เคล็ดลับการจัดการไฟล์สำหรับ Windows 10/8/7

Windows 7 มีวิธีการจัดระเบียบสิ่งต่างๆที่สวยงาม ในขณะที่ประเพณีของการมีโฟลเดอร์ดีฟอลต์สำหรับเอกสารเพลงวิดีโอและรูปภาพอยู่ใน Windows 7 ก็ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างไลบรารีเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณโดยไม่ต้องเคลื่อนย้ายไฟล์เหล่านี้

เคล็ดลับการจัดการไฟล์

บทความนี้มีคำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดการไฟล์ใน Windows 7 - รวมถึงวิธีการเข้าถึงโฟลเดอร์ย่อยและเนื้อหาโดยไม่ต้องเปิด Windows Explorer

1: การใช้โฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการจัดการไฟล์

เมื่อคุณติดตั้ง Windows 7 จะมีสี่โฟลเดอร์ โดยค่าเริ่มต้น:

1. เอกสาร
2. รูปภาพ
3. เพลงและ
4. วิดีโอ

เหล่านี้เรียกว่าไลบรารีเนื่องจากคุณสามารถแท็กและเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์เหล่านี้โดยไม่ต้องย้ายไฟล์จากที่ตั้งเดิม สำหรับส่วนนี้เราจะมุ่งเน้นไปที่การบันทึกไฟล์จริงไปยังโฟลเดอร์เหล่านี้

เนื่องจากโฟลเดอร์มีการเปลี่ยนชื่อแล้วในลักษณะที่ผู้ใช้สามารถรับรู้เนื้อหาของโฟลเดอร์เหล่านี้ขอแนะนำให้คุณบันทึกไฟล์ของคุณตามลำดับ หากเป็นเอกสาร Word คุณสามารถบันทึกลงในโฟลเดอร์ Documents ได้ ถ้าคุณกำลังบันทึกไฟล์เพลงคุณสามารถใส่ไฟล์เหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์ Music และอื่น ๆ

ข้อเสียเปรียบเฉพาะของการใช้โฟลเดอร์ดีฟอลต์สำหรับการจัดการไฟล์ใน Windows 7 คือโฟลเดอร์เหล่านี้เป็นพิเศษสำหรับผู้ใช้แต่ละคนของระบบ ซึ่งหมายความว่าหากโปรไฟล์ผู้ใช้เสียหายคุณมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียไฟล์เหล่านี้ นอกจากนี้คุณยังต้องแน่ใจด้วยว่าคุณได้สำรองโฟลเดอร์ไว้ก่อนที่จะติดตั้ง Windows 7 ใหม่หรือก่อนอัปเกรดจากรุ่นหนึ่งไปเป็นอีกรุ่น

เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับการใช้โฟลเดอร์ดีฟอลต์ใน Windows 7 คุณสามารถลองใช้เคล็ดลับต่อไปนี้

2: ใช้ไดรฟ์แยกต่างหากและสร้าง "โครงสร้างที่จัดไว้" สำหรับโฟลเดอร์

ส่วนตัวผมไม่แนะนำให้จัดเก็บไฟล์ข้อมูลประเภทใดไว้ในไดรฟ์ระบบอื่นนอกเหนือจากไฟล์ระบบและไฟล์ชั่วคราว สำหรับไฟล์ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับคุณใช้ไดรฟ์แยกต่างหาก เพื่อให้แน่ใจว่าคุณยังคงมีไฟล์ที่สมบูรณ์ในกรณีที่โปรไฟล์ผู้ใช้ของคุณเสียหายโดยที่คุณไม่สำรองไฟล์ อันที่จริงแล้วฉันยังเก็บไฟล์ Outlook PST ไว้ในไดรฟ์แยกต่างหากเพื่อให้เมื่อติดตั้ง Microsoft Office ใหม่ฉันไม่ต้องพลาดอีเมลรายชื่อผู้ติดต่อการแจ้งเตือนและงานก่อนหน้า ฉันสามารถเพิ่ม PST ไปยัง Outlook เพื่อรับอีเมลสมุดติดต่องานและปฏิทินทั้งหมด

