DocSend for Outlook - การสื่อสารที่ดีขึ้นโดยใช้เอกสาร

เรามักส่งเอกสารจำนวนมากโดยใช้ Microsoft Outlook ทำให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วยเอกสารที่มี Add-on สำหรับ Outlook ` DocSend ` DocSend for Outlook ทำให้เอกสารเป็นช่องทางที่มีประสิทธิภาพและมีความหมายมากขึ้นสำหรับการสื่อสาร หลังจากติดตั้งแล้วคุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณและสามารถสร้างลิงก์ DocSend ได้อย่างถูกต้องเมื่อต้องการมากที่สุดนั่นคือเมื่อคุณส่งอีเมล อย่างไรก็ตามมี DocSend for Outlook มากกว่าการส่งเอกสารและเอกสารแนบ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ add-in ใหม่นี้สำหรับ Microsoft Outlook

DocSend for Outlook

เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน DocSend ไม่ใช่แอปพลิเคชันใหม่ อยู่ที่นี่มาสักระยะหนึ่งแล้ว อย่างไรก็ตาม DocSend เป็นส่วนเสริมสำหรับ Outlook เป็นสิ่งใหม่ เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์เอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่คุณส่งทางอีเมล เรามักจะสงสัยเมื่อเราส่งเอกสารผ่านทางอีเมล ไม่ว่าบุคคลนั้นจะได้เห็นเอกสารหรือไม่ นอกจากนี้; สำหรับเอกสารที่เป็นความลับเราต้องกังวลอีกถ้าผู้รับเอกสารได้ส่งต่อไป ด้วยความช่วยเหลือของ DocSend คุณสามารถทราบได้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับเอกสารของคุณ จากการที่รู้ว่าคนเปิดกี่ครั้งไม่ว่าจะถูกดาวน์โหลดหรือไม่และไม่ว่าจะถูกส่งต่อไปยังใครก็ตาม คุณสามารถติดตามทุกสิ่งทุกอย่างได้โดยใช้ DocSend

ตอนนี้เครื่องมือนี้สามารถใช้งานได้กับ Outlook Mail DocSend for Outlook จะทำงานเหมือนกันเมื่อใช้เป็น Add-in สำหรับ Outlook Mail เชื่อมโยงบัญชี DocSend ของคุณกับ Outlook Mail เพื่อทำให้การสื่อสารเอกสารทำได้ง่ายขึ้น

เพื่อให้ได้ DocSend for Outlook สิ่งที่คุณต้องทำก็คือไปที่หน้าแรกเพื่อดาวน์โหลดฟรี เป็นเว็บแอปซึ่งเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณ เพียงลงชื่อสมัครใช้ด้วยเครื่องมือ

ตอนนี้คุณสามารถเชื่อมโยงเอกสารจากเครื่องพีซีกล่องดรอปบ็อกซ์ไดรฟ์และ OneDrive บน DocSend for Outlook

ภายใน DocSend for Outlook

ตอนนี้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ เครื่องมือ DocSend เมื่อคุณเข้าสู่ DocSend คุณสามารถดูหน้าแดชบอร์ดต่อไปนี้ได้

เมนูด้านซ้ายของเครื่องมือ DocSend ประกอบด้วยแท็บ Dashboard, Documents, Present, Contacts, Team และ Add-ins

ฟังก์ชัน DocSend มีลักษณะคล้ายกับส่วนอื่น ๆ เครื่องมือแบ่งปันเอกสาร โดยจะสร้างลิงก์สำหรับเอกสารแต่ละรายการที่คุณแบ่งปันกับที่อยู่ติดต่อของคุณ คุณยังสามารถสร้างลิงก์ที่แตกต่างกันสำหรับเอกสารฉบับเดียวเพื่อติดตามเอกสารของคุณได้ ทุกครั้งที่ผู้รับของคุณคลิกลิงก์คุณจะได้รับสถิติเกี่ยวกับเอกสาร ตัวอย่างเช่น สถิติการเยี่ยมชม จะปรากฏในรูปภาพต่อไปนี้:

วิธีการใช้ DocSend for Outlook

เนื่องจากเราเข้าใจว่า DocSend ทำงานได้อย่างไรตอนนี้เรามาดูว่า DocSend ทำงานอย่างไรสำหรับ Outlook Mail

เมื่อคุณลงชื่อสมัครใช้ DocSend คุณจะเห็น Add-in ใน Outlook Mail ของคุณ คลิกที่ New mail และมองไปที่ด้านล่างขวาของหน้าต่างเมลที่เพิ่งเปิดใหม่ มองหาไอคอนต่อไปนี้เป็นสีน้ำเงิน

