โฟลเดอร์ค้นหา ms outlook คืออะไรและวิธีสร้างโฟลเดอร์ที่กำหนดเอง

ก่อนหน้านี้เราได้อธิบายเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ใช้ MS Outlook สามารถสร้างกฎเพื่อตรวจสอบอีเมลขาเข้าและตัวกรองหรือนำไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ (ขึ้นอยู่กับกฎที่กำหนดเอง) อย่างไรก็ตามคุณอาจมีข้อกำหนดเฉพาะบางประการที่ไม่ครอบคลุมโดยกฎของโฟลเดอร์ หรือคุณอาจไม่ต้องการย้ายกลุ่ม (หรือประเภทข้อความ) ไปยังโฟลเดอร์อื่นทั้งหมด แต่ยังต้องการมุมมองแยกต่างหาก

MS Outlook ครอบคลุมความต้องการดังกล่าวอย่างชาญฉลาดภายใต้คุณลักษณะที่เรียกว่า Search Folders โฟลเดอร์ดังกล่าวเป็นโฟลเดอร์เสมือนจริงและไม่มีหรือเก็บอีเมลของคุณ พวกเขาเพียงแค่สร้างมุมมองตามกฎที่กำหนดไว้และแสดงข้อความที่ตรงกับกฎนั้น

ตามค่าเริ่มต้นแล้วโฟลเดอร์การค้นหาจะมีมุมมองเช่นจดหมายแบ่งประเภทจดหมายขนาดใหญ่และจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านเสมอ คุณอาจต้องการสร้างเพิ่มเติมเช่นสำหรับการติดตามพร้อมไฟล์แนบเป็นต้นให้เราดูวิธีการทำ

ขั้นตอนในการสร้างมุมมองภายใต้โฟลเดอร์การค้นหา

คุณสามารถเลือกมุมมองจากรายการของกฎมาตรฐานหรือปรับแต่งกฎตั้งแต่ต้นจนจบหรือมาตรฐานผู้ใช้

ขั้นตอนที่ 1: คลิกขวาที่ ค้นหาโฟลเดอร์ สำหรับกล่องอีเมลใด ๆ และคลิกที่ โฟลเดอร์ค้นหาใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทของโฟลเดอร์ค้นหาที่คุณต้องการสร้าง ประเภทโฟลเดอร์ที่แสดงรายการภายใต้สามส่วนแรกมีกฎมาตรฐานภายใน (ชื่อของมันจะกำหนดไว้อย่างชัดเจน)

ในคู่มือนี้เราจะขยายการสร้างโฟลเดอร์ที่กำหนดเอง (ตัวเลือกสุดท้าย) ดังนั้นให้เลือกและคลิก เลือก เพื่อระบุกฎและเกณฑ์การดู

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งชื่อที่เกี่ยวข้องให้กับมุมมอง คุณสามารถเปลี่ยนโฟลเดอร์ที่จะตรวจสอบว่าอีเมลจะแสดงภายใต้มุมมอง จากนั้นคลิกที่ปุ่มสำหรับ เกณฑ์ เพื่อกำหนดกฎที่คุณเลือก

ขั้นตอนที่ 4: ในแท็บ ข้อความ คุณสามารถป้อนคำหลักที่ระบบจะค้นหาในอีเมลและในฟิลด์ที่คุณเลือก ดังที่คุณเห็นในภาพ (ด้านล่าง) คุณอาจกำหนดเขตข้อมูล จาก และ ส่งไปยัง ให้กำหนดช่วงเวลาและอื่น ๆ

ขั้นตอนที่ 5: ตอนนี้คุณสามารถนำทางไปยัง ตัวเลือกเพิ่มเติม และรวมกฎเพิ่มเติมเช่นหมวดหมู่อีเมลอ่าน / ยังไม่ได้อ่านโดยมี / ไม่มีไฟล์แนบความสำคัญขนาดและอื่น ๆ

ขั้นตอนที่ 6: ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่ นำทางไปยัง ขั้นสูง และคลิกที่ สนาม เลือกเกณฑ์กำหนดเงื่อนไขและค่า

สุดท้ายให้คลิกที่ เพิ่มในรายการ เพื่อดูรายการของคุณปรากฏขึ้น คุณสามารถเพิ่มได้หลายรายการ

ขั้นตอนที่ 7: คลิกที่ตกลงและบันทึกการตั้งค่าของคุณ ลองส่งอีเมลทดสอบและตรวจสอบว่าใช้งานได้หรือไม่ ถ้าไม่คุณต้องยุ่งกับกฎ ดังนั้นคุณอาจต้องกลับมาเยี่ยมพวกเขาอีกครั้ง

หมายเหตุ: โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณลบอีเมลในโฟลเดอร์การค้นหาแล้วจะถูกลบออกจากตำแหน่งเดิมเช่นกัน แต่ถ้าคุณลบโฟลเดอร์การค้นหาอีเมลที่เกี่ยวข้องจะยังคงอยู่ในตำแหน่งเดิม

ข้อสรุป

คุณคิดว่ามีประโยชน์กับโฟลเดอร์การค้นหาอย่างไร คุณจะใช้มันร่วมกับกฎอื่น ๆ ที่คุณมีอยู่แล้วหรือไม่?

ฉันได้สร้างขึ้นไม่กี่ตัวเอง พวกเขาช่วยฉันจัดระเบียบขั้นตอนต่อไปและจดบันทึกอีเมลประเภทต่าง ๆ ที่ฉันต้องเข้าร่วมด้วย