Windows อนุญาตให้คุณใช้อักขระได้สูงสุด 255 ตัว (รวมถึงช่องว่างและอักขระพิเศษบางตัว) เพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณได้อย่างชัดเจนเพื่อให้สามารถมองเห็นได้ง่ายเกี่ยวกับเนื้อหา ตัวอย่างเช่นหากคุณเข้าสู่บัญชีธุรกิจคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์หลักที่ชื่อว่า "บัญชี" ภายในโฟลเดอร์นี้คุณจะสร้างโฟลเดอร์ที่ระบุปีบัญชีเช่น "2001-2002", "2002-2003" เป็นต้น ภายในแต่ละโฟลเดอร์คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่ระบุเดือน: "April", "May", "June" เป็นต้น หากคุณมีลูกค้ามากกว่าหนึ่งรายคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยที่คุณจะจัดเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าแต่ละรายได้ นั่นหมายความว่าโฟลเดอร์ย่อย "2011-2012" สามารถมีโฟลเดอร์ย่อยชื่อ "พฤษภาคม" ซึ่งมีโฟลเดอร์ย่อยระบุลูกค้าของคุณ ได้แก่ "client1", "client2" และอื่น ๆ นี่คือตัวอย่างของโครงสร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้าง

หรือคุณสามารถสร้างระบบหลักโดยใช้ชื่อไคลเอ็นต์เป็นโฟลเดอร์ที่อยู่บนสุดซึ่งคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับปีและเดือนได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการไฟล์ตามลำดับความสำคัญได้ไม่ว่าจะเป็นปีบัญชีหรือโดยลูกค้า คุณสามารถใช้กระดาษและปากกาเพื่อให้ความคิดตามความต้องการของคุณและออกแบบโครงสร้างก่อนที่จะใช้งานได้จริงในคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถสะท้อนถึงความต้องการในการจัดเก็บไฟล์และการเข้าถึงของคุณได้ดีขึ้น ลองใช้และแจ้งให้เราทราบหากพิสูจน์ให้เป็นวิธีที่ดีกว่าในการจัดการไฟล์ของคุณใน Windows 7

PS : ฉันจะจัดเก็บสำเนาของโครงสร้างโฟลเดอร์ทั้งหมดนี้ไว้ในที่จัดเก็บในระบบ cloud เช่นเดียวกับข้อควรระวัง อาจมีบางกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าถึงฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือคุณอาจต้องเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นจากที่อื่น ในกรณีเช่นนี้คุณสามารถเข้าถึงสำเนาระบบคลาวด์ของคุณโดยใช้เว็บเบราเซอร์ Microsoft SkyDrive ให้การซิงโครไนซ์ไฟล์ภายในเครื่องของคุณด้วยระบบจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์และในทางกลับกัน คุณสามารถสร้างบัญชีฟรีและดาวน์โหลดไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปสำหรับซิงค์ไฟล์จาก skydrive.live.com เมื่อติดตั้งโฟลเดอร์ซิงค์ของ SkyDrive ลงในฮาร์ดดิสก์ของคุณให้เลือกไดรฟ์ที่แตกต่างจากไฟล์ระบบที่มีอยู่โดยใช้เหตุผลเดียวกันกับที่กล่าวถึงในส่วนแรกของบทความนี้

3: การใช้ไลบรารีสำหรับการจัดการไฟล์ใน Windows 7 อย่างมีประสิทธิภาพ

ไลบรารีช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่ไฟล์ของคุณได้ นอกจากไลบรารีดีฟอลต์ทั้งสี่ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นคุณสามารถสร้างห้องสมุดได้มากเท่าที่คุณต้องการ หากต้องการบันทึกเพลงตามประเภทคุณสามารถสร้างห้องสมุดที่มีชื่อว่า "pop", "rap", "classical", "reggae" และอื่น ๆ ในทำนองเดียวกันถ้าคุณต้องการบันทึกเอกสารตามลูกค้าของคุณคุณสามารถสร้างไลบรารีที่บอกว่า "client1", "client2" และอื่น ๆ แม้ว่าโฟลเดอร์จะอยู่ที่ใดก็ได้บนดิสก์ภายในเครื่องคุณสามารถคลิกขวาที่ไอคอนโฟลเดอร์และเลือกไลบรารีที่มีอยู่แล้วหรือสร้างไลบรารีใหม่เพื่อเพิ่มโฟลเดอร์ลงไป โปรดจำไว้ว่าไลบรารีจะมีเฉพาะตัวชี้ไปยังไฟล์ต้นฉบับดังนั้นในกรณีที่มีการลบไลบรารีเหล่านี้คุณจะไม่สูญเสียไฟล์ของคุณ ภาพนี้แสดงวิธีการสร้างไลบรารีใหม่โดยใช้ Windows Explorer