เมื่อคุณคลิกที่โลโก้นี้หน้าต่าง DocSend จะเปิดขึ้นที่ด้านขวาของอีเมล คุณสามารถดูเอกสารที่มีอยู่แล้วใน DocSend ใน `My Documents` ในภาพด้านบนฉันได้รวมเพียง 3 เอกสารเท่านั้น อย่างไรก็ตามหากรายการยาวคุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ในหน้าต่างค้นหา คุณยังสามารถอัพโหลดเอกสารจากนั้นและที่นั่นได้โดยใช้ DocSend for Outlook ถ้าเอกสารที่ต้องการไม่อยู่ในรายการของคุณ

เมื่อคุณเลือกเอกสารที่คุณต้องการส่งให้เพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนของคุณคุณสามารถเริ่มต้นการตั้งค่าคุณสมบัติได้. เมื่อคุณเลือกเอกสารสำหรับส่งผ่านอีเมลคุณสามารถดูหน้าต่างต่อไปนี้ใน DocSend for Outlook

ตามที่เห็นในภาพด้านบนเอกสารที่เลือกทุกรายการสามารถทำได้

อนุญาต (หรือไม่อนุญาต) การดูแบบไม่ระบุตัวตน

• อนุญาต (หรือไม่อนุญาต) ดาวน์โหลด
• ตั้งค่า (หรือไม่ตั้งค่า) วันหมดอายุ
• ป้องกันรหัสผ่าน (หรือไม่ได้กำหนดรหัสผ่านสำหรับเอกสาร)
• 4 แท็บมีปุ่มเปิดและปิดทางด้านขวา ด้วยวิธีนี้คุณสามารถตัดสินใจ (และควบคุม) ว่าผู้รับสามารถทำอะไรกับเอกสารได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณเลือก `ปิด` สำหรับ `อนุญาตการดาวน์โหลด` ผู้รับจะสามารถดูเอกสารได้ แต่ไม่สามารถดาวน์โหลดได้ในคอมพิวเตอร์ของเขา ในทำนองเดียวกันคุณสามารถกำหนดวันหมดอายุของเอกสารได้ด้วยการตั้งค่าตัวเลือก `set expiration date` เป็น `On`

ดังนั้น DocSend for Outlook ช่วยให้คุณเลือกเวลาที่ผู้รับสามารถดูเอกสารในกล่องจดหมายได้ หลังจากวันหมดอายุ (และเวลา) ผู้รับจะไม่เห็นเอกสารเลย คุณลักษณะนี้มีประโยชน์มากสำหรับเอกสารที่มีชีวิต จำกัด เช่นรายงานประจำวันหรือสถิติ

หากเอกสารของคุณไม่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านอย่ากังวล! ขณะนี้คุณสามารถกำหนดรหัสผ่านโดยใช้ DocSend for Outlook เพียงแค่คลิกที่ปุ่มเปิด / ปิดด้านหน้าของ `Passcode protect` และคุณสามารถใส่รหัสผ่านได้ที่นี่และ

สุดท้ายเมื่อคุณเลือกตัวเลือกทั้งหมดแล้วตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับเอกสารที่จะส่ง ใส่ลิงค์สำหรับเอกสาร นี่ไม่มีอะไรเลยนอกจาก DocSend for Outlook จะสร้างลิงก์เฉพาะสำหรับเอกสารที่คุณต้องการส่ง ข้อความนี้จะถูกแทรกลงในเนื้อหาอีเมล

ผู้รับจะเห็นลิงก์นี้ในอีเมลที่ได้รับแทนที่จะเป็นเอกสาร เมื่อผู้รับคลิกที่ลิงค์จะเปิดขึ้นในเบราเซอร์ จากนั้นผู้รับสามารถดูดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสารได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณได้รับสิทธิ์การเข้าถึงจากผู้ใด หน้าต่างมีลักษณะดังนี้:

นอกเหนือจากการดำเนินการตามปกติ DocSend for Outlook มีคุณลักษณะที่น่าสนใจอีกอย่างหนึ่ง ผู้รับสามารถแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถามตามเอกสารผ่าน DocSend for Outlook

บทสรุป

เราเชื่อว่า DocSend for Outlook เป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการจัดการเอกสาร ส่วนใหญ่ยุ่งยากที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเช่นการส่งพวกเขาปกป้องพวกเขาโดยใช้รหัสผ่านและการจัดการรายชื่อผู้รับสามารถจัดการได้ดีกับ DocSend สำหรับ Outlook คุณสามารถอ่านบล็อกใน DocSend for Outlook บนบล็อก DocSend

แจ้งให้เราทราบว่าคุณใช้เครื่องมือนี้อย่างไร