10 เคล็ดลับสำหรับการเรียนรู้ Microsoft Outlook 2013

การติดตามอีเมลปฏิทินและรายชื่อติดต่อสามารถดูดซับเวลาที่ไม่มีการบอกเวลาออกจากวันทำงานใด ๆ สิ่งที่ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานของคุณใน Outlook สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตของคุณ ลองจินตนาการว่ากล่องจดหมายของคุณจะแสดงเฉพาะข้อความที่คุณต้องการดูหรือไม่ พิจารณาว่าคุณสามารถค้นหาข้อมูลติดต่อที่สำคัญได้ในไม่กี่วินาที จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณรู้ดีว่าเหตุใดคุณลักษณะบางอย่างของ Outlook ที่ทำงานแล้วไม่ทำงานในแบบที่โฆษณา?

10 เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเรียงลำดับข้อความและวาระการประชุมของคุณและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยรวม

1. ดูกล่องจดหมายของคุณในแบบของคุณ

เมื่อคุณจัดระเบียบหน้าจอในแบบที่คุณต้องการให้ดูบันทึกการตั้งค่ามุมมองเพื่อให้คุณสามารถกลับมาได้ทุกเมื่อ

เมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายเป็นครั้งแรกมุมมองเริ่มต้นจะปรากฏขึ้น ไม่ต้องมองด้วยวิธีนี้ หากต้องการดูตัวเลือกการปรับแต่งมากมายของ Oulook คลิกแท็บ ดู บนแถบเครื่องมือริบบิ้นและเลือก เปลี่ยนมุมมอง คุณสามารถเลือกมุมมองที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้หลายแบบเช่นเดียวกับที่แสดงเฉพาะอีเมลล่าสุด

นอกจากนี้ในแท็บมุมมองคุณสามารถเลือก ตัวอย่างข้อความ และเลือก ปิด เพื่อเปิด ปิดการแสดงตัวอย่าง หรือเลือก 1, 2 หรือ 3 เพื่อดูจำนวนบรรทัดของข้อความที่อยู่ใต้ส่วนหัวของข้อความ คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกเหล่านี้ได้ทั้งโฟลเดอร์ปัจจุบันหรือกล่องจดหมายทั้งหมด

คลิก ดูการตั้งค่า เพื่อดูตัวเลือกสำหรับกำหนดค่ามุมมองเช่นเพิ่มคอลัมน์หรือจัดเรียงลำดับใหม่ ตัวเลือกการจัดเรียงช่วยให้คุณเรียงลำดับอีเมลตามวันที่หัวเรื่องเป็นต้น ตัวเลือก Layout ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งบานหน้าต่างและบานหน้าต่างการอ่านได้

เมื่อคุณจัดกล่องจดหมายให้เป็นที่ชื่นชอบแล้วคลิก เปลี่ยนมุมมอง> บันทึกมุมมองปัจจุบันเป็นมุมมองใหม่ จากนั้นพิมพ์ชื่อของข้อมูลพร็อพเพอร์ตี้และระบุว่าโฟลเดอร์ใดที่สามารถใช้งานได้และโดยใคร ในอนาคตให้กลับไปที่มุมมองนี้โดยเลือก เปลี่ยนมุมมอง และเลือกมุมมองที่บันทึกไว้

2. กำหนดเครื่องหมายอีเมลเป็น "อ่านแล้ว"

ทำเครื่องหมายข้อความโดยอัตโนมัติเป็นแบบอ่านอย่างเดียวหากปรากฏในบานหน้าต่างการอ่านเป็นเวลานานกว่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

Outlook ยังไม่ได้อ่านอีเมลที่แตกต่างไปจากข้อความที่คุณเคยทำ อ่าน. อย่างไรก็ตามคุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลว่าอ่านแล้วไม่ถูกต้องเมื่อคุณแทบจะไม่สามารถมองข้ามสิ่งที่สำคัญได้

ในการป้องกันปัญหานี้ให้เลือก ไฟล์> ตัวเลือก> อีเมล, แล้วคลิกปุ่ม การอ่าน ทำเครื่องหมายที่ "ทำเครื่องหมายรายการว่าอ่านแล้วเมื่อดูในช่องอ่านหนังสือ" ปรับจำนวนวินาทีที่คุณต้องการให้ข้อความปรากฏในบานหน้าต่างการอ่านก่อนที่ Outlook จะทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ค่าเริ่มต้นคือ 5 วินาที สมมติว่าคุณตั้งค่าไว้ที่ 30 วินาที

