปลี่ยน

(b) เลือกช่วง / ระยะเวลาที่คุณต้องการเป็นส่วนหนึ่งของการตอบกลับของคุณ โดยทั่วไปแล้วจะเป็น 7 วันถัดไป (อย่างน้อยฉันก็ทำอย่างนั้น)

(c) เลือกรายละเอียดที่คุณต้องการแชร์ ที่นี่ฉันชอบที่จะกำหนด รายละเอียด จำกัด

(d) คุณสามารถสลับการตั้งค่า ขั้นสูง สำหรับการตั้งค่าและข้อ จำกัด เพิ่มเติม

เมื่อคุณบันทึกการตั้งค่าปฏิทินของคุณจะถูกนำเข้าเป็นข้อความอีเมล คุณจะเห็นปฏิทินขนาดเล็กที่มีดัชนีสีตามวันที่ที่กำหนดการมีส่วนร่วมของคุณ วันที่ยังมีลิงก์ไปยังรายละเอียดที่ระบุไว้เพิ่มเติมในข้อความ

ฉันขอแนะนำให้คุณลบไฟล์แนบออกเพราะนั่นจะกลายเป็นข้อมูลซ้ำซ้อน

ขั้นตอนที่ 3: ขั้นตอนหลังจากนี้รวมถึงการสร้างกฎใหม่และตั้งเป็นกฎการตอบรับวันหยุดพักผ่อน มีการอธิบายอย่างละเอียดในโพสต์อื่นที่นี่ ทำตามขั้นตอนที่ 2 ถึงจุดสิ้นสุดของบทความนั้น

หมายเหตุ: สำหรับผู้ที่ใช้ OOO Assistant ให้คัดลอกผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 2 นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณตั้งค่าข้อความสำหรับการตอบกลับและวางไว้ที่นั่น

ข้อสรุป

ดังนั้นคุณจะตั้งค่าการตอบกลับของคุณด้วยปฏิทินขนาดเล็กในครั้งต่อไปหรือไม่ ฉันรับประกันได้ว่าผู้ที่ได้รับคำตอบจะขอบคุณคุณมากขึ้นกว่าเดิม อย่าลืมแบ่งปันบทความนี้กับเพื่อนร่วมงานและเพื่อน ๆ หากคุณชอบ