กฎสำหรับการจัดการข้อความอีเมลอย่างเหมาะสมและรอบคอบอาจเป็นเรื่องเก่าแก่กับคุณ แต่ไม่เป็นไรเลยที่จะตรวจสอบหลักการใหม่ในการส่งอีเมล์ที่สุภาพขึ้นมา

รายการการแจกจ่ายเป็นข้อความสำหรับการรับข้อความจากบางสิ่งบางอย่างที่เกี่ยวกับตัวคุณ แต่ระวังไม่ให้สแปมผู้รับของคุณ ปัญหาอาจเกิดขึ้นหากคุณมีหลายรายการและส่งข้อความเดียวกันไปยังบุคคลทั้งหมด: ถ้าบุคคลหนึ่งปรากฏในรายการ "San Francisco", "California", "America" ​​และ "Global" และหากคุณต้องการ - ส่งข้อความเดียวกันไปยังทั้งสี่รายการบุคคลนั้นจะได้รับสำเนาสี่ฉบับ ใส่ใจกับรายชื่อสมาชิกต่างๆของคุณและพิจารณาอย่างรอบคอบว่าคุณต้องการใช้รายการอย่างไร

พิจารณาอย่างรอบคอบว่าใครจะได้รับการตอบกลับ " ตอบกลับทั้งหมด" เป็นคุณลักษณะอีเมลที่มีประสิทธิภาพ แต่ถูกใช้อย่างแพร่หลาย เมื่อมีผู้รับมากกว่าสี่หรือห้ารายคุณควรใช้ "ตอบกลับทั้งหมด" เฉพาะเมื่อข้อความมีความสำคัญต่อผู้ที่อยู่ในรายการส่วนใหญ่เท่านั้น การใช้คุณลักษณะ "reply to all" ทั้งหมดเป็นความผิดพลาดหลักในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมอีเมลที่ล้นเกิน

[อ่านเพิ่มเติม: บริการทีวีสตรีมมิ่งที่ดีที่สุด] ข้อความนอกสำนักงานเป็นประโยชน์มากขึ้น กว่าที่คุณคิด

การจัดส่งการตอบกลับอีเมลแบบ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" แบบอัตโนมัติสำหรับทุกคนที่ส่งข้อความถึงคุณอาจเป็นตัวช่วยประหยัดเวลาได้มากสำหรับผู้ที่พยายามติดต่อคุณ อย่างไรก็ตามให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าระบบ "ออฟฟิศ" ทำงานอย่างไรเพื่อให้การตอบสนองออกไปเพียงครั้งเดียวต่อผู้ส่งและไม่ใช่ "reply to all" (ดูด้านบน) การเรียกคืนข้อความไม่ได้ผล

ยกเว้นระบบอีเมลองค์กรไม่กี่แห่งเมื่อคุณกด "ส่ง" ข้อความของคุณจะหายไป "การแจ้งเตือน Joe Smith ต้องการแจ้งเตือนข้อความนี้" คุณจะบอกผู้รับของคุณไม่เพียง แต่ว่าคุณไม่ทราบวิธีการเขียนข้อความอีเมลอย่างถูกต้อง แต่คุณไม่เข้าใจวิธีการใช้ระบบ e-mail งาน

อย่าลืมพลังของปากกา วันนี้ไม่ว่าคุณจะส่งข้อความขอบคุณหรือคำทักทายที่เรียบง่ายข้อความจดหมายที่เขียนด้วยลายมือจะมีผลกระทบมากกว่าอีเมลที่ถูกขีดฆ่า ข่าวสาร เมื่อวันที่ 11 พฤษภาคม พ.ศ. 2552 ค่าจัดส่งหนังสือเรียนชั้นหนึ่งมีค่าใช้จ่าย 44 เซ็นต์