หลังจากนั้นในขณะที่คุณดูตัวอย่างข้อความในบานหน้าต่างการอ่านจะมีการทำเครื่องหมายเฉพาะอีเมลที่ปรากฏที่นั่นนานกว่า 30 วินาทีโดยอัตโนมัติอ่าน

3. เขียนกฎของคุณเองสำหรับข้อความที่ปรากฏ

ข้อความที่ยังไม่อ่านมีการทำเครื่องหมายเป็นสีน้ำเงินตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้

Outlook 2013 มีวิธีใหม่ในการระบุข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน มีแถบสีน้ำเงินอยู่ทางด้านซ้ายของข้อความในกล่องจดหมายของคุณและส่วนหัวของข้อความก็จะเป็นสีน้ำเงิน

สีน้ำเงินนี้ใช้กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข อย่างไรก็ตามคุณสามารถเปลี่ยนสีและแบบอักษรได้ คุณสามารถเขียนกฎของคุณเองและจัดรูปแบบอีเมลของคุณโดยใช้สีตามที่คุณต้องการ

คุณสามารถกำหนดสีบางอย่างให้กับอีเมลตามผู้ที่ส่งหรือตามที่คำปรากฏในบรรทัดเรื่อง โดยเลือก View> View Settings> Conditional Formatting คุณจะเห็นกฎ Unread Messages และสีน้ำเงิน คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรหรือสีตามต้องการได้ที่นี่

นอกจากนี้คุณสามารถคลิก เพิ่ม เพื่อเพิ่มกฎใหม่ เริ่มต้นด้วยการพิมพ์ชื่อกฎในช่องชื่อ จากนั้นคลิก แบบอักษร และเลือกแบบอักษรและสีแบบอักษรเพื่อใช้กับส่วนหัวของอีเมล สุดท้ายคลิก ปุ่มสภาพ เมื่อกล่องโต้ตอบตัวกรองเปิดขึ้นให้เลือกตัวเลือกที่อธิบายประเภทของอีเมลที่จะได้รับการจัดรูปแบบด้วยการตั้งค่าใหม่ของคุณ คลิก ตกลง สามครั้งเพื่อบันทึกการตั้งค่าของคุณ

4. รีสตาร์ทแถบสิ่งที่ต้องทำ

คุณสามารถแสดงแถบ To-Do ใน Outlook 2013 ได้ แต่ไม่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพเหมือนในอดีต

Outlook 2013 ปิดใช้งานแถบ To-Do โดยค่าเริ่มต้น ง่ายที่จะนำกลับ คลิกที่แท็บ ดู เลือก แถบสิ่งที่ต้องทำ และจากรายการดรอปดาวน์เลือกรายการที่ควรปรากฏในแถบ To-Do ตัวเลือกคือการเปิดแถบ To-Do Bar Off (ค่าดีฟอลต์) หรือเพื่อแสดงชุดค่าผสมของ งาน, People และ Calendar ลำดับที่คุณเลือกตัวเลือกเหล่านี้จะกำหนดลำดับที่ปรากฏในแถบ To-Do ตัวอย่างเช่น งาน ซึ่งเลือกไว้ก่อนเป็นที่ด้านบน รายการที่สอง คน ปรากฏขึ้นด้านล่างและแท็ก ลำดับที่สามจะปรากฏที่ด้านล่างของแถบ

อย่างไรก็ตามแถบสิ่งที่ต้องทำจะไม่ทำงานต่อไปอีก ได้ใน Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า ไม่ว่าแถบจะกว้างแค่ไหนคุณจะเห็นเพียงหนึ่งเดือนปฏิทินเท่านั้น นอกจากนี้หากคุณไม่มีนัดหมายที่กำหนดไว้สำหรับวันนี้ไม่มีการนัดหมายใด ๆ ปรากฏขึ้นแม้ว่าคุณจะมีกำหนดในวันพรุ่งนี้ก็ตาม

5. เชื่อมต่อกับบัญชีโซเชียลมีเดียของคุณ

ใช้กล่องโต้ตอบบัญชีเครือข่ายสังคมเพื่อเชื่อมโยง Outlook กับ LinkedIn และ Facebook เพื่อให้รายละเอียดของที่อยู่ติดต่อของคุณสามารถเข้าถึงได้จากภายใน Outlook

เมื่อคุณเชื่อมต่อ Outlook เข้ากับบัญชี social media ของคุณโมดูล People สามารถ แสดงข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อและกิจกรรมของพวกเขา

