วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานร่วมกันกับพันธมิตรทางธุรกิจหรือเพื่อนร่วมงานก็คือส่งอีเมลเอกสารถึงพวกเขา แต่ก็เป็นหนึ่งในพฤติกรรมที่ยากที่สุดในการทำลายด้วย และในขณะที่อีเมลเป็นที่แพร่หลายและเกือบจะทันทีความคิดของการทำงานร่วมกันแบบอนุกรม - ฉันทำงานในเอกสารส่งให้คุณและคุณทำงานกับมันและส่งกลับ - เป็นเงอะงะ เอกสารที่แนบมาสามารถอุดตันระบบอีเมลหรือถูกปฏิเสธโดยตัวกรอง ถ้ามีคนทำงานมากกว่าสองคนใครจะรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง

เพื่อแก้ปัญหานี้ลองดูที่ Etherpad.com ซึ่งโดยทั่วไปจะตั้งค่าเว็บเพจแบบเรียลไทม์สำหรับเอกสารของคุณ จะกำหนด URL แบบสุ่มและนี่เป็นทั้งดีและไม่ดี ทำได้ดีเพราะเมื่อคุณทราบ URL คุณสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างง่ายดาย ไม่ดีเพราะไม่มีการรักษาความปลอดภัยใด ๆ เมื่อคุณทราบ URL แล้วดังนั้นทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่คุณกำลังทำ แต่สำหรับการแก้ไขปัญหาร่วมกันแบบเรียลไทม์อย่างรวดเร็วไม่สามารถเอาชนะได้ คุณมีหน้าต่างแชทไว้ด้านข้างซึ่งคุณสามารถแบ่งปันความคิดเห็นได้และการเปลี่ยนแปลงของผู้แต่งแต่ละคนจะได้รับสีไฮไลต์ที่แตกต่างกันดังนั้นคุณจึงสามารถเห็นความช่วยเหลือของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้คุณยังสามารถย้อนกลับไปที่เวอร์ชันที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ดีมากหากคุณกำลังพยายามค้นหาสิ่งที่สูญหายไปในสตรีมแก้ไข และเป็นอิสระ (มีบริการคล้าย ๆ กันจาก Textflow.com ราคา $ 100 ต่อผู้ใช้ต่อปี)

[อ่านเพิ่มเติม: บริการสตรีมมิ่งทีวีที่ดีที่สุด]

บางสิ่งบางอย่างที่ปลอดภัยมากขึ้นและมีคุณลักษณะมากมายคือ Box.net นี้เริ่มต้นเป็นบริการสำรองข้อมูลออนไลน์ (ดูคอลัมน์ของฉันที่นี่) แต่มีวิวัฒนาการไปบางสิ่งบางอย่างมากขึ้น ทีมงานสามารถแบ่งปันเอกสารที่โพสต์ไว้ในเว็บเพจของตัวเองได้ คุณสามารถค้นหาข้อความแบบเต็มในคอลเล็กชันนี้และมีการอภิปรายแบบมีเธรดด้วย ค่าใช้จ่ายคือ 15 เหรียญต่อผู้ใช้ต่อเดือน และแตกต่างจาก Etherpad คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้ทุกรูปแบบไม่ใช่แค่เอกสารประมวลผลคำเท่านั้น

บริการสุดท้ายที่ผมอยากจะพูดถึงคือ Drop.io เช่นเดียวกับ Box ในรูปแบบที่คุณสามารถบันทึกไฟล์ได้หลายรูปแบบและทำอย่างปลอดภัยเช่น Etherpad ในแบบที่คุณแชทแบบเรียลไทม์ แต่มีมากมายที่เกิดขึ้นที่นี่ สิ่งที่น่าสนใจเกี่ยวกับ Drop.io คือคุณมีวิธีมากมายในการรับข้อมูลเข้าและออกจากเว็บเพจที่แชร์ คุณสามารถอัพโหลดเนื้อหาผ่านทางเว็บอีเมลส่งผ่านข้อความฟีด RSS หรือแม้กระทั่งโทรศัพท์หรือแฟกซ์เข้าโทรศัพท์จะถูกบันทึกเป็นไฟล์เสียง คุณสามารถทดลองใช้บริการได้ฟรี หากคุณเพียงต้องการสร้าง "drop" หรือหน้าเว็บที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีมูลค่า 10 เหรียญต่อปีสำหรับพื้นที่ 1 GB มีแผนการอื่น ๆ ที่มีราคาแพงกว่าถ้าคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลหรือคุณลักษณะเพิ่มเติม ContentCircles.com ซึ่งมีแผน $ 10 ต่อเดือนสำหรับพื้นที่ที่ไม่ จำกัด

ทั้งหมดนี้เป็นทางเลือกที่ดีในการส่งไฟล์ครั้งต่อไปทาง e-mail และสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความผิดหวัง ของการทำงานร่วมกันแบบอนุกรม แจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับบริการหรือถ้าคุณมีคนอื่น ๆ ที่คุณใช้เป็นประจำ

David Strom เป็นอดีตหัวหน้าบรรณาธิการของ Network Computing, Tom's Hardware.com และ DigitalLanding.com และเครือข่ายอิสระ ที่ปรึกษา, บล็อกเกอร์, podcaster และลำโพงมืออาชีพที่ตั้งอยู่ในเมือง St. Louis สามารถติดต่อได้ที่ [email protected]