มีเหตุผลที่ QuickBooks ยังคงเป็นซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็กที่ได้รับความนิยมมากที่สุด Intuit ใช้เวลา 13 ปีในการพัฒนาคุณลักษณะนี้ เนื่องจากมีเวอร์ชันใหม่ทุกปี แต่คุณอาจไม่ต้องใช้ทุกสิ่งทุกอย่างที่สามารถทำได้เพื่อให้ QuickBooks สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น

ทำให้ QuickBooks เป็นไปตามการตั้งค่าของคุณ

QuickBooks มีตัวเลือกมากมายใน หน้าต่าง Preferences ซึ่งคุณเข้าถึงจากเมนู Edit สำหรับแต่ละรายการการกำหนดลักษณะคุณจะได้รับแท็บสำหรับตัวเลือกส่วนบุคคลและ บริษัท ตัวเลือกส่วนบุคคลใช้กับผู้ใช้ปัจจุบันเท่านั้นในขณะที่ตัวเลือกของ บริษัท ปรากฏต่อผู้ใช้ทั้งหมด คุณควรคลิกที่ทั้งสองแท็บเพื่อดูตัวเลือกการปรับแต่งทั้งหมดของคุณ

1. เลือกเดสก์ท็อปของคุณ (QB2010)

มุมมองเดสก์ท็อป

แผนภูมิการไหลเริ่มต้นที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดใช้ QuickBooks ฉบับใหม่ขึ้นมาคล้ายกับบางสิ่งจากชั้นบัญชี แต่โชคดีที่คุณไม่ได้ติดอยู่ ใน

Preferences, Desktop View

คุณสามารถเลือกใช้หน้าจอเริ่มต้นอื่นเช่น ภาพรวม บริษัท ยอดนิยมได้โดยไปที่หน้าต่างที่คุณต้องการแล้วคลิก บันทึก < ปุ่มวิทยุเดสก์ท็อปปัจจุบัน หรือคุณสามารถมี QuickBooks เพียงบันทึกหน้าต่างที่คุณกำลังทำงานเมื่อคุณปิดระบบโดยคลิก บันทึก เมื่อปิด บริษัท ในหน้าต่างเดียวกันนี้คุณสามารถเลือกระหว่างตัวเลือกดีฟอลต์การเปิดหน้าต่างหลายบานเมื่อคุณทำงานหรือเพียงอย่างใดอย่างหนึ่งในแต่ละครั้ง (เมื่อคุณเปิดหน้าต่างหน้าต่างก่อนหน้าจะปิดลงโดยอัตโนมัติ) 2. เพิ่มความเร็วในการค้นหา (QB2012) ค้นหา

คุณลักษณะการค้นหา QuickBooks ช่วยให้คุณสามารถค้นหารายการต่างๆในแฟ้ม บริษัท หรือแฟ้มวิธีใช้ของโปรแกรม ช่องค้นหาจะปรากฏในแถบไอคอนด้านบน (เรียกใน

ดู

จากนั้นคลิก แถบไอคอนด้านบน) แต่ใต้ การตั้งค่าค้นหา คุณสามารถลบออกได้ และระบุว่าคุณต้องการให้ บริษัท หรือช่วยค้นหาไฟล์ (โดยค่าเริ่มต้น QuickBooks จะช่วยให้คุณสามารถเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านล่างของการค้นหาที่ยื่นทุกครั้งที่คุณเริ่มต้นการค้นหา) ในแท็บ บริษัท คุณยังสามารถระบุความถี่ที่ QuickBooks ควรจัดทำดัชนีไฟล์ บริษัท ของคุณเพื่อให้การค้นหาจะแสดงรายการล่าสุด. QuickBooks แนะนำให้ทำดัชนีในช่วงเวลา 30 นาที แต่เนื่องจากการจัดทำดัชนีอาจชะลอตัวโปรแกรมคุณอาจต้องการเลือกใช้การเหยียดอีกต่อไป เมื่อคุณต้องการหารายการล่าสุดคุณสามารถคลิกปุ่มอัปเดตเดี๋ยวนี้ในหน้าต่างนี้ 3. ค้นหาข้อความเก่า (pre QB2010) QuickBooks ตามค่าเริ่มต้นมีการแจ้งเตือนหลายอย่างที่คุณสามารถปิดได้โดยการทำเครื่องหมายในช่องทำไม่ได้แสดงข้อความนี้อีกครั้งในข้อความ แต่ถ้าคุณต้องการนำพวกเขากลับมาเพียงแค่กระโดดไปที่หน้าต่างการกำหนดลักษณะทั่วไปและคลิกที่กล่อง "นำข้อความทั้งหมดที่มีอยู่ครั้งเดียว" นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ QuickBooks ได้โดยใช้คีย์ Enter ระหว่างแท็บระหว่างฟิลด์แสดงข้อความ (หรือปราบปราม) ใน Tooltips เลือกระหว่างใช้วันที่วันนี้กับวันที่ทำธุรกรรมครั้งล่าสุดสำหรับธุรกรรมใหม่ ๆ และอื่น ๆ อีกมากมาย 2012 และรุ่นที่ใหม่กว่าให้คุณเลือกใช้ QuickBooks ในพื้นหลังเพื่อเร่งความเร็วในการเปิดตัว