หากต้องการเชื่อมโยงบัญชีเครือข่ายสังคมกับ Outlook 2013 ให้เลือก ไฟล์> ข้อมูล> การตั้งค่าบัญชี บัญชีเครือข่ายสังคมออนไลน์ เชื่อมต่อกับ LinkedIn และ Facebook โดยเลือกบริการที่ต้องการพิมพ์รายละเอียดบัญชีของคุณและให้สิทธิ์ Outlook ในการเข้าถึงบัญชีของคุณ รายละเอียดจากบุคคลในรายชื่อผู้ติดต่อที่ใช้ไซต์สังคมออนไลน์ที่คุณเพิ่มจะปรากฏในพื้นที่ People ของ Outlook

6. ทำความสะอาดข้อมูลติดต่อ

ใช้คุณสมบัติเชื่อมโยงผู้ติดต่อเพื่อเชื่อมโยงรายการที่อยู่ติดต่อหลายรายการสำหรับบุคคลร่วมกันเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น

คุณลักษณะใหม่ ๆ ในโมดูล People ของ Outlook ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับรายชื่อจากสถานที่ต่างๆรวมทั้ง Facebook และ LinkedIn ในบางกรณีคุณจะมีรายการที่อยู่ติดต่อหลายรายการในรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับบุคคลคนเดียวโดยมีรายละเอียดที่แตกต่างกันในแต่ละสถานที่

คุณสามารถเชื่อมโยงหลายรายการเหล่านี้สำหรับที่อยู่ติดต่อเดียวเพื่อรวมข้อมูลไว้ในที่เดียว คลิกผู้ติดต่อที่คุณสนใจและดูข้อมูลโดยเลือก Home> People

คลิกขวาที่ Link Contacts, ทางด้านขวาของหน้าจอ รายการที่ติดต่อหรือรายการสำหรับบุคคลนั้น ในกล่องค้นหาบุคคลพิมพ์ข้อมูลการระบุตัวตนบางอย่างสำหรับบุคคลนั้นและ Outlook จะส่งคืนรายการที่ติดต่ออื่น ๆ ซึ่งอาจตรงกับบุคคลนั้น ถ้าเป็นบุคคลเดียวกันให้คลิกที่รายการนั้นเพื่อเชื่อมโยงรายละเอียด

7. ควบคุมที่ Outlook จะค้นหาโดยค่าเริ่มต้น

คุณสามารถกำหนดค่า Outlook 2013 เพื่อเริ่มต้นค้นหาในโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ

เมื่อคุณค้นหาอีเมลใน Outlook ตำแหน่งเริ่มต้นคือ Currentbox ของคุณ อย่างไรก็ตามนี่เป็นข้อ จำกัด เกินไป ถ้าคุณต้องการให้ค้นหาส่งกลับรายการที่ตรงกันทั้งหมดในกล่องจดหมายทั้งหมดตัวอย่างเช่นคุณจะต้องเลือกตัวเลือกนี้จากรายการในกล่องค้นหาสำหรับการค้นหาทุกครั้งที่คุณทำ

อีกวิธีหนึ่งคุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Outlook ใช้สำหรับค้นหา เลือก ไฟล์> ตัวเลือก> ค้นหา ในพื้นที่ ผลลัพธ์ คุณสามารถเลือกที่จะรวมผลลัพธ์โดยเลือกหนึ่งในสี่ตัวเลือกต่อไปนี้: โฟลเดอร์ปัจจุบัน; โฟลเดอร์ปัจจุบันกล่องจดหมายปัจจุบันเมื่อค้นหาจากกล่องขาเข้า; กล่องจดหมายปัจจุบัน; หรือกล่องจดหมายทั้งหมด เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการใช้และคลิก ตกลง จากนั้นจะเป็นค่าดีฟอลต์สำหรับการค้นหาของ Outlook แม้ว่าคุณจะสามารถเปลี่ยนได้จากการค้นหาตามการค้นหาเมื่อจำเป็น

8. เลือกว่าจะใช้ Quick Steps หรือ Rules

Quick Steps and Rules ทำหน้าที่คล้ายคลึงกัน แต่มีทางเลือกที่ชัดเจนในการใช้เพื่อวัตถุประสงค์อะไร

ขั้นตอนง่ายๆถูกนำมาใช้ใน Outlook 2010 เพื่อให้คุณ วิธีการทำงานได้อย่างรวดเร็วใน Outlook อย่างไรก็ตามคุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณถึงใช้ Quick Step มากกว่า Rule? ขั้นตอนรวดเร็วมีความยืดหยุ่นเพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้เมื่อต้องการใช้ - กฎมีความยืดหยุ่นน้อยกว่าและเมื่อตั้งค่าแล้วจะมีการใช้งานโดยอัตโนมัติ

