การทำงานร่วมกันใน Microsoft Office: เจ็บปวด แต่ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้

Microsoft Office ได้รับมาตรฐานทองคำสำหรับการสร้างแก้ไขและจัดรูปแบบเอกสารที่ร้ายแรง Google Docs และคู่แข่งทางเว็บอื่น ๆ ได้แซงหน้า Office โดยทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันและ coedit เอกสารในเวลาจริง

ป้อนชุดโปรแกรม Office ใหม่ เปิดตัวเมื่อต้นปีนี้ทำให้พวกเขาสูญเสียพื้นโดยการให้คุณทำงานร่วมกันกับผู้อื่นผ่านทางแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปและเบราว์เซอร์ คุณลักษณะเหล่านี้เป็นขั้นตอนในทิศทางที่ถูกต้อง แต่ความร่วมมือใหม่ของ Microsoft ในการทำงานร่วมกันจะไม่ง่ายอย่างที่ควรจะเป็น

ไม่ว่าคุณจะกำลังคิดจะซื้อการสมัครสมาชิก Office 365 หรือซื้อซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป Office 2013 หรือ อ่านแล้ว: บริการทีวีสตรีมมิ่งที่ดีที่สุด]

ฉันได้ทดสอบการทำงานร่วมกันกับ Word, Excel, OneNote และ PowerPoint ทั้งที่เพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงาน บัญชี Office 365 Small Business Premium และกับบุคคลภายนอก บริษัท ของเราที่ไม่ได้มี Office 2013

การทำงานร่วมกันกับบุคคลภายนอก

ในการแชร์เอกสารกับผู้ทำงานร่วมกันก่อนอื่นคุณต้องบันทึกออนไลน์ SkyDrive

ด้วยการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล SkyDrive cloud และ Office Web Apps Office ใหม่นี้จะช่วยให้คุณแบ่งปันและร่วมลงนามกับใครก็ได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

ตัวอย่างเช่นผู้สร้างเอกสารสามารถเชิญทุกคนให้ดูหรือแก้ไขเอกสารใน Word ได้ Web App ไปที่เมนู

ไฟล์ และคลิก แชร์ ซึ่งจะมีตัวเลือกสำหรับการรับผู้อื่นบนเรือ โดยทั่วไปคุณจะสร้างลิงก์การแบ่งปันและส่งข้อมูลผ่านทางอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือคุณสามารถสร้างคำเชิญทางอีเมลไปยังที่อยู่ติดต่อ Outlook ที่คุณกำหนดได้ ไม่ว่าจะเป็นวิธีใดก่อนที่จะสร้างหรือส่งลิงก์คุณต้องบันทึกเอกสารไว้ใน SkyDrive แชร์งานใน Word, Excel หรือ PowerPoint โดยส่งลิงก์ที่อนุญาตให้ดูหรือแก้ไขเอกสาร

เมื่อ ผู้รับคลิกที่ลิงค์หน้าต่างเบราเซอร์จะเปิดไฟล์ใน Word, Excel, OneNote หรือ PowerPoint Web App โปรดทราบว่าแม้ว่าคุณจะได้ส่งลิงก์ที่ให้สิทธิ์แก่ผู้รับเพื่อแก้ไขเอกสารผู้รับจะเห็นข้อความป๊อปอัปเดียวกันที่แอป Office ทั้งหมดสร้างขึ้นเมื่อคุณเปิดเอกสารใด ๆ ผ่านทางอีเมลหรืออินเทอร์เน็ตดาวน์โหลดเตือนว่าเนื่องจากอินเทอร์เน็ตสามารถทำได้ ไม่ปลอดภัยตามค่าเริ่มต้นคุณสามารถอ่านเอกสารได้เท่านั้น ผู้รับต้องคลิกปุ่มเพื่อเปิดใช้งานการแก้ไขขั้นตอนแปลกเนื่องจากคุณได้สร้างลิงก์ที่ช่วยให้เขาแก้ไขเอกสารได้โดยเฉพาะ