ทำงานได้ดีขึ้นกับข้อมูลและรายงาน

4. เพิ่มหรือแก้ไขรายการหลายรายการ (QB2011)

รายการในรายการหลายรายการ

สมมติว่าคุณต้องการอัปเดตรายการ QuickBooks จากลูกค้าและผู้ขายไปจนถึงบริการและชิ้นส่วนต่างๆ

เพิ่ม / แก้ไขหลายรายการ

ภายใต้รายการเมนูรายการให้วิธีที่มีประโยชน์หลายอย่างในการทำเช่นนั้น ด้วยการแสดงข้อมูลรายการในรูปแบบตารางแบบสเปรดชีตจะช่วยให้คุณสามารถแทรกลบหรือย้ายรอบ ๆ คอลัมน์และวางเซลล์ Excel ที่คัดลอกไว้นอกเหนือจากการพิมพ์ในรายการใหม่ คัดลอกคำสั่งลง ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกขวาที่เซลล์จะเติมส่วนที่เหลือของคอลัมน์ด้วยเนื้อหาของเซลล์ อย่างไรก็ตามใช้อย่างระมัดระวังเนื่องจากจะเขียนทับเนื้อหาใด ๆ ก่อนหน้า 5. ปรับเปลี่ยนรายงานก่อนทำงาน (ก่อน QB2010) ปรับเปลี่ยนรายงาน

QuickBooks ทำให้รายงานการปรับแต่งเป็นเรื่องง่าย แต่คุณไม่จำเป็นต้องรอให้รายงานเปิดขึ้นก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลง ไปที่

การตั้งค่ารายงาน

และเลือก แจ้งให้ฉันแก้ไขตัวเลือกรายงาน ก่อนที่จะเปิดรายงาน จากนั้นเมื่อคุณเลือกรายงานคุณจะเห็นหน้าต่างที่มีตัวเลือกก่อนที่จะเรียกใช้รายงานจริง หากชุดข้อมูลของคุณมีขนาดใหญ่อาจทำให้ประหยัดเวลาได้มากขึ้น 6. รายงานการรีเฟรชอัตโนมัติใน Excel (QB2012) อัปเดตรายงานโดยอัตโนมัติ

ผู้ใช้ QuickBooks หลายคนต้องการส่งออกข้อมูลรายงานไปยังสเปรดชีต Excel ซึ่งสามารถปรับแต่งได้ตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงรูปแบบไปจนถึงการเพิ่มสูตร QuickBooks เมื่อเร็ว ๆ นี้ทำให้การสร้างสเปรดชีตทำได้ง่ายโดยการใส่ปุ่ม Excel ที่ด้านบนของรายงานซึ่งจะแสดงหน้าต่างที่มีตัวเลือกการส่งออก คุณยังสามารถตั้งค่าตัวเลือก Excel บางอย่างก่อนที่จะส่งออกข้อมูลได้โดยคลิกที่ปุ่ม Advanced

ปัญหาในฉบับก่อนหน้านี้คือการรีเฟรชสเปรดชีตที่ปรับแต่งด้วยข้อมูลใหม่จาก QuickBooks อาจยุ่งเหยิง ตัวอย่างเช่นการจัดรูปแบบการเปลี่ยนแปลงไม่ได้ใช้กับข้อมูลใหม่ QuickBooks ฉบับปี 2012 ได้ปรับปรุงฟังก์ชันการส่งออก Excel ให้อยู่ในประเด็นปัญหาเหล่านี้อย่างน้อยที่สุด เมื่อคุณสร้างสมุดงาน Excel ด้วยข้อมูลที่ส่งออก QuickBooks จะสร้างรายการเมนูใน Excel ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถอัปเดตสเปรดชีตได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ QuickBooks

กระบวนการนี้ยังไม่สมบูรณ์แบบ: QuickBooks จะเพิ่มแผ่นงานในสมุดงาน Excel ที่สร้างไว้ ใช้คุณลักษณะการส่งออกเพื่ออธิบายข้อ จำกัด บางประการ อย่างไรก็ตามสามารถทำให้ชีวิตง่ายขึ้นหากคุณต้องการนวดข้อมูล QuickBooks ใน Excel