ถ้าคุณไม่ต้องการเพิ่มทั้งโฟลเดอร์ แต่เฉพาะไฟล์ให้เปิด Windows Explorer และคลิกขวาที่ไลบรารีในบานหน้าต่างด้านซ้าย ในเมนูบริบทที่สร้างให้เลือกใหม่แล้วไลบรารีเพื่อสร้างไลบรารีใหม่ จากนั้นคุณสามารถลากและวางไฟล์แต่ละไฟล์ไปยังไลบรารีใหม่ได้ สำหรับการเพิ่มไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ในครั้งเดียวให้ใช้ SHIFT หรือ CTRL เพื่อเลือกไฟล์มากกว่าหนึ่งไฟล์

4: ใช้เมนูข้ามเพื่อเข้าถึงไฟล์

เมนู Jump มีไฟล์สองประเภท - ไฟล์ที่คุณเพิ่งใช้และไฟล์ที่คุณตรึงอยู่ ไปที่เมนู Jump เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย เมื่อต้องการเปิดเมนูกระโดดที่เกี่ยวข้องกับแอพพลิเคชันใด ๆ ให้คลิกขวาที่แอพพลิเคชั่นเมื่ออยู่บนทาสก์บาร์ ซึ่งอาจหมายความว่าคุณจะต้องเปิดแอปพลิเคชันก่อนที่จะเข้าถึงเมนูข้าม เมื่อเมนู Jump เปิดขึ้นคุณจะเห็นไฟล์ที่คุณเพิ่งใช้ ในการตรึงไฟล์ที่เกี่ยวข้องลงในเมนูข้ามให้เปิด Windows Explorer และลากไฟล์ไปที่แอพพลิเคชัน เมื่อไอคอนไฟล์วางอยู่บนไอคอนแอ็พพลิเคชันในแถบงานคุณจะได้รับข้อความในรูปแบบต่อไปนี้: ตรึงไว้ที่ จากนั้นคุณสามารถปล่อยไอคอนแฟ้มเพื่อปักหมุดไว้ในเมนูข้ามของแอพพลิเคชัน

5: โฟลเดอร์หลักของ Dock ไปยังแถบงาน Windows

ถ้าคุณใช้โฟลเดอร์บางโฟลเดอร์ที่มีอยู่ในโฟลเดอร์อื่นเป็นประจำคุณสามารถเทียบท่า ไปที่แถบงาน Windows 7 เพื่อไม่ให้คุณต้องเปิด Windows Explorer และนำทางไปยังไฟล์ของคุณ สำหรับเคล็ดลับนี้ให้เราใช้ตัวอย่างข้างต้นซึ่งเราสร้างระบบไฟล์ขึ้นอยู่กับปีเดือนและจากนั้นลูกค้า

คลิกขวาที่พื้นที่ว่างบนแถบงาน Windows 7 ในเมนูบริบทที่ปรากฏให้คลิกแถบเครื่องมือแล้วคลิกแถบเครื่องมือใหม่ คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบ Select Folder เรียกดูโฟลเดอร์หลักซึ่งในกรณีนี้คือธุรกิจ เลือกโฟลเดอร์และคลิกเลือกโฟลเดอร์ อย่าลืมเลือกโฟลเดอร์หลักและเพื่อไม่ให้เปิดโฟลเดอร์อื่นคุณจะได้รับข้อผิดพลาด โฟลเดอร์หลักถูกต่อกับแถบงาน Windows 7 ตอนนี้คุณสามารถคลิกที่ ">>" ลงชื่อเข้าใช้ชื่อโฟลเดอร์นี้เพื่อเข้าถึงเนื้อหา (โฟลเดอร์ย่อยและไฟล์ทั้งหมด) โดยไม่ต้องเปิด Windows Explorer

การคลิกที่โฟลเดอร์นี้จะแสดงขึ้น คุณเนื้อหาในรูปแบบของเมนูซ้อน คุณสามารถเรียกดูโฟลเดอร์ย่อยเพื่อเปิดและคลิกไฟล์ที่ต้องการเปิด เนื่องจากโฟลเดอร์หลักสามารถมองเห็นได้เสมอบนแถบงานจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาด้วย และใช่คุณสามารถใส่ไดรฟ์ทั้งหมดหรือโฟลเดอร์ที่ใช้งานบ่อยลงในแถบงานได้หากต้องการ

มีเคล็ดลับอื่น ๆ อีกมากมายสำหรับการจัดการไฟล์ใน Windows 7 ฉันได้กล่าวถึงเฉพาะสิ่งสำคัญที่ฉันใช้เอง ถ้าคุณมีคนอื่นร่วมแชร์โปรดทำเช่นนั้น