คุณและผู้ร่วมลงนามที่กำหนดไว้สามารถทำงานในเอกสารพร้อม ๆ กันได้ ข้อ จำกัด ตัวอย่างเช่นใน Word คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณไม่สามารถแก้ไขย่อหน้าเดียวกันได้พร้อม ๆ กัน หากคุณพยายามจะทำเช่นนี้คุณจะได้รับข้อความป๊อปอัปเพื่อให้เกิดผลดังกล่าว

เมื่อคุณยอมรับข้อความเชิญให้ทำเอกสารร่วมกันจะมีการเปิดตัวในแอปพลิเคชันเว็บในโหมดอ่านอย่างเดียว อนุญาต

จากนั้นคุณจะไม่สามารถมองเห็นงานที่ผู้ร่วมเขียนทำได้จนกว่าผู้บันทึกจะบันทึกไว้ คุณสามารถบอกได้ในเวลาจริงว่าโชคดีที่มีคนอื่นกำลังทำงานในเอกสารเนื่องจากแอปนี้แสดงชื่อของผู้ร่วมเขียนข้อความ (หรือคลิก

ไฟล์> ข้อมูล สำหรับมุมมองด้านหลังของผู้ที่แก้ไขอยู่ในปัจจุบัน) หากตัวแก้ไขอื่นไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft เขาจะปรากฏเป็น "Guest" แบบทั่วไป การเปลี่ยนแปลงที่บันทึกไว้จะไม่ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ แต่คุณจะต้องบันทึกหรือคลิกปุ่มรีเฟรชเพื่อดูการทำงานของผู้ร่วมเขียนข้อความ เมื่อทำเช่นนั้นการเปลี่ยนแปลงจะปรากฏเป็นสีเขียวอ่อน

การใช้ Coauthoring ทำงานได้ดีแม้ในขณะที่บุคคลหนึ่งกำลังใช้ Word Web App และอีกคนหนึ่งกำลังใช้แอปเดสก์ท็อป เช่นเดียวกับ OneNote การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏโดยอัตโนมัติและเน้นด้วยสีเขียวซีด

Word, Excel และ PowerPoint 2013 สำหรับเดสก์ทอปช่วยให้คุณแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงานด้วยการสร้างคำเชิญทางอีเมลด้วยการดูหรือแก้ไขสิทธิ์

คุณไม่สามารถ coedit ใน Excel ขณะที่หนึ่งคนกำลังทำงานในเดสก์ท็อป Excel ถ้าคุณลองคุณจะได้รับข้อความว่าสเปรดชีตถูกล็อก แต่คุณสามารถ coauthor ใน Excel Web App ซึ่งมีจำนวน จำกัด มากขึ้นในการทำงาน การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจากที่ผู้เขียนออกจากเซลล์แล้วและเนื่องจากไม่ได้เน้นข้อความเป็นเรื่องง่ายที่จะบอกได้ว่า coauthor มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร แอพพลิเคชันไม่ระบุเมื่อมีการแก้ไขอย่างอื่น

การเปลี่ยนแปลงจะถูกไฮไลต์หลังจากข้อเท็จจริง

Microsoft ขอแนะนำให้ผู้ร่วมโครงการ PowerPoint ติดตั้งเดสก์ท็อปหรือเว็บแอ็พพลิเคชันไม่ใช่ทั้งสองอย่างในเวลาเดียวกัน หากมีคนใช้เดสก์ท็อปรุ่นหนึ่งและอีกคนหนึ่งกำลังทำงานในเบราว์เซอร์การเปลี่ยนแปลงอาจไม่สามารถบันทึกได้อย่างถูกต้อง การเปลี่ยนแปลง PowerPoint ไม่จำเป็นต้องได้รับการบันทึกแม้ว่า แต่จะปรากฏขึ้นหลังจากที่ตัวแก้ไขเสร็จสิ้นการทำงานกับวัตถุเช่นรูปภาพหรือกล่องข้อความ

การทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน

แอพพลิเคชันเดสก์ท็อปของ Office 2013 แสดงว่าใครกำลังทำงานอยู่ในเอกสารของคุณภายในไอคอนที่ด้านล่าง ด้านซ้ายของหน้าต่าง