ค้นหาทางลัดและการปรับแต่งเมนู

7. เล่นรายการโปรด (QB2011)

QuickBooks มีรายงานมาตรฐานจำนวนมากที่พบว่ารายการที่คุณใช้เป็นประจำจากเมนูจะทำให้เกิดความรำคาญ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการท่องเว็บโดยกำหนดรายงานเป็นรายการโปรดโดยคลิกที่ไอคอนหัวใจใต้รายงานใด ๆ ซึ่งเป็นมาตรฐานจดจำหรือมีส่วนร่วมในศูนย์รายงาน หลังจากนั้นจะปรากฏในแท็บรายการโปรดในศูนย์รายงานและมีแม้แต่คำสั่งเรียกใช้รายงานที่ชื่นชอบสำหรับรับรายงานทั้งหมดเหล่านี้เพื่ออัปเดตด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

8. ปรับแต่งแถบไอคอน (pre QB2010)

ไม่เพียง แต่ใช้ไอคอนบาร์ในขณะนี้!

อินเตอร์เฟซมาตรฐาน QuickBooks ถูกโหลดขึ้นพร้อมกับไอคอนไปยังรายการที่คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้และบางครั้งสิ่งที่คุณต้องการขาดหายไป. คุณสามารถทำให้แถบไอคอนสัมพันธ์กับวิธีที่คุณใช้ QuickBooks ได้โดยการเพิ่มหรือลบไอคอนในหน้าต่างแถบไอคอนปรับแต่งโดยการเลือก

ดู

จากนั้นเลือก กำหนดแถบไอคอน หรือสร้างไอคอนใหม่โดยคลิกปุ่ม ขั้นสูง ในหน้าต่างนั้น 9. ข้อมูลผลิตภัณฑ์ของ QuickBooks (pre QB2010) หน้าต่างข้อมูลผลิตภัณฑ์ QuickBooks จะให้ข้อมูลสถิติและรายละเอียดอื่น ๆ ที่คุณต้องการสำหรับการสนับสนุนด้านเทคนิคหรือปัญหาอื่น ๆ นอกเหนือจากสิ่งอื่น ๆ คุณสามารถดูข้อมูลเมื่อคุณติดตั้งสำเนาหมายเลขประจำผลิตภัณฑ์ข้อมูลใบอนุญาตรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนผู้ใช้และรายการสินค้าและอื่น ๆ อีกมากมาย เข้าถึงได้โดยกดปุ่ม F2 บนพีซีที่ใช้ Windows ของคุณ

10. เครื่องคิดเลขแบบป๊อปอัพ (pre QB2010)

เครื่องคิดเลขแบบป๊อปอัพ

หากคุณต้องการทำแบบฝึกหัดเร็ว ๆ ในขณะที่กำลังสร้างข้อมูลประมาณการใบสั่งขายหรือใบแจ้งหนี้คุณไม่จำเป็นต้องออกจากแบบฟอร์ม QuickBooks ด้วยเคอร์เซอร์ของคุณบนฟิลด์จำนวนเงินใด ๆ เพียงแค่คลิกปุ่ม

+

, - , * หรือ / ลบ, ​​คูณหรือหาร) และหน้าต่างเครื่องคิดเลขเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้น 11. แป้นพิมพ์ลัด (pre QB2010) : ผู้ที่ต้องการใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อคลิกเมนูและหน้าต่างแบบกราฟิกมีตัวเลือกมากมายใน QuickBooks ซึ่งมีมาตั้งแต่ต้นกำเนิดของ DOS ตัวอย่างเช่น

CTRL-F เรียกหน้าต่างค้นหาโดยละเอียดสำหรับการติดตามการทำธุรกรรมเฉพาะเจาะจง CTRL-R สร้างรายการบันทึกที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมปัจจุบัน นอกจากนี้ยังมีทางลัดที่สอดคล้องกับบริบทที่ใช้กับประเภทข้อมูลเฉพาะเช่นหากคุณกำลังทำงานในฟิลด์วันที่การกด Y จะเปลี่ยนวันที่เป็นวันแรกของปีปัจจุบัน หากต้องการดูรายการแป้นพิมพ์ลัดทั้งหมดให้เริ่มต้นโดยไปที่หน้าความช่วยเหลือของ QuickBooks ในหัวข้อนี้ จากนั้นคุณสามารถเข้าถึงรายการสำหรับหมวดหมู่ทางลัดทั้งหมด: ทั่วไปวันที่แก้ไขแก้ไข Windows กิจกรรมและย้ายไปมารอบ ๆ หน้าต่าง