คำตอบที่คุณควรใช้ขึ้นอยู่กับงานของคุณ ใช้กฎตัวอย่างเช่นเมื่อคุณสามารถระบุข้อความที่ควรได้รับการจัดการอย่างสม่ำเสมอทุกครั้ง ดังนั้นคุณจะใช้กฎถ้าคุณต้องการย้ายข้อความขาเข้าทั้งหมดจากเจ้านายของคุณไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง กฎจะทำงานได้ดีที่นี่เพราะอีเมลของเจ้านายของคุณจะง่ายต่อการระบุด้วยที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกัน

ในทางกลับกันถ้าคุณจัดเก็บข่าวประชาสัมพันธ์ที่เข้ามาในโฟลเดอร์พิเศษนี้อาจเป็นงานสำหรับ Quick Step หากคุณ ไม่ทราบล่วงหน้าว่าใครจะมาจากอีเมลเหล่านี้ หากไม่มีวิธีในการระบุอีเมลที่ไม่ซ้ำกันโดยระบุว่ามีข่าวประชาสัมพันธ์คุณจะไม่สามารถเขียนกฎเพื่อประมวลผลข้อความโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามคุณสามารถสร้าง Quick Step ที่คุณสามารถคลิกเพื่อย้ายข้อความที่เลือกไว้ไปยังโฟลเดอร์เฉพาะได้ ขั้นตอนรวดเร็วไม่สามารถระบุว่าอีเมลมีแถลงข่าว - คุณต้องทำเช่นนั้น - แต่จะช่วยเร่งกระบวนการย้ายอีเมลหากคุณตัดสินใจว่าจะต้องย้ายไป คุณสามารถสร้าง Quick Steps and Rules ใน Outlook Mail โดยใช้เครื่องมือในแท็บ Home

9. ใช้รายการโปรด

สร้างโฟลเดอร์ใด ๆ ที่ชื่นชอบเพื่อให้ปรากฏที่ด้านบนของบานหน้าต่างโฟลเดอร์และสามารถค้นหาและใช้งานได้อย่างง่ายดาย

หากคุณมีบัญชีอีเมลบางบัญชีโฟลเดอร์ของคุณจะกลายเป็นโฟลเดอร์แออัด ใช้เวลาในการค้นหาโฟลเดอร์เหล่านั้นที่คุณใช้บ่อยๆ คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์เหล่านี้ได้ง่ายขึ้นหากคุณเพิ่มโฟลเดอร์เหล่านี้เป็นรายการโปรด รายการโปรดจะปรากฏที่ด้านบนของรายการโฟลเดอร์เมื่อคุณอยู่ในโมดูลจดหมาย

ถ้าไม่ได้เลือกพื้นที่รายการโปรดเปลี่ยนเป็น Mail และเลือก View> Folder Pane และคลิกเพื่อเปิดใช้งาน รายการโปรด ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ใด ๆ ใน Favorites ได้โดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์ Folder และเลือก Show in Favorites คุณยังสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ค้นหาเป็นรายการโปรดได้เพื่อให้สามารถค้นหาและใช้งานได้ง่าย

10. ทำความเข้าใจเกี่ยวกับผลกระทบของการใช้ IMAP

หากบริการอีเมลของคุณใช้โปรโตคอล IMAP คุณลักษณะบางอย่างของ Outlook จะไม่สามารถใช้งานได้รวมถึงการตั้งค่าสถานะรายละเอียด

หากบัญชีอีเมลของคุณใช้โปรโตคอล IMAP ฟังก์ชันทั่วไปบางอย่างจะไม่ทำงาน ทำงานใน Outlook 2013 ซึ่งจะเป็นปัญหาสำหรับผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นเนื่องจาก IMAP ทำให้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลจากอุปกรณ์ใดก็ได้ บริการเช่น Hotmail และ Gmail ใช้ IMAP สำหรับอีเมล

เมื่อคุณใช้อีเมล IMAP ใน Outlook คุณจะไม่สามารถดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวของข้อความและตัดสินใจเลือกว่าจะดาวน์โหลดข้อความใด แต่ตอนนี้อีเมลทั้งหมดจะดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ด้วย IMAP คุณไม่สามารถเพิ่มรายละเอียดลงในข้อความได้ ธงเป็นทั้งเปิดหรือปิดและไม่สามารถกำหนดให้หมายถึงสิ่งที่แตกต่างกัน คุณจะไม่สามารถจัดสรรข้อความไปยัง Categories ได้ยกเว้นข้อความบัญชี Hotmail