บุคคลที่ทำงานในองค์กรที่ลงชื่อสมัครเข้าร่วมแผนธุรกิจ 365 ของ Office มีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันซึ่งไม่สามารถใช้งานได้ในเวอร์ชันผู้บริโภค เหนือสิ่งอื่นใด Office 365 Small Business Premium และ Office 365 Midsize Business ให้เซิร์ฟเวอร์ SharePoint และ Lync ที่โฮสต์ไว้สำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารแบบครบวงจรตามลำดับ

ขั้นตอนการสร้างเอกสารและเชิญเพื่อนร่วมงานแชร์ให้ผู้ดูหรือบรรณาธิการเป็นหลัก เช่นเดียวกับที่นี่สำหรับผู้บริโภค มีมุมแหลมที่คุณควรรู้เกี่ยวกับอย่างไรก็ตาม ตามค่าดีฟอลต์เมื่อคุณยอมรับคำเชิญเพื่อแก้ไขเอกสาร Office 365 จะเปิดตัวแอปพลิเคชันเว็บที่เกี่ยวข้องแม้ว่าคุณจะมี Office 2013 ในการติดตั้งเดสก์ท็อปในการติดตั้ง Desktop Word คุณต้องคลิก

แก้ไขใน Word ภายใน Word Web App และรอให้โปรแกรมเริ่มทำงานขั้นตอนพิเศษที่ต้องใช้เวลานาน เพื่อให้แท็บเอกสารที่คุณได้รับเชิญให้แบ่งปันให้คลิกที่ลิงก์ Follow ในคำเชิญ

ผู้ดูแลระบบ Office 365 สามารถเปลี่ยนค่าดีฟอลต์นี้ภายในการตั้งค่าสำหรับไซต์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อเปิดเอกสารในแอปเดสก์ท็อป คุณไม่สามารถเลือกใช้เดสก์ท็อปหรือเว็บแอ็พพลิเคชันได้ก่อนที่จะเริ่มใช้งาน

นอกจากนี้โปรดทราบว่าแม้ว่าคุณอาจคาดหวังว่าเอกสารที่คุณแก้ไขจะปรากฏในพื้นที่ทำงานของ SkyDrive Pro โดยอัตโนมัติ ไม่ใช่กรณี เอกสารจะแสดงเฉพาะในไฟล์ SkyDrive ของผู้สร้าง

เอกสารต่อไปนี้จะมีลิงก์ไปยังเอกสารที่คนอื่นแชร์กับคุณ แต่คุณไม่สามารถดูรายการเอกสารที่ติดตามได้จากหน้าจอ SkyDrive Pro เริ่มต้น

หากต้องการทบทวนเอกสารที่สร้างโดย coworker คุณต้องคลิกลิงก์ไปยังเอกสาร วิธีหนึ่งคือการค้นหาคำเชิญทางอีเมลที่มีลิงก์ดังกล่าว เส้นทางที่ง่ายกว่าคือการติดตามไฟล์ที่ใช้ร่วมกันโดยคลิกที่ตัวเลือก

ทำตาม ในคำเชิญเดิม การดำเนินการดังกล่าวเป็นการเชื่อมโยงไปยังเอกสารภายในเอกสารต่อไปนี้ในแถบนำทางด้านซ้ายของพื้นที่ทำงาน SkyDrive Pro ของคุณภายใต้ My Documents หากคุณได้ตั้งค่า newsfeed ไว้ในโปรไฟล์ Office 365 ของคุณคุณจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ไปยังเอกสารที่คุณติดตาม แต่คุณต้องคลิก

เอกสารที่ตามมา เพื่อดูไฟล์เหล่านี้ Microsoft สามารถทำสิ่งต่างๆให้ง่ายขึ้นด้วยอินเตอร์เฟซที่มีเอกสารตามมาพร้อมกับเอกสารของผู้ใช้ การแชทขณะทำงานร่วมกัน

ไม่ชัดเจนว่าจะใช้ข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในเอกสารอย่างไร

อีกมุมแหลมที่เราสังเกตเห็น สภาพแวดล้อมทางธุรกิจของ Office 365 เกี่ยวข้องกับการพูดคุย เมื่อลงชื่อเข้าใช้ฉันสามารถส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานจาก Outlook Web App โดยคลิกที่รายการผู้คนที่ด้านบนของหน้าจอหลักของ Office 365 แต่ถ้าฉันคลิก SkyDrive เพื่อทำงานกับเอกสารหน้าต่างบอกให้ฉันยุติเซสชัน IM และฉันไม่สามารถใช้ Outlook Web App กับ IM ในขณะที่ทำงานกับเอกสารที่ใช้ร่วมกันได้ ไมโครซอฟท์กล่าวว่านี่ไม่ใช่วิธีที่ควรจะทำงาน

Lync ช่วยให้คุณสามารถประชุมและแชทจากเดสก์ท็อปได้

ปรากฎว่ามีวิธีอื่นใน IM ใน Office 365: คุณต้องเปิดแอ็พพลิเคชันเดสก์ท็อป Lync ที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป Office 2013 และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณจาก ภายใน Lync จากนั้นคุณสามารถส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานที่กำลังเข้าร่วมเอกสารจากภายในเอกสารโดยคลิกที่ชื่อของพวกเขาในรายชื่อของบรรณาธิการที่ใช้งานอยู่

หรืออย่างน้อยที่สุดคุณก็สามารถใช้เหตุผลได้ ในการทดสอบของเราเราพบว่าบางครั้งไอคอน IM มีสีเทาแม้ว่า Lync จะแสดงให้บุคคลอื่นเห็นว่ามีอยู่ เห็นได้ชัดว่า Microsoft มีงานที่ต้องทำเพื่อให้การแชททำได้อย่างง่ายดายสำหรับผู้ทำงานร่วมกัน เป็นการยากที่จะเข้าใจการตัดสินใจในการสร้างบริการแชทที่ไม่ได้รวมเข้าด้วยกันและต้องเปิดแอพพลิเคชันแยกต่างหากเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บริการเว็บเป็นที่น่ารำคาญ พฤติกรรมที่ผิดพลาดของ Lync คือไอซิ่งบนเค้ก

บรรทัดล่างสุดของความร่วมมือ

นี่คือคำเชิญที่จะร่วมมือกันใน Excel Web App จากที่นี่คุณไม่สามารถใช้ร่วมกับเดสก์ท็อป Excel ร่วมกับ Microsoft Office ได้

Microsoft ต้องการมอบอำนาจให้ผู้อื่นทำงานร่วมกันเป็นอย่างดีในเอกสาร แต่ชุดโปรแกรม Office ใหม่จะไม่ทำให้เรื่องง่าย กระบวนการต่างๆสำหรับการให้สิทธิ์ร่วมในแอปหลักทำให้เกิดความสับสน ใน Word โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานร่วมกันจะชะลอตัวลงตามข้อกำหนดที่ทุกคนต้องบันทึกหรือรีเฟรชเอกสารเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของอีกฝ่ายหนึ่ง การตั้งค่านี้ขัดแย้งกับแอพพลิเคชันการประมวลผลคำของ Google ซึ่งแสดงการเปลี่ยนแปลงเมื่อผู้ใช้พิมพ์

การแบ่งปันเอกสารในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของ Office 365 ยังไม่เป็นที่เข้าใจง่ายทำให้ไม่สามารถค้นหาเอกสารที่ใช้ร่วมกันที่คุณไม่ได้สร้างหรือ สนทนากับเพื่อนร่วมงานขณะเปิดไฟล์ เป็นเรื่องดีที่ไมโครซอฟท์กำลังดำเนินการตามแนวทางที่ถูกต้อง แต่จนถึงตอนนี้ก็เป็นขั้นตอนของทารกที่ดีที่สุด หากการร่วมมือกันเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานของคุณ Office ใหม่จะเปิดใช้งานได้ แต่ต้องพอดีและเริ่มทำงาน เรียนรู้ความผิดปกติเหล่านี้ทั้งภายในและภายนอกเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้หรือพิจารณาใช้ Google Apps for Business แทน